Teilzeit: Dokumentenverwalter (m/w/d) für Bensheim – 18,00 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Bensheim wirst du als Dokumentenverwalter in einem expandierenden Unternehmen tätig sein, das großen Wert auf effizientes Informationsmanagement legt. Du arbeitest in einem gut strukturierten Archiv mit einer Kombination aus digitalen und physischen Dokumenten. Deine Hauptaufgabe ist die systematische Organisation und Zugänglichmachung wichtiger Unternehmensunterlagen. Du wirst Teil eines engagierten Teams sein und zur Optimierung der Informationsflüsse im Unternehmen beitragen. Dein Arbeitsplatz ist modern ausgestattet und bietet ideale Bedingungen für konzentriertes Arbeiten.

Branche: Büroadministration

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivmitarbeiter

Aufgaben:

Als Dokumentenverwalter erfasst und katalogisierst du eingehende Dokumente nach etablierten Klassifikationssystemen, organisierst deren physische und digitale Ablage und pflegst die Dokumentenverwaltungssysteme. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Papierdokumenten, vergibst Metadaten zur besseren Auffindbarkeit und führst komplexere Recherchen in Dokumentenbeständen durch. Auch die Überwachung der Dokumentenausleihe und -rückgabe, die Kontrolle und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie die Beratung von Mitarbeitern bei Fragen zur korrekten Dokumentenverwaltung gehören zu deinen Aufgaben.

Neben deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Optimierung der Dokumentenablage, wirkst bei der Erstellung und Aktualisierung von Archivierungsrichtlinien mit und führst Bestandskontrollen im Archiv durch. Du hilfst bei der Planung und Durchführung von Reorganisationsprojekten des Archivs, erstellst regelmäßige Berichte zur Archivnutzung und -kapazität und unterstützt bei der Vorbereitung von internen Audits, die die Dokumentenverwaltung betreffen. Gelegentlich wirst du auch neue Mitarbeiter in die Dokumentations- und Archivierungsrichtlinien des Unternehmens einführen.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich vorteilhaft. Du solltest sicher im Umgang mit MS Office sein und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen haben. Die Fähigkeit, systematisch und strukturiert zu arbeiten, ist essenziell. Ein grundlegendes Verständnis für Datenschutz und Aufbewahrungspflichten ist wichtig. Du solltest in der Lage sein, sowohl eigenständig als auch im Team zu arbeiten und komplexe Informationen effektiv zu organisieren. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt.

Zu deinen persönlichen Stärken sollten ein ausgeprägtes Organisationstalent und Liebe zum Detail gehören. Du arbeitest methodisch und strukturiert, behältst auch bei umfangreichen Dokumentenbeständen den Überblick und bist zuverlässig in der Einhaltung von Prozessen und Richtlinien. Deine ausgeprägte Serviceorientierung zeigt sich in der zügigen und präzisen Bearbeitung von Anfragen. Du kommunizierst klar und verständlich, arbeitest gerne im Team, bist aber auch in der Lage, eigenverantwortlich Aufgaben zu planen und umzusetzen. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen ist für dich selbstverständlich. Eine lösungsorientierte Denkweise hilft dir, auch bei komplexen Archivierungsfragen praktikable Ansätze zu finden.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20-25 Stunden pro Woche, die auf 3-4 Tage verteilt werden können. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel zwischen 8:30 und 16:30 Uhr und bieten nach Einarbeitung gewisse Flexibilität. Eine regelmäßige Präsenz an vereinbarten Wochentagen ist für die Kontinuität der Archivarbeit wichtig. Bei größeren Projekten, wie Systemumstellungen oder umfangreichen Dokumentenübernahmen, kann temporär eine Erhöhung der Stunden angeboten werden.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 18,00 € pro Stunde und einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in alle Dokumentationsprozesse und arbeitest mit moderner Technik für effizientes Arbeiten. Deine Arbeitszeiten sind familienfreundlich und bieten gute Vereinbarkeit mit privaten Verpflichtungen. Du wirst regelmäßig geschult, um mit den neuesten Entwicklungen im Dokumentenmanagement Schritt zu halten. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, den Stundenumfang zu erweitern oder in eine Vollzeitstelle zu wechseln. Zusätzlich profitierst du von betrieblicher Gesundheitsförderung, Mitarbeiterrabatte und regelmäßigen Teamevents.