Vollzeit: Office-Management-Assistenz (m/w/d) in Wilhelmshaven – 17,50 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Office-Management-Assistenz in Wilhelmshaven erwartet dich eine vielseitige Tätigkeit in einem maritim geprägten Unternehmen an der Nordseeküste. Du unterstützt das Office-Management bei der Organisation des täglichen Büroablaufs und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen. Dein Arbeitsplatz befindet sich in modernen Räumlichkeiten mit Blick auf den Hafen.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürohelfer (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Unterstützung des Office-Managements durch Terminkoordination, Verwaltung des Bürokalenders und Organisation von Meetings. Du übernimmst die Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern, erstellst Geschäftsbriefe und bearbeitest E-Mails. Die Büroorganisation mit Bestellung von Büromaterial, Verwaltung von Verträgen und systematischer Ablage von Dokumenten gehört ebenfalls zu deinem Verantwortungsbereich.

Zusätzlich organisierst du interne und externe Besprechungen, bereitest Räumlichkeiten vor und kümmerst dich um die Verpflegung. Du unterstützt bei der Personalverwaltung, indem du Personaldaten pflegst, Urlaubsanträge bearbeitest und bei der Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen hilfst. Die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, die Vorbereitung von Zahlungsläufen und die Erstellung einfacher Auswertungen für die Buchhaltung runden dein Aufgabengebiet ab.

Anforderungen:

Du verfügst über gute MS Office-Kenntnisse, besonders in Word, Excel und Outlook. Idealerweise hast du bereits erste Erfahrung im Bürobereich oder als Assistenz gesammelt. Du arbeitest strukturiert und organisiert und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Eine freundliche Kommunikation und ein gepflegtes Erscheinungsbild sind wichtig für den Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern. Zuverlässigkeit und Diskretion runden dein Profil ab.

Du bist ein Organisationstalent und kannst Prioritäten richtig setzen. Deine Kommunikationsstärke hilft dir im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern auf allen Hierarchieebenen. Du arbeitest gerne im Team, übernimmst aber auch eigenverantwortlich Aufgaben. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich. Deine Flexibilität und Belastbarkeit unterstützen dich auch in arbeitsintensiven Phasen.

Arbeitszeiten:

Mo-Fr 8:00-16:30 Uhr mit 30 Minuten Mittagspause, 40 Stunden/Woche, gelegentliche Flexibilität bei besonderen Projekten

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine umfassende Einarbeitung durch erfahrene Kollegen und kontinuierliches Feedback zu deiner Arbeit. Du arbeitest in einem kollegialen Umfeld mit offener Kommunikation und flachen Hierarchien. Zur Vergütung von 17,50 Euro pro Stunde kommen 30 Tage Urlaub und eine betriebliche Altersvorsorge. Ein moderner, ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz und kostenlose Getränke sorgen für dein Wohlbefinden. Bei guter Zusammenarbeit bestehen Perspektiven für fachliche und persönliche Weiterentwicklung.