Teilzeit: Dokumentenverwalter (m/w/d) für Blankenfelde-Mahlow – 17,20 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Dokumentenverwalter in Blankenfelde-Mahlow wirst du bei einem unserer Kunden aus der Logistikbranche tätig sein. In dieser Position unterstützt du das Team bei der systematischen Organisation und Verwaltung von Geschäftsunterlagen, Transportdokumenten und administrativen Akten. Deine Arbeit trägt wesentlich zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Effizienz der Geschäftsprozesse bei.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivpersonal (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Erfassung, Sortierung und Archivierung von Lieferscheinen, Frachtpapieren und anderen logistikbezogenen Dokumenten nach einem vorgegebenen System. Du bist verantwortlich für die Pflege der digitalen Archivdatenbank und für die Digitalisierung von Papierdokumenten. Bei Anfragen aus verschiedenen Abteilungen oder von Behörden recherchierst du gezielt in den Archivbeständen und stellst die benötigten Unterlagen bereit. Die regelmäßige Kontrolle der Vollständigkeit der Dokumentation und die Überwachung von Aufbewahrungsfristen fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich.

Zusätzlich zu deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Optimierung des Dokumentenflusses im Unternehmen und entwickelst Vorschläge zur Verbesserung der Archivierungsprozesse. Du hilfst bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen für die korrekte Dokumentenverwaltung und führst bei Bedarf Schulungen für Kollegen durch. Die regelmäßige Inventur der Archivbestände und die Organisation der fachgerechten Entsorgung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Vorbereitung von Unterlagen für Audits und behördliche Überprüfungen.

Anforderungen:

Für diese Position sind gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und idealerweise mit Dokumentenmanagementsystemen, erforderlich. Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich ist von Vorteil, aber nicht Bedingung. Grundkenntnisse in der Logistikbranche und im Umgang mit branchentypischen Dokumenten sind wünschenswert. Wichtig sind ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit, ein Verständnis für Datenschutz und Vertraulichkeit sowie die Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten.

Du zeichnest dich durch eine systematische Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Organisationstalent aus. Deine Genauigkeit und dein Blick fürs Detail helfen dir bei der präzisen Erfassung und Pflege der Dokumentenbestände. Du verfügst über ein gutes Verständnis für Ordnungsprinzipien und kannst logische Ablagestrukturen entwickeln und anwenden. Deine Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit unterstützen dich bei der Bearbeitung von Anfragen und bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen. Deine Belastbarkeit und deine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, helfen dir bei der termingerechten Erledigung deiner Aufgaben.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 25 Stunden pro Woche, die auf 5 Vormittage (Montag bis Freitag von 8:00 bis 13:00 Uhr) verteilt werden. Diese regelmäßigen Arbeitszeiten sind wichtig, um die kontinuierliche Bearbeitung eingehender Dokumente zu gewährleisten. In Ausnahmefällen, etwa bei Inventuren oder größeren Projekten, kann eine flexible Anpassung der Arbeitszeiten nach Absprache erfolgen.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Anstellung mit einer fairen Vergütung von 17,20 Euro pro Stunde. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die spezifischen Systeme und Prozesse des Unternehmens sowie in die Besonderheiten der Logistikdokumentation. Du arbeitest in einem freundlichen Team und einem modernen Büroumfeld mit guter technischer Ausstattung. Die regelmäßigen Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance und sind besonders familienfreundlich. Zu den weiteren Benefits zählen kostenfreie Parkplätze, die Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung und die Chance, bei Interesse und entsprechender Eignung den Stundenumfang zu erhöhen.