Teilzeit: Dokumentenverwaltungsassistent (m/w/d) für Behördenarchive in Fulda – 17,30 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Dokumentenverwaltungsassistent in Fulda erwartet dich eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem strukturierten Behördenumfeld. Du unterstützt bei der Organisation und Verwaltung amtlicher Dokumente und trägst zur effizienten Informationsbereitstellung bei. CALUMA vermittelt dich an eine öffentliche Einrichtung, die Wert auf präzise Dokumentenverwaltung legt und dir ein stabiles Arbeitsumfeld mit klaren Prozessen bietet.

Branche: Öffentlicher Dienst

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungsfachkraft Archiv

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben zählen die Erfassung, Sortierung und Registrierung behördlicher Dokumente nach vorgegebenen Aktenordnungen, die Führung von Aktenplänen und Findbüchern sowie die Überwachung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Du bereitest Dokumente für die Archivierung vor, kennzeichnest Akten entsprechend der Vorgaben und lagerst sie fachgerecht ein. Zudem unterstützt du bei der Digitalisierung von Altakten, hilfst bei der Recherche nach spezifischen Unterlagen und stellst Akten für interne Anfragen bereit.

Ergänzend zu deinen Kernaufgaben übernimmst du die Überprüfung der Vollständigkeit von Akten, führst Bestandskontrollen im Archiv durch und unterstützt bei der Aussonderung und Vernichtung von Dokumenten nach Fristablauf. Du hilfst bei der Umstellung von analogen auf digitale Archivierungsmethoden, unterstützt bei der Erfassung statistischer Daten zum Archivbestand und arbeitest bei der Erstellung von internen Richtlinien zur Dokumentenverwaltung mit. Gelegentlich unterstützt du auch bei administrativen Tätigkeiten wie der Korrespondenz mit anderen Behörden.

Anforderungen:

Für diese Position ist eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich. Auch Quereinsteiger mit Erfahrung in der Büroorganisation oder Dokumentenverwaltung sind willkommen. Du solltest über gute PC-Kenntnisse verfügen, insbesondere im Umgang mit MS-Office und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen haben. Ein grundlegendes Verständnis für behördliche Strukturen und Verwaltungsprozesse ist von Vorteil. Kenntnisse im Bereich Datenschutz und Archivrecht sind wünschenswert, aber nicht Voraussetzung.

Du zeichnest dich durch eine hohe Sorgfalt und Genauigkeit aus, die für die korrekte Verwaltung amtlicher Dokumente unerlässlich ist. Deine strukturierte und systematische Arbeitsweise hilft dir, auch bei komplexen Ablagestrukturen den Überblick zu behalten. Du arbeitest zuverlässig und gewissenhaft, auch bei Routineaufgaben. Deine Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen ist selbstverständlich. Du verfügst über ein gutes Textverständnis, um Dokumente korrekt zu kategorisieren. Zudem bist du kommunikationsstark im Umgang mit verschiedenen Abteilungen und serviceorientiert bei der Bearbeitung von Anfragen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 25 Stunden wöchentlich, Arbeitszeiten zwischen 8:00 und 16:00 Uhr nach Absprache

Zusammenfassung:

Als Teilzeitkraft erhältst du eine attraktive Vergütung von 17,30 € pro Stunde. Wir vermitteln dir einen sicheren Arbeitsplatz mit planbaren Arbeitszeiten, der sich gut mit familiären Verpflichtungen vereinbaren lässt. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in alle Verwaltungsprozesse und Archive. Dich erwartet ein strukturiertes Arbeitsumfeld mit klaren Zuständigkeiten und eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team. Du profitierst von regelmäßigen Schulungen zu Themen wie Datenschutz und Archivwesen und hast die Möglichkeit, dein Wissen im Bereich der öffentlichen Verwaltung zu erweitern.