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Krankmeldung

Eine Krankmeldung informiert den Arbeitgeber über Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer. Sie ist von der ärztlichen Feststellung und dem Nachweis zu unterscheiden. Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich unverzüglich mitteilen; eine elektronische Bescheinigung ersetzt diese Mitteilung nicht.

Stand: 15.09.2026Redaktionell erstellt mit KI-UnterstützungOhne Registrierung nutzbarca. 5 Min. Lesezeit
Krankmeldung – grafische Orientierung
Wissen verstehen. Besser vorbereiten.
Zusammenhänge, Beispiele und nächste Schritte.

Begriff & Zusammenhänge

Was ist dabei wichtig?

Schnell und über den richtigen Weg

Nutzen Sie den vereinbarten Kontaktweg und nennen Sie die voraussichtliche Dauer, soweit bekannt. Wird die Abwesenheit länger, ist eine entsprechende Aktualisierung erforderlich. Eine Diagnose muss dem Arbeitgeber grundsätzlich nicht als allgemeine Pflicht mitgeteilt werden.

Nachweisregeln beachten

Das Entgeltfortzahlungsgesetz enthält Vorgaben zum Nachweis; Arbeitgeber können unter Voraussetzungen einen früheren Nachweis verlangen. Für gesetzlich Versicherte greift häufig das eAU-Verfahren. Es bestehen jedoch Ausnahmen, etwa bei bestimmten privaten oder ausländischen Konstellationen.

Vertraulicher Umgang

Gesundheitsinformationen sind besonders sensibel. Für die Einsatzplanung ist meist die Abwesenheit relevant, nicht die medizinische Ursache. Teamkalender sollten deshalb keine Diagnosen oder unnötigen Details enthalten.

Rechtsgrundlagen / Vertiefung: Entgeltfortzahlungsgesetz, Bundesdatenschutzgesetz, Verordnung (EU) 2016/679

Vertiefung & Anwendung

Zusammenhänge verstehen und sicherer einordnen.

Anzeige und ärztlicher Nachweis sind zwei verschiedene Pflichten

Beschäftigte müssen eine Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer grundsätzlich unverzüglich mitteilen. Davon zu unterscheiden ist der erforderliche ärztliche Nachweis beziehungsweise das elektronische Abrufverfahren. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt nicht die eigene rechtzeitige Krankmeldung beim Arbeitgeber.

Ein betrieblicher Prozess sollte festlegen, an wen und über welchen Kanal die Meldung geht und was bei Nichterreichbarkeit geschieht. Dabei sind nur notwendige Informationen zu erheben. Die Diagnose gehört grundsätzlich nicht zur gewöhnlichen Krankmeldung an die Führungskraft.

Abwesenheit organisieren, ohne Genesung durch Arbeitsdruck zu behindern

Nach einer Meldung muss der Betrieb Aufgaben und Vertretung organisieren. Eine kranke Person sollte nicht automatisch weiterarbeiten müssen, nur weil sie telefonisch erreichbar ist. Notwendige organisatorische Rückfragen sind von regulären Arbeitsaufträgen zu unterscheiden.

Verlängert sich die Arbeitsunfähigkeit, sind die erforderlichen Folgeinformationen rechtzeitig zu übermitteln und Nachweise passend sicherzustellen. Für besondere Konstellationen, etwa privat Versicherte oder im Ausland festgestellte Arbeitsunfähigkeit, können andere Abläufe gelten. Ein einziger elektronischer Standardprozess deckt nicht jeden Fall ab.

Grundlagen und Einordnung: Entgeltfortzahlungsgesetz – insbesondere §§ 2–5, Bundesdatenschutzgesetz – insbesondere § 26, Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung. Die Anwendungsschritte und Beispiele sind redaktionelle Modelle.

Aus der Erklärung in die Praxis

Ein Beispiel macht den Unterschied.

Fiktives Praxisbeispiel

Beispiel: Klare Meldung ohne Diagnoseabfrage

Eine fiktive Mitarbeiterin meldet vor dem vorgesehenen Arbeitsbeginn, dass sie arbeitsunfähig ist, und nennt die voraussichtliche Dauer. Die Führungskraft organisiert Vertretung und leitet die erforderlichen Angaben an HR weiter. Sie fragt nicht routinemäßig nach der Diagnose. Falls die Dauer sich ändert, meldet die Mitarbeiterin dies über denselben festgelegten Weg.

Grafisch erklärt

Den Zusammenhang sehen.

Krankmeldung in vier Prüfperspektiven
Krankmeldung in vier Prüfperspektiven. Redaktionelle Orientierung; keine empirische Statistik und keine individuelle rechtliche Freigabe. Grafik vergrößern
Grafik vergrößern ↗

Von der Erklärung in den Alltag.

