Terminkoordinator (m/w/d) für Freiburg im Breisgau - 18,00 € / Stunde - Teilzeit
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Jobbeschreibung
Als Terminkoordinator in Freiburg im Breisgau bist du verantwortlich für die professionelle Verwaltung und Koordination von Terminen und Besprechungen. Du arbeitest als zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Personen und Abteilungen und sorgst für einen reibungslosen Terminablauf. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen mit hohem Koordinationsbedarf. In dieser Teilzeitposition kannst du deine organisatorischen Stärken optimal einsetzen und arbeitest in einem dynamischen Umfeld.
Branche: Organisation & Koordination
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Terminkoordinationsassistent (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgaben umfassen die Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen für verschiedene Personen und Bereiche. Du prüfst Verfügbarkeiten, findest passende Termine und verschickst Einladungen. Die Reservierung und Vorbereitung von Besprechungsräumen gehört zu deinen Tätigkeiten. Du koordinierst Termine mit externen Geschäftspartnern, Kunden und Dienstleistern. Die Pflege von Kalender-Systemen und die Aktualisierung von Terminänderungen fallen in deinen Aufgabenbereich. Du versendest Terminerinnerungen und stellst sicher, dass alle Beteiligten informiert sind. Bei Terminänderungen oder -ausfällen informierst du umgehend alle Betroffenen und findest Alternativtermine.
Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Organisation von Catering und technischer Ausstattung für Meetings. Du erstellst Teilnehmerlisten und bereitest Unterlagen für Besprechungen vor. Die Koordination von Videokonferenzen und die technische Unterstützung dabei kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Planung von größeren Veranstaltungen und Workshops. Auch die Verwaltung von Gästeausweisen und die Organisation von Parkplätzen für Besucher können zu deinen Nebenaufgaben gehören. Bei Bedarf unterstützt du bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten.
Anforderungen:
Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und kannst professionell kommunizieren. Sicherer Umgang mit Kalender-Tools wie Outlook, Google Calendar oder ähnlichen Systemen ist erforderlich. Du hast bereits Erfahrung in der Terminkoordination oder vergleichbaren organisatorischen Tätigkeiten. Eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise ist sehr wichtig. Du bist flexibel und kannst schnell auf Änderungen reagieren. Freundliches und professionelles Auftreten wird vorausgesetzt. Gute Kenntnisse in MS Office sind erforderlich.
Du besitzt hervorragendes Organisationstalent und behältst auch bei vielen parallelen Terminen den Überblick. Kommunikationsstärke hilft dir im Umgang mit verschiedenen Ansprechpartnern. Du arbeitest lösungsorientiert und findest pragmatische Lösungen bei Terminüberschneidungen. Serviceorientierung und Kundenfreundlichkeit sind für dich selbstverständlich. Du bist stressresistent und bleibst auch in hektischen Situationen ruhig. Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit zeichnen dich aus. Du arbeitest proaktiv und denkst vorausschauend.
Arbeitszeiten:
Deine Arbeitszeiten in Teilzeit umfassen 20-30 Stunden pro Woche. Die Einsätze erfolgen montags bis freitags, in der Regel zwischen 08:00 und 18:00 Uhr. Du kannst die Arbeitszeit auf 3-5 Tage pro Woche verteilen. Die genaue Arbeitszeitgestaltung wird individuell mit dem Unternehmen abgestimmt. Eine gewisse Flexibilität bei besonderen Terminen wird geschätzt. Wochenendarbeit ist normalerweise nicht erforderlich.
Zusammenfassung:
Das Unternehmen bietet dir eine umfassende Einarbeitung in die Terminstrukturen und verwendeten Systeme. Du arbeitest mit modernen Tools und professioneller Ausstattung. Freiburg bietet als attraktiver Standort eine hohe Lebensqualität. Du sammelst wertvolle Erfahrung im Bereich Koordination und Organisation. Die Vergütung beträgt 18,00 Euro pro Stunde. Die Arbeitszeiten sind planbar und lassen sich gut mit anderen Verpflichtungen vereinbaren. Bei guter Zusammenarbeit bestehen langfristige Perspektiven. CALUMA unterstützt dich während des gesamten Vermittlungsprozesses.
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