Teilzeit: Verwaltungsarchivar (m/w/d) für Cloppenburg – 16,90 €/Stunde

Jobbeschreibung

Du unterstützt ein regionales Dienstleistungsunternehmen in Cloppenburg bei der Organisation und Pflege seines Verwaltungsarchivs. In einem strukturierten Arbeitsumfeld sorgst du für Ordnung und Übersicht in der Dokumentenverwaltung. Das mittelständische Unternehmen legt großen Wert auf eine ordnungsgemäße Aktenführung und benötigt deine Unterstützung bei der Optimierung der Archivabläufe. Du arbeitest in einem kleinen, freundlichen Team und hilfst dabei, administrative Prozesse effizienter zu gestalten.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivhilfe (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die systematische Erfassung, Sortierung und Ablage von Verwaltungsdokumenten nach vorgegebenem System. Du übernimmst die Registrierung neuer Akten im Archivverzeichnis und sorgst für die korrekte Beschriftung und Lagerung. Die regelmäßige Kontrolle der Vollständigkeit der Akten und die Überwachung von Aufbewahrungsfristen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du unterstützt bei der Bereitstellung von Akten für verschiedene Abteilungen und führst Ausleihprotokolle.

Als Nebenaufgaben hilfst du bei der schrittweisen Einführung einer digitalen Archivierungskomponente und digitalisierst ausgewählte Dokumente. Du unterstützt bei der Aussonderung abgelaufener Akten unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Die Mithilfe bei der Optimierung des Ablagesystems und gelegentliche administrative Tätigkeiten wie Kopier- und Scanarbeiten gehören ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich. Bei Bedarf hilfst du auch bei der Vorbereitung von Unterlagen für externe Prüfungen und bei der Inventur des Archivbestandes.

Anforderungen:

Du solltest über grundlegende Büroerfahrung verfügen und sicher im Umgang mit MS Office sein. Eine sorgfältige und ordnungsliebende Arbeitsweise ist wichtig für diese Position. Du solltest zuverlässig und diskret arbeiten und ein Grundverständnis für Verwaltungsprozesse mitbringen. Grundkenntnisse in der Aktenführung sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Körperliche Fitness für das gelegentliche Heben von Aktenordnern wird erwartet.

Du zeichnest dich durch deine Ordnungsliebe und deinen Sinn für Systematik aus. Du arbeitest gewissenhaft und präzise, auch bei Routineaufgaben. Deine Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit machen dich zu einem wertvollen Teammitglied. Du behältst auch bei umfangreichen Aktenbeständen den Überblick und arbeitest strukturiert und methodisch. Deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen ist selbstverständlich. Du bist flexibel einsetzbar und bereit, verschiedene Aufgaben im administrativen Bereich zu übernehmen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 20-25 Stunden/Woche, vormittags bevorzugt

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten regionalen Unternehmen geboten. Du erhältst eine faire Vergütung von 16,90 € pro Stunde. Eine gründliche Einarbeitung in die Verwaltungsabläufe und Archivierungssysteme wird dir geboten. Du profitierst von regelmäßigen Arbeitszeiten ohne Wochenendarbeit und einer angenehmen Arbeitsatmosphäre in einem kleinen, familiären Team. Die Tätigkeit bietet dir Einblicke in verschiedene Verwaltungsbereiche und die Möglichkeit, administrative Prozesse kennenzulernen. Zusätzliche Benefits umfassen kostenlose Getränke und gute Verkehrsanbindung.