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Stellenplan

Ein Stellenplan bildet die organisatorisch vorgesehenen Positionen ab. Er sollte deshalb nicht einfach aus einer aktuellen Namensliste bestehen. Stellen können unbesetzt, geteilt oder zeitweise anders zugeordnet sein. Eine eindeutige Stellenkennung erleichtert den Vergleich zwischen Sollstruktur und tatsächlicher Besetzung.

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Stand: 15.09.2026Redaktionell erstellt mit KI-UnterstützungOhne Registrierung nutzbarca. 6 Min. Lesezeit
Stellenplan – grafische Orientierung
Wissen verstehen. Besser vorbereiten.
Zusammenhänge, Beispiele und nächste Schritte.

Vorbereiten. Ausfüllen. Fachlich prüfen.

Wofür die Arbeitshilfe gedacht ist

Die Vorlage strukturiert Stellenplan mit konkreten Angaben, Prüfschritten und einer Ergebnisspalte. Sie können die Word-Datei anpassen oder die PDF-Fassung als Druckunterlage verwenden.

So verwenden Sie die Datei

Ersetzen Sie alle eckigen Klammern durch zutreffende Angaben. Prüfen Sie jeden Punkt für Ihren Betrieb oder Ihre persönliche Situation. Nicht benötigte Felder können entfallen; notwendige besondere Anforderungen müssen ergänzt werden.

Was vor Verwendung offen bleibt

Ein interner Stellenplan beantwortet nicht automatisch gesetzliche Schwellenwerte. Die jeweilige Zählregel gesondert prüfen.

Vertiefung & Anwendung

Die Arbeitshilfe Schritt für Schritt einordnen.

Genehmigte Positionen von besetzten Personen trennen

Ein Stellenplan bildet die organisatorisch vorgesehenen Positionen ab. Er sollte deshalb nicht einfach aus einer aktuellen Namensliste bestehen. Stellen können unbesetzt, geteilt oder zeitweise anders zugeordnet sein. Eine eindeutige Stellenkennung erleichtert den Vergleich zwischen Sollstruktur und tatsächlicher Besetzung.

Definieren Sie Stichtag und Vollzeitreferenz. Ein Plan kann ansonsten unterschiedliche Zeitstände und Stundenmodelle unbemerkt zusammenführen. Änderungen sollten mit Anlass und verantwortlicher Entscheidung dokumentiert werden, damit die aktuelle Struktur nachvollziehbar bleibt.

Grundlagen und Einordnung: Betriebsverfassungsgesetz – insbesondere §§ 77, 83, 87, 94, 99 und 102, Bundesdatenschutzgesetz – insbesondere § 26. Die Anwendungsschritte und Beispiele sind redaktionelle Modelle.

Eingaben verständlich erklärt

Was gehört in welches Feld?

Organisationseinheit
Ordnen Sie Positionen einer klaren Einheit zu. Bei bereichsübergreifenden Rollen sollte die fachliche und budgetäre Zuständigkeit ausdrücklich benannt sein.
Stichtag
Der Plan beschreibt einen festgelegten Stand. Geplante spätere Änderungen werden gesondert markiert, statt aktuelle und zukünftige Struktur zu vermischen.
Vollzeitreferenz
Nennen Sie die Referenzstunden für FTE-Angaben. Bei verschiedenen Modellen sind differenzierte Angaben nötig, damit Teilzeitvolumen vergleichbar bleiben.
Zuständige Planung
Benennen Sie die Funktion, die Änderungen prüft und freigibt. Eine bearbeitbare Tabelle ersetzt keinen geregelten Entscheidungsprozess.

Vier Schritte für die Praxis

Von der Bearbeitung zur passenden Verwendung.

SCHRITT 01Zweck festlegen

Beschreiben Sie die konkrete Aufgabe. Prüfen Sie, ob die Arbeitshilfe dafür gedacht ist und welche betriebliche Regelung zusätzlich benötigt wird.

SCHRITT 02Angaben prüfen

Tragen Sie nur passende, erforderliche Informationen ein. Ungeklärte Angaben bleiben erkennbar offen und werden nicht durch Annahmen verdeckt.

