Teilzeit: Dokumentenverwalter (m/w/d) in Porta Westfalica – 16,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Porta Westfalica unterstützt du ein mittelständisches Unternehmen aus der Möbelbranche bei der Neustrukturierung und Pflege des Unternehmensarchivs. Du arbeitest in einem kleinen Team und bist für die ordnungsgemäße Archivierung von Geschäftsunterlagen, technischen Zeichnungen und Produktkatalogen verantwortlich. Dein Arbeitsplatz befindet sich in neu gestalteten Archivräumen mit moderner technischer Ausstattung. Deine Tätigkeit ist abwechslungsreich und trägt wesentlich zur effizienten Informationsverwaltung des Unternehmens bei. Du hilfst dabei, ein benutzerfreundliches Archivierungssystem aufzubauen, das den Zugriff auf wichtige Unterlagen für alle Abteilungen erleichtert.

Branche: Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivkraft

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Sichtung und Sortierung bestehender Aktenbestände, die Entwicklung und Umsetzung eines übersichtlichen Ablagesystems, die Katalogisierung und Indexierung von Dokumenten für die schnelle Auffindbarkeit, die Digitalisierung wichtiger Unterlagen mit professionellen Scannern, die Pflege der Archivdatenbank, die Unterstützung bei Rechercheanfragen aus verschiedenen Abteilungen sowie die regelmäßige Überprüfung von Aufbewahrungsfristen und Organisation der Aktenvernichtung.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du folgende Tätigkeiten: Beratung von Kollegen bei Fragen zur korrekten Ablage, Mithilfe bei der Erstellung von Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung, Unterstützung bei der Inventur des Archivbestandes, Organisation und Optimierung der Lagerung von Archivmaterial, gelegentliche Unterstützung bei der Archivierung von Produktmustern und Katalogen, Pflege von Excel-Listen zur Übersicht des Archivbestandes sowie gelegentliche allgemeine Bürotätigkeiten.

Anforderungen:

Für diese Position ist keine spezifische Ausbildung erforderlich. Wichtig sind uns deine Zuverlässigkeit, Sorgfalt und dein Organisationstalent. Du solltest grundlegende PC-Kenntnisse (Windows, MS Office) mitbringen und ein gutes Verständnis für Ordnungssysteme haben. Erste Erfahrungen im Bereich Büroorganisation, Dokumentenverwaltung oder Archivierung sind von Vorteil, aber nicht Bedingung. Wir suchen vor allem motivierte Mitarbeiter mit einer strukturierten Arbeitsweise und Freude an Organisation.

Folgende Fähigkeiten solltest du für diese Tätigkeit mitbringen: Ausgeprägten Sinn für Ordnung und Systematik, gute PC-Kenntnisse (Windows, MS Office, insbesondere Excel), Verständnis für logische Ablagesysteme und Kategorisierungen, sorgfältiges und gewissenhaftes Arbeiten, selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, körperliche Fitness für das gelegentliche Heben und Tragen von Akten, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten sowie Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 20 Stunden pro Woche, vorzugsweise verteilt auf 3-4 Tage. Die genauen Arbeitszeiten können flexibel gestaltet werden, idealerweise zwischen 8:00 und 14:00 Uhr.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine angemessene Vergütung von 16,50 € pro Stunde, einen zunächst auf ein Jahr befristeten Arbeitsvertrag mit Option auf unbefristete Übernahme, flexible Arbeitszeiten, die an deine Bedürfnisse angepasst werden können, eine gründliche Einarbeitung in alle relevanten Tätigkeiten und Systeme, ein angenehmes Arbeitsklima in einem hilfsbereiten Team, kostenlose Getränke am Arbeitsplatz, Firmenparkplätze und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie die Möglichkeit zur Teilnahme an Betriebsveranstaltungen.