Verwaltungskraft (m/w/d) für Waltrop - 18,50–25,00 € / Stunde - Vollzeit

Über den Job

CALUMA sucht und vermittelt Personal für verschiedene Unternehmen und Verwaltungsstellen. Die konkreten Tätigkeiten und Einsatzorte ergeben sich aus den Angaben in dieser Anzeige.

Personalvermittlung durch CALUMA

CALUMA begleitet deine Bewerbung und vermittelt dich an passende Arbeitgeber. Den Arbeitsvertrag schließt du direkt mit dem jeweiligen Arbeitgeber; CALUMA ist dein Ansprechpartner für die Vermittlung.

Du arbeitest in einem strukturierten, geregelten Umfeld mit klaren Prozessen und Zuständigkeiten. Die Position bietet dir sichere, verlässliche Beschäftigungsverhältnisse und interessante Einblicke in öffentliche Verwaltungsstrukturen. Du leistest einen wichtigen Beitrag für die Gemeinschaft und arbeitest bürgerorientiert. Auch ohne Verwaltungsausbildung bist du willkommen, wenn du zuverlässig und serviceorientiert arbeitest.

Branche: Öffentliche Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Büroassistenten (m/w/d)

Deine Aufgaben

In Waltrop bearbeitest du Bürgeranfragen und Anträge verschiedener Art. Du pflegst Daten in Verwaltungssystemen und Fachverfahren, unterstützt bei der Erstellung und Prüfung von Bescheiden und Dokumenten und kümmerst dich um die Aktenführung und Archivierung. Die Bearbeitung von Korrespondenz und die Terminkoordination gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Sitzungen und Gremienarbeit, bearbeitest eingehende Post und leitest diese an zuständige Stellen weiter und hilfst bei statistischen Erhebungen und Meldungen. Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Behörden sowie die allgemeine Verwaltungsunterstützung runden dein Aufgabengebiet ab.

Zusätzlich übernimmst du die Betreuung des Publikumsverkehrs und Empfangs. Du hilfst bei der Umsetzung von Verwaltungsvorschriften und Richtlinien, assistierst bei Abrechnungen und beim Gebührenmanagement und unterstützt bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Die Pflege von Verzeichnissen und Registern fällt in deinen Bereich. Du koordinierst mit externen Stellen und Partnern, hilfst bei der Vorbereitung von Kontrollen und Prüfungen und unterstützt bei Projekten zur Verwaltungsmodernisierung. Die allgemeine Unterstützung bei allen anfallenden Verwaltungsaufgaben in Waltrop gehört ebenfalls dazu.

Das bringst du mit

Eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert, jedoch sind auch Quereinsteiger mit Büroerfahrung willkommen. Kenntnisse im Verwaltungsrecht oder die Bereitschaft zur Einarbeitung sind von Vorteil. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Eine gewissenhafte, sorgfältige und regelkonforme Arbeitsweise ist essentiell. Du bist serviceorientiert, bürgernah und hast ein freundliches Auftreten. Diskretion im Umgang mit persönlichen Daten ist selbstverständlich.

Du bist teamfähig, zuverlässig und arbeitest strukturiert. Geduld und Empathie im Umgang mit Bürgern sind wichtig.

Du besitzt gute MS Office-Kenntnisse und bist bereit, dich in spezifische Verwaltungssoftware einzuarbeiten. Deine Kommunikationsfähigkeiten sind gut, du kannst verständlich und bürgerfreundlich kommunizieren. Du bist organisiert, arbeitest strukturiert nach Vorgaben und Richtlinien. Deine Auffassungsgabe ermöglicht es dir, rechtliche Regelungen zu verstehen und anzuwenden. Du bist detailorientiert, arbeitest präzise und fehlerfrei. Deine Serviceorientierung und dein geduldiger Umgang mit verschiedenen Anliegen sind stark ausgeprägt. Du bist diskret, vertrauenswürdig und gehst verantwortungsvoll mit Daten um. Belastbarkeit auch bei hohem Publikumsaufkommen rundet dein Profil ab.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Die Vollzeitstelle umfasst 39 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten sind in der Regel Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 16:00 Uhr, Donnerstag eventuell bis 18:00 Uhr für Bürgerservice. Die Arbeitszeiten sind weitgehend geregelt ohne häufige Überstunden. Es besteht eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Die Pausenzeiten sind festgelegt. Die Position ist als Präsenzstelle in Waltrop vorgesehen, da Publikumsverkehr betreut wird.

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Unser Kunde bietet dir ein Gehalt von 18,50–25,00 € pro Stunde im öffentlichen Dienst. Du erhältst einen sicheren, unbefristeten Arbeitsvertrag mit verlässlichen Rahmenbedingungen. Eine umfassende Einarbeitung in die Verwaltungsabläufe und Fachverfahren wird gewährleistet. Regelmäßige Fortbildungen und Schulungen im Verwaltungsbereich werden angeboten. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld mit geregelten Arbeitszeiten und planbarer Work-Life-Balance. Es gibt attraktive Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes wie Zusatzversorgung. Das Arbeitsumfeld ist kollegial mit respektvollem Umgang. Die Tätigkeit ist sinnstiftend mit Beitrag für die Gemeinschaft. CALUMA vermittelt dich professionell in diese sichere Position und begleitet dich während des gesamten Prozesses.