Teilzeit: Verwaltungsarchivar (m/w/d) für Mechernich – 16,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

Du unterstützt eine öffentliche Einrichtung in Mechernich bei der Organisation und Verwaltung von Verwaltungsakten und Bürgerunterlagen. In dieser Position bist du für die geordnete Ablage und Archivierung behördlicher Dokumente zuständig und hilfst bei der schrittweisen Digitalisierung des Aktenbestandes. Du arbeitest in einem strukturierten Verwaltungsumfeld und hast gelegentlichen Kontakt zu verschiedenen Fachabteilungen. Das Arbeitsklima ist geprägt von Ordnung und Genauigkeit und bietet dir einen sicheren Arbeitsplatz mit geregelten Arbeitszeiten.

Branche: Öffentlicher Dienst

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Aktenverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Du sortierst und archivierst Verwaltungsakten nach einem vorgegebenen Aktenplan und stellst deren ordnungsgemäße Ablage sicher. Zu deinen Hauptaufgaben gehören die Registrierung neuer Akten, die Kontrolle von Vollständigkeit und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Du unterstützt bei der digitalen Erfassung von Akteninformationen in einer Datenbank und hilfst bei der Vorbereitung von Akten für die Digitalisierung. Du bearbeitest Anfragen nach spezifischen Akten und organisierst deren Bereitstellung für Fachabteilungen.

Ergänzend zu deinen Kernaufgaben hilfst du bei der Aussonderung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und dokumentierst deren ordnungsgemäße Vernichtung. Du unterstützt bei der Raumplanung für das Archiv und bei der optimalen Nutzung der vorhandenen Lagerflächen. Gelegentlich erstellst du einfache Statistiken über den Aktenbestand und dessen Nutzung. Du hilfst bei der Erstellung von Übersichten und Findhilfen für häufig nachgefragte Aktengruppen.

Anforderungen:

Du solltest über einen Schulabschluss und idealerweise Erfahrung in Büro- oder Verwaltungstätigkeiten verfügen. Grundlegende EDV-Kenntnisse, besonders in MS Office, werden vorausgesetzt. Wichtig sind Ordnungssinn, Genauigkeit und ein grundlegendes Verständnis für Verwaltungsabläufe. Du solltest zuverlässig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen sein. Vorkenntnisse in der Aktenführung oder Archivierung sind vorteilhaft, aber keine Voraussetzung, da eine gründliche Einarbeitung erfolgt.

Du zeichnest dich durch Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei der Aktenbearbeitung aus. Deine strukturierte Arbeitsweise hilft dir, auch in umfangreichen Aktenbeständen den Überblick zu behalten. Du besitzt ein gutes Zahlen- und Textverständnis für die korrekte Zuordnung und Registrierung von Dokumenten. Deine Genauigkeit und dein Qualitätsbewusstsein sorgen für eine fehlerfreie Dokumentation und Ablage. Du bist diskret im Umgang mit sensiblen Daten und kannst selbständig nach vorgegebenen Richtlinien arbeiten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Mittwoch von 8:00 bis 15:30 Uhr, insgesamt 22 Stunden pro Woche. Feste Arbeitstage.

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Arbeitsplatz mit einem verlässlichen Stundenlohn von 16,50 Euro geboten. Du profitierst von geregelten Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Feiertagsdienste in einer öffentlichen Einrichtung. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung und arbeitest in einem strukturierten Umfeld mit klaren Abläufen und Zuständigkeiten. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit zur Übernahme durch unseren Kunden mit zusätzlichen Benefits wie flexiblen Arbeitszeitmodellen und betrieblicher Altersvorsorge. Du wirst Teil eines verlässlichen Teams in einem krisensicheren Arbeitsumfeld des öffentlichen Dienstes.