SCHRITT 03Verantwortung klären

Ordnen Sie offene Fragen und Maßnahmen einer zuständigen Funktion zu. Ein abgehakter Prüfpunkt ist noch keine verbindliche Freigabe.

SCHRITT 04Version sichern

Kennzeichnen Sie Stand und zuständige Stelle. Legen Sie die Fassung mit passenden Zugriffsrechten ab und prüfen Sie sie vor einer erneuten Nutzung.

Aus der Erklärung in die Praxis

Ein Beispiel macht den Unterschied.

Fiktives Praxisbeispiel

Beispiel: Eine Position, zwei Personen

Eine fiktive 1,0-FTE-Position wird mit zwei Personen zu jeweils 0,5 FTE besetzt. Der Stellenplan zeigt weiterhin eine organisatorische Position und die Teilung der Besetzung. Der Headcount ist zwei. Dadurch werden Struktur, Arbeitsvolumen und Personenanzahl nicht verwechselt.

Den Inhalt vor dem Download ansehen.

Stellenplan

ANWENDUNGSHINWEISE Genehmigte Positionen von besetzten Personen trennen Ein Stellenplan bildet die organisatorisch vorgesehenen Positionen ab. Er sollte deshalb nicht einfach aus einer aktuellen Namensliste bestehen. Stellen können unbesetzt, geteilt oder zeitweise anders zugeordnet sein. Eine eindeutige Stellenkennung erleichtert den Vergleich zwischen Sollstruktur und tatsächlicher Besetzung. Definieren Sie Stichtag und Vollzeitreferenz. Ein Plan kann ansonsten unterschiedliche Zeitstände und Stundenmodelle unbemerkt zusammenführen. Änderungen sollten mit Anlass und verantwortlicher Entscheidung dokumentiert werden, damit die aktuelle Struktur nachvollziehbar bleibt. FELDER VERSTEHEN Organisationseinheit: Ordnen Sie Positionen einer klaren Einheit zu. Bei bereichsübergreifenden Rollen sollte die fachliche und budgetäre Zuständigkeit ausdrücklich benannt sein. Stichtag: Der Plan beschreibt einen festgelegten Stand. Geplante spätere Änderungen werden gesondert markiert, statt aktuelle und zukünftige Struktur zu vermischen. Vollzeitreferenz: Nennen Sie die Referenzstunden für FTE-Angaben. Bei verschiedenen Modellen sind differenzierte Angaben nötig, damit Teilzeitvolumen vergleichbar bleiben. Zuständige Planung: Benennen Sie die Funktion, die Änderungen prüft und freigibt. Eine bearbeitbare Tabelle ersetzt keinen geregelten Entscheidungsprozess. ARBEITSVORLAGE Stellenplan AUSGANGSLAGE Organisationseinheit: [Bitte ausfüllen] Stichtag: [Bitte ausfüllen] Vollzeitreferenz: [Bitte ausfüllen] Zuständige Planung: [Bitte ausfüllen] PRÜFPUNKTE 1. Stellen mit Aufgaben und Umfang erfassen | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 2. Besetzte und unbesetzte Stellen unterscheiden | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 3. Personenanzahl getrennt von Stellen führen | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 4. Befristete Änderungen kennzeichnen | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 5. Budget und Sollstruktur abgleichen | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] 6. Version und Freigabe festhalten | Status: [offen] | Notiz: [eintragen] ERGEBNIS Offene Frage / Maßnahme: [Eintragen] Verantwortung und Termin: [Eintragen] Ein interner Stellenplan beantwortet nicht automatisch gesetzliche Schwellenwerte. Die jeweilige Zählregel gesondert prüfen. ARBEITSBLATT: Stellenübersicht Stellenumfang und Personenanzahl getrennt dokumentieren. FTE stets auf die angegebene Vollzeitreferenz beziehen. Keine automatische Übertragung auf gesetzliche Schwellenwerte. Stelle / Funktion | Soll-FTE | Besetzte FTE | Offene FTE | Budget / Entscheidung [Eintragen] | [Wert] | [Wert] | [Differenz] | [Status] [Eintragen] | [Wert] | [Wert] | [Differenz] | [Status] [Eintragen] | [Wert] | [Wert] | [Differenz] | [Status] [Eintragen] | [Wert] | [Wert] | [Differenz] | [Status] [Eintragen] | [Wert] | [Wert] | [Differenz] | [Status] [Eintragen] | [Wert] | [Wert] | [Differenz] | [Status] [Eintragen] | [Wert] | [Wert] | [Differenz] | [Status]

Die Vorbereitung direkt durchgehen.

