Vollzeit: Office Management Specialist (m/w/d) Pforzheim – 20,75€/h

Jobbeschreibung

In Pforzheim übernimmst du als Office Management Specialist eine zentrale Rolle in einem innovativen Unternehmen und verantwortest das professionelle Büromanagement. Die Position bietet dir eine anspruchsvolle Herausforderung in einem dynamischen Umfeld. Du arbeitest eigenverantwortlich und bist maßgeblich für die reibungslose Organisation aller administrativen Prozesse zuständig. Die Stelle richtet sich an erfahrene Büroprofis mit Management-Skills.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die eigenverantwortliche Leitung des Office Managements, die professionelle Geschäftskommunikation in Deutsch und Englisch, das Management von Terminen und Meetings sowie die Organisation des Geschäftsführerkalenders. Du bist zuständig für die Optimierung administrativer Prozesse, die Dokumentenverwaltung und die Erstellung anspruchsvoller Präsentationen und Berichte. Auch die Schnittstelle zu anderen Abteilungen und externen Partnern gehört zu deinen Kernaufgaben.

Darüber hinaus übernimmst du das Management von Geschäftsreisen, die Organisation von Firmenevents und Meetings, die Betreuung von VIP-Kunden und Geschäftspartnern sowie die Koordination von Projekten im administrativen Bereich. Du wirkst bei der Personaladministration mit, unterstützt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und übernimmst eigenverantwortlich spezielle Projekte nach Bedarf. Die kontinuierliche Verbesserung von Büroabläufen und die proaktive Unterstützung des Managements runden dein anspruchsvolles Aufgabenprofil ab.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Wirtschaft oder Management. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management auf gehobener Ebene wird vorausgesetzt. Exzellente MS-Office-Kenntnisse (besonders Word, Excel, PowerPoint und Outlook) sind erforderlich. Du verfügst über fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und im Projektmanagement ist von Vorteil.

Du zeichnest dich durch deine herausragende Organisationsfähigkeit, deine Proaktivität und deine strategische Denkweise aus. Deine exzellente Kommunikationsfähigkeit und dein souveränes, professionelles Auftreten machen dich zur idealen Besetzung für diese Position. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert, auch unter hohem Druck. Deine absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist ebenso wichtig wie deine Führungskompetenz und dein Durchsetzungsvermögen. Deine hohe Eigeninitiative und deine Fähigkeit, vorausschauend zu planen, runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 40 Stunden pro Woche, flexible Arbeitszeiten zwischen 8:00 und 19:00 Uhr

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 20,75 €/Stunde, einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Pforzheim und flexible Arbeitszeitmodelle. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung, hast die Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung und arbeitest in einem innovativen Umfeld mit flachen Hierarchien. Die Position bietet dir eine hohe Eigenverantwortung und hervorragende Karriereperspektiven mit der Möglichkeit zur Übernahme durch unseren Kunden nach erfolgreicher Zusammenarbeit.