Teilzeit: Dokumentationsassistent (m/w/d) in Radolfzell am Bodensee – 19,00 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Radolfzell am Bodensee unterstützt du ein innovatives Unternehmen aus dem Gesundheitssektor bei der Organisation und Verwaltung seiner umfangreichen Forschungs- und Geschäftsdokumentation. Du arbeitest in einem motivierten Team und bist mitverantwortlich für die strukturierte Archivierung wichtiger Unterlagen. Dein moderner Arbeitsplatz befindet sich in attraktiven Büroräumen mit Seeblick. Deine Tätigkeit umfasst sowohl die Verwaltung physischer Dokumente als auch die Pflege digitaler Archive. Du spielst eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung von Compliance-Anforderungen und trägst dazu bei, dass wichtige Informationen jederzeit auffindbar sind.

Branche: Dienstleistung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivassistenz

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die systematische Erfassung und Katalogisierung von Forschungsdokumenten und Geschäftsunterlagen, die Digitalisierung wichtiger Papierdokumente nach festgelegten Standards, die Pflege und Weiterentwicklung des digitalen Dokumentenmanagementsystems, die Verschlagwortung und Indexierung von Dokumenten für die effiziente Suche, die Durchführung von Recherchen in Archivbeständen für verschiedene Fachabteilungen, die Überwachung von Aufbewahrungsfristen gemäß gesetzlicher Vorgaben sowie die Unterstützung bei der Optimierung von Dokumentationsprozessen.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du folgende Nebenaufgaben: Unterstützung bei der Erstellung von Dokumentationsrichtlinien, Beratung von Kollegen bei Fragen zur korrekten Dokumentenablage, Mitarbeit bei der Auswahl und Implementierung neuer Archivierungslösungen, Erstellung regelmäßiger Berichte zum Status des Archivs, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für spezielle Archivierungsprojekte, Unterstützung bei Audits und Zertifizierungen im Bereich Dokumentenmanagement sowie gelegentliche administrative Unterstützung bei dokumentationsintensiven Projekten.

Anforderungen:

Für diese Position wünschen wir uns idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Bürokommunikation. Auch Quereinsteiger mit Erfahrung im Dokumentenmanagement oder der Archivierung sind willkommen. Du solltest über gute PC-Kenntnisse verfügen (MS Office, idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen), ein Grundverständnis für Datenschutz und Compliance-Anforderungen mitbringen und dich durch eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise auszeichnen. Erfahrungen im Gesundheitssektor sind von Vorteil, aber nicht Bedingung.

Folgende Fähigkeiten solltest du für diese Position mitbringen: Ausgeprägtes Organisationstalent und systematische Arbeitsweise, sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Erfahrung mit Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil, schnelle Auffassungsgabe für neue Softwarelösungen, Genauigkeit und Liebe zum Detail, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen sowie ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Integrität im Umgang mit sensiblen Daten.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 25 Stunden pro Woche, verteilt auf 5 Tage (Montag bis Freitag) mit je 5 Stunden. Es besteht die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung zwischen 8:00 und 17:00 Uhr nach Absprache.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 19,00 € pro Stunde, einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach erfolgreicher Probezeit, 25 Tage Urlaub pro Jahr (bei 5-Tage-Woche), regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement, ein modernes Arbeitsumfeld mit Blick auf den Bodensee, flexible Arbeitszeitmodelle nach Absprache, ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien, kostenlose Getränke und frisches Obst am Arbeitsplatz, betriebliche Gesundheitsförderung sowie Firmenevents und Teamaktivitäten in der attraktiven Bodenseeregion.