Markierungen werden nicht gespeichert oder übermittelt. Sie bestätigen keine fachliche Prüfung.

Wichtig für die AnwendungEin interner Stellenplan beantwortet nicht automatisch gesetzliche Schwellenwerte. Die jeweilige Zählregel gesondert prüfen.

FAQ / 10 Antworten

Häufige Fragen – ausführlich beantwortet.

Ist eine offene Stelle Teil des Stellenplans?

Ja, wenn sie nach der gewählten Definition vorgesehen oder genehmigt ist. Sie darf aber nicht als tatsächlich besetzter Personalbestand erscheinen.

Muss jede Position einen Namen enthalten?

Nicht für die reine Strukturplanung. Personenbezug sollte nur aufgenommen werden, wenn er für den Zweck erforderlich ist. Stellenkennung und Rolle können ausreichen.

Wie werden Änderungen nachvollziehbar?

Mit Stichtag, Anlass, Version und zuständiger Freigabe. Eine stillschweigend überschriebene Liste erschwert spätere Budget- und Organisationsentscheidungen.

Ist die Vorlage individuell rechtlich geprüft?

Nein. Sie ist eine redaktionelle Arbeitshilfe. Sie ersetzt keine konkrete anwaltliche, steuerliche, datenschutzrechtliche oder medizinische Prüfung und stellt keine verbindliche Freigabe dar.

Darf ich Felder ändern und weitere Zeilen ergänzen?

Die bearbeitbare Word-Datei ist dafür vorgesehen. Halten Sie Angaben sachlich und beschränken Sie personenbezogene Daten auf den erforderlichen Zweck.

Ist das PDF ein ausfüllbares Onlineformular?

Nein. Das PDF ist zum Lesen und Drucken vorbereitet. Für die digitale Bearbeitung verwenden Sie die DOCX-Datei in einer geeigneten Textverarbeitung.

Wie gehe ich mit einem nicht zutreffenden Feld um?

Kennzeichnen Sie es nachvollziehbar als nicht zutreffend oder entfernen Sie es in der bearbeitbaren Fassung. Erheben Sie keine zusätzlichen Angaben nur deshalb, weil ein Feld vorhanden ist. Zweck und Erforderlichkeit gehen vor Vollständigkeit um jeden Preis.

Wie halte ich offene Entscheidungen fest?

Benennen Sie die konkrete Frage, die zuständige Person oder Funktion und einen passenden Klärungstermin. Ein offener Punkt sollte nicht durch eine ungeprüfte Standardantwort ersetzt werden. Der dokumentierte Bearbeitungsstand ist von einer Freigabe zu unterscheiden.

Wie sollte eine bearbeitete Version abgelegt werden?

Mit einem verständlichen Dateinamen, Versionsstand und passender Zugriffsberechtigung. Verwenden Sie einen für den Inhalt vorgesehenen Speicherort. Vertrauliche Angaben gehören nicht automatisch in einen allgemein zugänglichen Teamordner.

Wann ist eine erneute Prüfung sinnvoll?

Wenn sich Zweck, Zuständigkeit, betrieblicher Ablauf oder eine maßgebliche Regel ändert. Auch vor der Wiederverwendung einer älteren Fassung sollten Annahmen und offene Punkte kontrolliert werden. Ein früherer Einsatz bestätigt nicht automatisch die heutige Eignung.

Erst verstehen, dann einsetzen.

Planung

Stellenplan

Ein Stellenplan zeigt genehmigte oder vorgesehene Positionen mit ihrer organisatorischen Zuordnung und Kapazität.

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Fachlicher Rahmen und Quellen.

Wichtig für die AnwendungDie konkreten Formularfelder und der Ablauf sind ein redaktionelles Arbeitsmodell. Die verlinkten Rechtsquellen machen daraus kein amtliches oder fachlich zertifiziertes Formular.