Mit CALUMA finden und buchen Arbeitgeber deutschlandweit Sekretärinnen für Geschäftsführungs- und Teamsekretariate, Kanzleien, Behörden, Bildungseinrichtungen und medizinische Einrichtungen. Von Terminplanung und Korrespondenz über Besprechungen, Geschäftsreisen und Dokumentenverwaltung bis zur Unterstützung von Leitung und Fachabteilungen – für einzelne Einsatztage, Vertretungen, befristete Einsätze und langfristigen Personalbedarf.
Anzahl, Einsatzort, Zeitraum, Arbeitszeiten und Vergütung übermitteln. Aufgabenbereich, Termin- und Reiseorganisation, Software, gewünschte Qualifikation und Erfahrung ergänzen das Profil. Die Personalanfrage ist kostenlos und unverbindlich.
Sekretärinnen anfragenSekretärinnen organisieren den Büroalltag und entlasten die Geschäftsführung oder einzelne Fachabteilungen. Sie führen Kalender, koordinieren Termine und bereiten Besprechungen, Sitzungen und Geschäftsreisen vor. Eine sorgfältige Planung und klare Abstimmung verbinden die Aufgaben von Leitung, Teams und externen Ansprechpartnern.
Zur täglichen Arbeit gehören Korrespondenz, Telefonate, Schreiben, Berichte, Protokolle und Präsentationen. Sekretärinnen bearbeiten Post, pflegen Kontaktdaten, bestellen Büromaterial und sorgen für eine nachvollziehbare Ablage und Archivierung. Dabei gehen sie mit internen Informationen und vertraulichen Unterlagen diskret um.
CALUMA unterstützt Unternehmen, Kanzleien, Behörden, Schulen, Bildungseinrichtungen und medizinische Einrichtungen bei der Suche nach Sekretärinnen. Beschreiben Sie Aufgaben, Arbeitszeiten, benötigte Software und gewünschte kaufmännische beziehungsweise branchenspezifische Erfahrung – für Vertretungen ebenso wie für befristete oder langfristige Stellenbesetzungen.
Der CALUMA Qualifikationsrahmen ordnet Erfahrung, Kompetenzen, Fertigkeiten, Kenntnisse und Bewertungen ein. Im Sekretariat zählen besonders Organisation, schriftliche Kommunikation, Office-Kenntnisse, Zuverlässigkeit und Diskretion bei der Unterstützung von Leitung und Teams.
Die folgenden Aufgabenbeispiele helfen, den gewünschten Erfahrungsgrad einzugrenzen: Vorbereitete Korrespondenz und Kalenderpflege stellen andere Anforderungen als mehrere parallele Terminpläne, umfangreiche Reiseorganisation oder ein verantwortungsvolles Leitungssekretariat. Kaufmännische Ausbildung, Branchenpraxis, Schreibfertigkeiten und Softwarekenntnisse werden passend zur Stelle unabhängig vom CQR-Level abgestimmt.
Einstieg in vorbereitete Korrespondenz, Kalenderpflege, Telefonannahme und Dokumentenablage mit strukturierter Einarbeitung. Die für die Stelle vereinbarten kaufmännischen Grundlagen werden vorausgesetzt.
Nur Personalvermittlungsgebühr – Lohn/Gehalt der Sekretärin ist nicht enthalten.
Erste Praxis in Terminabstimmung, Postbearbeitung und dem Erstellen einfacher Schreiben. Vertraut mit wiederkehrenden Sekretariatsabläufen und gängigen Büroanwendungen.
Nur Personalvermittlungsgebühr – Lohn/Gehalt der Sekretärin ist nicht enthalten.
Solide Erfahrung in selbstständiger Korrespondenz, Besprechungsvorbereitung und Dokumentenverwaltung. Sicher bei Kalenderpflege, Telefonaten und der internen Weitergabe von Informationen.
Nur Personalvermittlungsgebühr – Lohn/Gehalt der Sekretärin ist nicht enthalten.
Viel Praxis in Termin- und Reiseorganisation, der Erstellung von Protokollen und der Unterstützung mehrerer Ansprechpartner. Verlässliche Koordination im laufenden Tagesgeschäft.
Nur Personalvermittlungsgebühr – Lohn/Gehalt der Sekretärin ist nicht enthalten.
Sehr umfangreiche Sekretariatserfahrung, routinierte Vorbereitung von Sitzungen und sichere Priorisierung. Diskreter Umgang mit vertraulichen Unterlagen und anspruchsvollen Abstimmungen.
