Vollzeit: Teamassistenz (m/w/d) in Siegen – 18,70 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Teamassistenz in Siegen vermittelt dich CALUMA an etablierte Unternehmen der Region, wo du Führungskräfte und Teams bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. In der wirtschaftlich starken Universitätsstadt arbeitest du in einem dynamischen Umfeld und fungierst als zentrale Schnittstelle für administrative Prozesse. Du erhältst die Möglichkeit, deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten in verschiedenen Branchen einzusetzen und weiterzuentwickeln.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürokraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die umfassende Unterstützung eines Teams oder einer Abteilung bei administrativen Tätigkeiten. Du übernimmst das Terminmanagement, koordinierst Meetings und bereitest diese vor. Die Bearbeitung der Korrespondenz, die Erstellung von Präsentationen und Dokumenten sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen fallen ebenso in deinen Verantwortungsbereich. Du fungierst als erste Anlaufstelle für Anfragen und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Teams und zu anderen Abteilungen. Zudem übernimmst du die Organisation von Geschäftsreisen und kümmerst dich um die strukturierte Ablage und Dokumentenverwaltung.

Neben den administrativen Kernaufgaben unterstützt du bei der Organisation von Veranstaltungen und Teamevents. Du hilfst bei der Erstellung und Überwachung von Budgets und bei der Abrechnung von Reisekosten. Je nach Einsatzbereich übernimmst du auch die Pflege von Präsentationsmaterialien, die Aktualisierung von Intranet-Inhalten oder die Betreuung von Projektverwaltungstools. Du unterstützt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und fungierst als Wissensträgerin für administrative Prozesse. Bei Bedarf übernimmst du auch die Koordination mit externen Dienstleistern oder hilfst bei der Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien.

Anforderungen:

Für diese Position wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau) oder ein vergleichbarer Abschluss vorausgesetzt. Mehrjährige Berufserfahrung in einer assistierenden Funktion ist wünschenswert. Du verfügst über ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, besonders in Outlook, Word und PowerPoint. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, Englischkenntnisse je nach Einsatzbereich von Vorteil. Du hast idealerweise bereits Erfahrung in der Terminkoordination und im Umgang mit Managementebenen. Ein gutes Verständnis für Geschäftsprozesse und organisatorische Zusammenhänge rundet dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch hervorragende organisatorische Fähigkeiten aus und behältst auch bei parallelen Aufgaben den Überblick. Deine ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und dein professionelles Auftreten ermöglichen dir einen souveränen Umgang mit Kollegen aller Hierarchieebenen. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und vorausschauend. Deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist selbstverständlich. Du bist serviceorientiert, flexibel und lösungsfokussiert. Deine Belastbarkeit und Stressresistenz helfen dir, auch in hektischen Phasen einen kühlen Kopf zu bewahren. Du bist teamfähig, aber auch in der Lage, eigenverantwortlich zu handeln und Entscheidungen im Rahmen deiner Zuständigkeit zu treffen.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 38-40 Stunden pro Woche. Die regulären Arbeitszeiten liegen zwischen 8:00 und 17:00 Uhr von Montag bis Freitag. Je nach Unternehmen sind Gleitzeit-Regelungen mit Kernarbeitszeiten üblich. In einigen Positionen besteht die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten, insbesondere bei Aufgaben wie Dokumentenerstellung oder Datenpflege. Gelegentliche Überstunden bei wichtigen Projekten, Veranstaltungen oder Fristen können vorkommen und werden in der Regel durch Freizeitausgleich abgegolten.

Zusammenfassung:

Dir wird eine attraktive Vergütung von 18,70 € pro Stunde geboten. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die je nach Position verschiedene Benefits anbieten können, wie betriebliche Altersvorsorge, flexible Arbeitszeitmodelle oder Weiterbildungsmöglichkeiten. Du profitierst von einer strukturierten Einarbeitung und hast die Chance, deine Fähigkeiten in einem professionellen Umfeld weiterzuentwickeln. Die Position bietet dir vielfältige Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche und die Möglichkeit, ein breites berufliches Netzwerk aufzubauen. Bei gegenseitiger Zufriedenheit besteht häufig die Möglichkeit einer direkten Übernahme durch das Einsatzunternehmen.