Vollzeit: Executive Assistant (m/w/d) in Sindelfingen – 20,80 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in Sindelfingen vermittelt dich CALUMA an führende Unternehmen der Region, wo du Führungskräfte und Managementteams auf höchstem Niveau unterstützt. In der wirtschaftsstarken Stadt mit bedeutenden Industrieunternehmen arbeitest du in einem anspruchsvollen und internationalen Umfeld. Du fungierst als rechte Hand der Geschäftsführung und trägst wesentlich zur Effizienz des Managements bei. Diese Position bietet dir die Chance, auf höchster Ebene Einblicke in strategische Geschäftsprozesse zu erhalten und deine professionellen Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürokraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört das umfassende Management des Terminkalenders von Führungskräften, einschließlich der Priorisierung von Anfragen und der eigenständigen Entscheidung über Terminvergaben. Du übernimmst die komplette Reiseorganisation von der Planung bis zur Nachbereitung und stellst alle notwendigen Unterlagen zusammen. Die selbstständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Vor- und Nachbereitung von High-Level-Meetings sowie die Erstellung anspruchsvoller Präsentationen fallen ebenso in deinen Verantwortungsbereich. Du fungierst als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern und filterst relevante Informationen für das Management.

Neben den Kernaufgaben unterstützt du bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Konferenzen und Geschäftsessen. Du bereitest Entscheidungsvorlagen vor, recherchierst zu verschiedenen Themen und bereitest Informationen für die Geschäftsleitung auf. Je nach Einsatzbereich übernimmst du auch die Betreuung von Vorstandssitzungen, die Koordination mit internationalen Niederlassungen oder die Überwachung von Management-KPIs. Du unterstützt bei der Implementierung und Optimierung administrativer Prozesse und arbeitest an vertraulichen Projekten mit. In einigen Fällen übernimmst du auch die Verantwortung für das Office Management und koordinierst weitere Assistenzkräfte.

Anforderungen:

Für diese Position wird eine kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Management-Assistenz oder ein betriebswirtschaftliches Studium vorausgesetzt. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Assistenz von Top-Führungskräften, ist erforderlich. Du verfügst über ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, besonders in PowerPoint, Excel und Outlook. Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Du hast Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen und im professionellen Kontakt mit hochrangigen Geschäftspartnern. Ein gutes Verständnis für Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse rundet dein Profil ab.

Du zeichnest dich durch herausragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Proaktivität und Eigeninitiative aus. Deine exzellente Kommunikationsfähigkeit und dein souveränes, diplomatisches Auftreten ermöglichen dir den professionellen Umgang mit Führungskräften und wichtigen Stakeholdern. Du arbeitest äußerst selbstständig, lösungsorientiert und vorausschauend. Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich. Du verfügst über ein hohes Maß an Belastbarkeit und Flexibilität, auch bei kurzfristigen Änderungen und unter Zeitdruck behältst du den Überblick. Deine analytischen Fähigkeiten und dein strategisches Denken helfen dir, Prioritäten richtig zu setzen und Entscheidungen vorzubereiten.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 38-40 Stunden pro Woche. Die regulären Arbeitszeiten orientieren sich am Management und können über die üblichen Bürozeiten hinausgehen. Flexibilität bei kurzfristigen Terminänderungen oder Geschäftsreisen wird erwartet. Je nach Unternehmen sind Gleitzeit-Regelungen möglich. In einigen Positionen besteht die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten, besonders bei Aufgaben wie Präsentationserstellung oder Recherchetätigkeiten. Die Bereitschaft zu gelegentlichen Überstunden, insbesondere vor wichtigen Meetings oder Veranstaltungen, wird vorausgesetzt.

Zusammenfassung:

Dir wird eine attraktive Vergütung von 20,80 € pro Stunde geboten. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die je nach Position verschiedene zusätzliche Benefits anbieten können, wie betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsprogramme, Weiterbildungsbudgets oder Firmenwagen. Du profitierst von einer Position mit hoher Sichtbarkeit im Unternehmen und hast die Chance, dir ein wertvolles berufliches Netzwerk auf Managementebene aufzubauen. Die Position bietet dir die Möglichkeit, tiefe Einblicke in strategische Unternehmensentscheidungen zu erhalten und deine Karriere gezielt weiterzuentwickeln. Bei gegenseitiger Zufriedenheit besteht häufig die Möglichkeit einer direkten Übernahme durch das Einsatzunternehmen.