Nur Personalvermittlungsgebühr – Lohn/Gehalt der Sekretärin ist nicht enthalten.
Sehr hohe Routine bei komplexer Kalender- und Reiseplanung sowie verantwortungsvoller Unterstützung von Geschäftsführung oder Vorstand. Umfangreiche Erfahrung und sehr gute CQR-Bewertung ergänzen das Profil.
Nur Personalvermittlungsgebühr – Lohn/Gehalt der Sekretärin ist nicht enthalten.
Die Spannen gelten für 1–31 Tage beziehungsweise für Anstellungen ab zwei Monaten und hängen von CQR-Level und Einsatzdauer ab. Bei Level 1 gelten für 1–5 Tage jeweils 25 € pro Tag und Person; 15 € gelten in der Monatsstaffel. Alle Gebühren netto zzgl. gesetzlicher MwSt.; Lohn und Gehalt sind nicht enthalten. Maßgeblich sind die vereinbarten Konditionen. Gebührenstaffeln und Rechner ansehen →
Eine Auswahl branchenübergreifender CALUMA-Kundenreferenzen. Die Referenzen beziehen sich auf die Zusammenarbeit mit CALUMA und nicht ausschließlich auf die Vermittlung von Sekretariatspersonal.
Professionelle, zuverlässige Zusammenarbeit mit schneller Abstimmung und zielgerichteter Auswahl geeigneter Kandidaten.
Effiziente und transparente Personalgewinnung mit gut berücksichtigten Anforderungen und passenden Mitarbeitenden.
Verlässliche Vermittlung mit schneller Kommunikation, klarer Abstimmung und sorgfältiger Auswahl geeigneter Profile.
Strukturierte Zusammenarbeit mit sorgfältiger Aufnahme der Anforderungen und konsequent passender Kandidatenauswahl.
Flexible und zuverlässig organisierte Personalsuche mit klarer Kommunikation und passenden Kandidatenprofilen.
Übergeben Sie die Personalsuche an CALUMA oder recherchieren Sie passende Sekretariatsprofile selbst im Kandidatenpool. Aufgabenbereich, Qualifikation, Standort und Arbeitszeiten bilden die Grundlage für beide Wege.
Nennen Sie Personalzahl, Standort, Zeitraum, Arbeitszeiten und Vergütung. Ergänzen Sie Kalender- und Reiseaufgaben, Korrespondenz, Software, kaufmännische Ausbildung und benötigte Branchenerfahrung.
Mit einem Kandidatenpool-Paket können Arbeitgeber Profile recherchieren, Sekretariatserfahrung und Qualifikationen vergleichen und passende Kandidaten direkt kontaktieren.
Je genauer Aufgaben, Ansprechpartner, Termin- und Reiseumfang, Arbeitszeiten, Software und gewünschte Erfahrung beschrieben sind, desto gezielter lässt sich die Personalsuche ausrichten. Benennen Sie auch, welche Aufgaben selbstständig übernommen werden sollen.
Beschreiben Sie den Betrieb, die zu unterstützende Leitung oder Abteilung und die Aufgaben. Ergänzen Sie Personalzahl, Einsatzort, Zeitraum, Vergütung, kaufmännische Qualifikation und eingesetzte Programme.
CALUMA richtet die Suche am Anforderungsprofil aus und spricht passende Kandidaten an. Über den Kandidatenpool können Arbeitgeber alternativ selbst Sekretärinnen recherchieren und kontaktieren.
Vergleichen Sie Qualifikation, Softwarekenntnisse, Organisationserfahrung und Verfügbarkeit. Mit den ausgewählten Kandidaten stimmen Sie anschließend Beschäftigung, Einarbeitung und die konkreten Aufgaben ab.
Der genaue Aufgabenmix richtet sich nach Sekretariat, Branche und Zuständigkeit. Geben Sie an, welche Kalender, Schriftstücke, Reisen und Verwaltungsabläufe betreut werden sollen und welche Kenntnisse dafür benötigt werden.
Termine vereinbaren, Kalender führen und Besprechungen sowie Sitzungen abstimmen. Verfügbarkeiten und Änderungen rechtzeitig an die beteiligten Ansprechpartner weitergeben.
Briefe und E-Mails bearbeiten sowie Berichte, Protokolle und Präsentationen vorbereiten. Inhalte übersichtlich aufbereiten und auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik achten.
