Vollzeit: Teamassistenz (m/w/d) für Karlsruhe – 19,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Teamassistenz in Karlsruhe unterstützt du ein innovatives IT-Unternehmen bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und bist die rechte Hand der Teamleiter. Der Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Bürogebäude im Technologiepark Karlsruhe. Du arbeitest in einem internationalen, dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürokraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die umfassende administrative Unterstützung des Teams, die Terminkoordination und Reiseplanung für die Teamleiter sowie die Organisation und Vor- und Nachbereitung von Meetings. Du übernimmst die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, bist für die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost zuständig und unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Reports. Zudem koordinierst du die Rechnungsbearbeitung und Budgetverwaltung für das Team und fungierst als erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen.

Neben den Kernaufgaben übernimmst du die Organisation von Teamevents und Workshops, unterstützt bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder und hilfst bei der Optimierung interner Prozesse und Abläufe. Du wirkst bei der Erstellung und Pflege von Prozessdokumentationen mit und unterstützt bei der Vorbereitung von Audits und Zertifizierungen. Bei Bedarf übernimmst du auch die Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern oder hilfst bei der Koordination von Projekten. Die Pflege der Teamseite im Intranet kann ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich gehören.

Anforderungen:

Für diese Position ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium erforderlich. Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich wird vorausgesetzt. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich. Fundierte Kenntnisse in MS Office (besonders Word, Excel, PowerPoint, Outlook) werden erwartet. Erfahrung mit ERP-Systemen ist von Vorteil. Wir setzen eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationstalent voraus.

Du zeichnest dich durch ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten aus. Deine Serviceorientierung und dein professionelles Auftreten machen dich zur idealen Schnittstelle zwischen verschiedenen Anspruchsgruppen. Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick, arbeitest proaktiv und kannst Prioritäten setzen. Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich. Deine Teamfähigkeit, Flexibilität und interkulturelle Kompetenz runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche, in der Regel von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr. Ein flexibles Arbeitszeitmodell ermöglicht dir eine gewisse Gestaltungsfreiheit. Nach einer erfolgreichen Einarbeitung besteht die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Gelegentliche Überstunden in Projektphasen werden durch Freizeitausgleich oder entsprechende Vergütung kompensiert.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 19,50 € pro Stunde. Du übernimmst eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum in einem innovativen Umfeld. Nach erfolgreicher Probezeit besteht die Option auf Übernahme durch den Kunden. Du erhältst regelmäßige Feedback-Gespräche und Zugang zu umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten. Ein ergonomischer Arbeitsplatz mit modernster Technik steht dir zur Verfügung. Darüber hinaus profitierst du von flexiblen Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten und einer attraktiven Work-Life-Balance. Kostenlose Getränke, frisches Obst und regelmäßige Teamevents runden das Angebot ab.