Illustratives Beispiel

So lässt sich das Thema anwenden.

Eine Person meldet im Beispiel morgens unverzüglich, dass sie arbeitsunfähig ist und voraussichtlich zwei Tage fehlt. Nach ärztlicher Feststellung wird der Arbeitgeber über die relevante Dauer informiert. Die Diagnose wird nicht im allgemeinen Gruppenchat geteilt.

Fiktives Arbeits- oder Rechenbeispiel. Kein dokumentierter CALUMA-Kundenfall und keine Erfolgsgarantie.

Typischen Fehler vermeiden

Auf den automatischen eAU-Abruf vertrauen und nichts mitteilen

Die eigene Mitteilungspflicht bleibt grundsätzlich bestehen.

Interaktive Vorbereitung

Vier Punkte für Ihren nächsten Schritt.

Markieren Sie, was Sie für Ihren eigenen Anwendungsfall bereits geklärt haben. Offene Punkte bleiben ausdrücklich offen.

Markierungen werden nicht gespeichert oder übermittelt. Sie bestätigen keine fachliche Prüfung.

FAQ / 10 Antworten

Häufige Fragen – ausführlich beantwortet.

Ersetzt die eAU die Krankmeldung?

Nein. Die Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit und voraussichtlichen Dauer bleibt bestehen. Das elektronische Verfahren betrifft den Nachweis beziehungsweise Abruf, nicht die gesamte Kommunikation.

Muss ich meiner Führungskraft die Diagnose nennen?

Grundsätzlich gehört die Diagnose nicht zur normalen Krankmeldung. Besondere gesetzliche Situationen können gesonderte Pflichten auslösen. Eine pauschale routinemäßige Diagnoseabfrage ist jedoch nicht angemessen.

Darf ein Nachweis schon ab dem ersten Tag verlangt werden?

Das Gesetz ermöglicht dem Arbeitgeber grundsätzlich, einen früheren Nachweis zu verlangen. Die konkrete betriebliche Regelung und anwendbare Besonderheiten sind zu beachten. Beschäftigte sollten den geltenden Ablauf kennen.

Was tun, wenn niemand erreichbar ist?

Den vorgesehenen alternativen Meldeweg nutzen und die Meldung nachvollziehbar übermitteln. Ein guter Prozess benennt Vertretung oder einen geeigneten Kanal. Die Organisation sollte nicht nur eine einzige Telefonnummer vorsehen.

Muss eine Verlängerung erneut gemeldet werden?

Ja, die weitere voraussichtliche Dauer und erforderliche Nachweise müssen entsprechend den geltenden Regeln mitgeteilt beziehungsweise sichergestellt werden. Die ursprüngliche Meldung deckt eine spätere Verlängerung nicht automatisch vollständig ab.

Gelten für Auslandsfälle dieselben Abläufe?

Es können zusätzliche beziehungsweise andere Anzeige- und Nachweispflichten gelten. Der Betrieb sollte dafür einen gesonderten Prozess vorsehen. Eine fehlende eAU darf nicht vorschnell mit einer fehlenden Erkrankung gleichgesetzt werden.

Sollte während der Krankheit regulär weitergearbeitet werden?

Arbeitsunfähigkeit und Genesung müssen respektiert werden. Eine pauschale Erwartung, trotz Krankmeldung von zu Hause weiterzuarbeiten, ist problematisch. Konkrete Fragen sollten sachlich und ohne Druck geklärt werden.

Welche Daten gehören in die Teamübersicht?

Nur die für Organisation und Vertretung erforderlichen Angaben. Eine allgemeine Abwesenheitsanzeige reicht häufig aus. Diagnosen und detaillierte Gesundheitsinformationen gehören nicht in frei sichtbare Teamkalender.

Muss ich meinem Arbeitgeber sagen, welche Krankheit ich habe?

Grundsätzlich ist keine allgemeine Diagnosemitteilung erforderlich. Besondere Schutz- oder Gefährdungssituationen können zusätzliche Fragen auslösen und sollten gesondert geprüft werden.

Welche Arbeitshilfe passt zu diesem Thema?

Die Vorlage „Krankmeldung organisieren“ unterstützt die strukturierte Vorbereitung. Sie ist bearbeitbar und enthält eigene Prüfpunkte. Eine fachliche oder rechtliche Freigabe wird dadurch nicht ersetzt.

Quellen, Einordnung und Stand.

Redaktionelle TransparenzDie Quellen belegen rechtliche Grundlagen oder bieten institutionelle Vertiefung. Praktische Abläufe, Rechenkonventionen und Beispiele sind redaktionelle Arbeitsmodelle, keine behaupteten gesetzlichen Standards. Keine anwaltliche, steuerliche oder medizinische Prüfung. Der Redaktionsstand wird nicht automatisch aktualisiert.