Sitzungsunterlagen zusammenstellen, Besprechungen vorbereiten und Geschäftsreisen koordinieren. Buchungen und Terminabläufe mit Leitung und Teilnehmenden abstimmen.
Anrufe entgegennehmen, Gespräche weiterleiten und wichtige Informationen festhalten. Als Schnittstelle zwischen Vorgesetzten, Teams, Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren.
Unterlagen ablegen und archivieren, Kontaktdaten aktualisieren und Akten nachvollziehbar führen. Vertrauliche Informationen sorgfältig behandeln und interne Ablagen strukturiert halten.
Post bearbeiten, Büromaterial bestellen und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft übernehmen. Leitung und Fachabteilungen organisatorisch entlasten und Aufgaben zuverlässig nachhalten.
Sekretärinnen unterstützen organisatorische und administrative Abläufe in unterschiedlichen Einrichtungen. Die benötigte Branchenpraxis richtet sich danach, ob Leitung, Fachabteilung, Kanzlei, medizinische Einrichtung oder Verwaltung entlastet werden soll.
Unternehmensleitung bei Kalenderführung, Korrespondenz, Sitzungen und Geschäftsreisen unterstützen. Diskretion, Eigenverantwortung und zuverlässige Abstimmung stehen im Mittelpunkt.
Interne Kommunikation koordinieren, Dokumente pflegen und Besprechungen vorbereiten. Fachabteilungen durch verlässliche administrative Unterstützung im Tagesgeschäft entlasten.
Akten, Mandantenkorrespondenz, Termine und Fristen nach den Vorgaben der Kanzlei bearbeiten. Benötigte Kanzleierfahrung und Fachkenntnisse bereits bei der Anfrage konkret angeben.
Patientendaten, Arztbriefe und Befunde administrativ bearbeiten, Termine organisieren und Abrechnungsabläufe unterstützen. Erforderliche Kenntnisse der medizinischen Verwaltung abstimmen.
Schüler- und Lehrerverwaltung unterstützen, Elternkontakte koordinieren und Verwaltungsdokumente pflegen. Als Ansprechpartner für organisatorische Abläufe im Schulsekretariat mitwirken.
Sachbearbeiter und Amtsleitungen bei Schriftverkehr, Aktenführung, Datenpflege und Sitzungsvorbereitung unterstützen. Aufgaben gewissenhaft nach den jeweiligen Verwaltungsvorgaben bearbeiten.
Die Porträtfotos sind Symbolbilder. Sie zeigen keine Zuordnung einzelner Personen zu bestimmten Branchen oder tatsächlich verfügbaren Kandidaten.
Die lokalen CALUMA-Seiten führen direkt zur Suche nach Sekretärinnen vor Ort. Beschreiben Sie den Arbeitsplatz und die Aufgaben im Sekretariat, damit Standort und Anforderungen gemeinsam berücksichtigt werden.
Sekretärinnen für Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen in Berlin – für Terminplanung, Korrespondenz und administrative Unterstützung.
Sekretärinnen für Leitungs- und Teamsekretariate in Frankfurt am Main – zur Organisation von Kalendern, Besprechungen und Büroabläufen.
Sekretärinnen für Betriebe, Kanzleien und weitere Einrichtungen in München – für Schriftverkehr, Planung und verlässliche Assistenz.
Sekretärinnen für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Verwaltung in Köln – für koordinierte Termine und strukturierte Dokumentenbearbeitung.
Sekretärinnen verbinden kaufmännisches Verständnis mit Organisation, Kommunikationssicherheit und Diskretion. Die gewünschte Ausbildung, Berufserfahrung und Branchenpraxis sollten zum Aufgabenbereich passen – vom Teamsekretariat bis zur Unterstützung der Unternehmensleitung.
Eine kaufmännische Ausbildung, etwa im Bürobereich, und passende Sekretariats- oder Assistenzerfahrung bilden eine gute Grundlage. Branchenkenntnisse für Kanzlei, Praxis oder Verwaltung gezielt mit dem Stellenprofil abgleichen.
Word, Excel, Outlook und PowerPoint sicher nutzen. Kalender, E-Mails, Tabellen, Dokumente und Präsentationen strukturiert bearbeiten und sich in die Programme des jeweiligen Betriebs einarbeiten.
Kalender führen, Besprechungen abstimmen und Reisen vorbereiten. Prioritäten setzen, Änderungen frühzeitig erkennen und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behalten.
Schreiben korrekt und verständlich formulieren, Rechtschreibung und Grammatik sicher beherrschen. Telefonisch und persönlich freundlich mit Leitung, Teams, Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren.
Vertrauliche Informationen und sensible Unterlagen verantwortungsvoll behandeln. Zusagen einhalten, Termine gewissenhaft verfolgen und die administrative Zusammenarbeit verlässlich unterstützen.
Gäste und Ansprechpartner professionell betreuen, im Team kooperativ handeln und Informationen klar weitergeben. Auch bei unerwarteten Anforderungen ruhig, aufmerksam und lösungsorientiert bleiben.
Ergänzen Sie Ihr Sekretariat je nach Aufgabenverteilung um Bürohelfer, Büromitarbeiter, Empfangsmitarbeiter oder Vorzimmerkräfte. Die folgenden Seiten führen zu den jeweiligen CALUMA-Angeboten.
Sekretärinnen organisieren Termine, Kalender, Besprechungen und Geschäftsreisen. Sie bearbeiten Korrespondenz und Telefonate, erstellen Schreiben, Berichte, Protokolle oder Präsentationen und pflegen Dokumente sowie Kontaktdaten. Hinzu kommen je nach Stelle Postbearbeitung, Materialbestellung und die administrative Unterstützung von Geschäftsführung oder Fachabteilungen.
Sie können Sekretärinnen für Geschäftsführungs- und Vorstandssekretariate, Abteilungs- und Teamsekretariate, Anwaltskanzleien und Notariate, Arztpraxen und medizinische Einrichtungen, Bildungseinrichtungen und Schulen sowie öffentliche Verwaltung und Behörden anfragen. Benötigte Branchenerfahrung und Aufgaben sollten konkret beschrieben werden.
Die Tagesgebühr richtet sich nach CQR-Level und Einsatzdauer. Bei Level 1 gelten für 1–5 Tage jeweils 25 Euro pro Tag und Person; 15 Euro gelten in der Monatsstaffel. Die veröffentlichten Tagesgebühren liegen insgesamt zwischen 15 und 50 Euro. Für Anstellungen ab zwei Monaten gilt ein Prozentsatz des vereinbarten Gesamteinkommens. Alle Gebühren verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer; Lohn und Gehalt sind nicht enthalten.
Im Sekretariat wird in der Regel eine kaufmännische Ausbildung erwartet. Berufserfahrung in Sekretariat oder Assistenz, ein sicherer Umgang mit Word, Excel, Outlook und PowerPoint sowie korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind wichtig. Organisation, Diskretion und zuverlässige Kommunikation ergänzen die fachlichen Anforderungen. Welche Branchenkenntnisse benötigt werden, richtet sich nach der konkreten Stelle.
Ja. Bei CALUMA können Sie Sekretärinnen für temporäre Unterstützung ebenso wie für längerfristige Anstellungen anfragen. Geben Sie Personalzahl, Standort, Zeitraum und Arbeitszeiten an. Die Verfügbarkeit und Eignung passender Kandidaten werden für den konkreten Bedarf abgestimmt.
Sie übermitteln Ihren Bedarf mit Sekretariatsbereich, Aufgaben, Standort, Zeitraum, Arbeitszeiten, Vergütung und gewünschtem CQR-Level. CALUMA richtet die Personalsuche an diesen Angaben aus. Anschließend vergleichen Sie passende Profile und treffen Ihre Auswahl. Beschäftigung, Einarbeitung und konkrete Abläufe stimmen Sie mit den ausgewählten Kandidaten ab.
Ja. Mit einem Kandidatenpool-Paket können Arbeitgeber eigenständig Sekretariats- und Assistenzprofile recherchieren, Ausbildung und Berufserfahrung vergleichen und passende Kandidaten direkt kontaktieren. Die eigene Kandidatensuche ist ein gesonderter Weg neben der Personalvermittlung durch CALUMA.
Beschreiben Sie Personalzahl, Einsatzort, Zeitraum, Arbeitszeiten und Vergütung. Ergänzen Sie Sekretariatsbereich, Termin- und Reiseaufgaben, Korrespondenz sowie gewünschte Ausbildung, Erfahrung und Softwarekenntnisse. So kann CALUMA die passende Personalsuche für Ihr Sekretariat vorbereiten.
