Teilzeit: Dokumentationsassistent (m/w/d) für Balingen – 17,80 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Balingen wirst du als Dokumentationsassistent in einem wachsenden Unternehmen tätig sein, das großen Wert auf eine systematische und zugängliche Dokumentation legt. Du arbeitest in einem gut strukturierten Archiv, das sowohl analoge als auch digitale Dokumente verwaltet. Deine Aufgabe ist es, den reibungslosen Informationsfluss im Unternehmen zu unterstützen und wichtige Dokumente zuverlässig zu verwalten. Du wirst eng mit allen Abteilungen zusammenarbeiten, um deren Dokumentationsbedürfnisse zu erfüllen und gleichzeitig einheitliche Standards zu gewährleisten.

Branche: Bürowesen & Archiv

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivmitarbeiter

Aufgaben:

Als Dokumentationsassistent nimmst du neue Unterlagen entgegen, prüfst sie auf Vollständigkeit und bereitest sie für die Archivierung vor. Du katalogisierst und indexierst Dokumente nach vorgegebenen Systemen, pflegst die physische und digitale Ablagestruktur und digitalisierst ausgewählte Papierdokumente. Auch die Recherche von Informationen und Dokumenten auf Anfrage, die Überwachung der Ausleihe und Rückgabe von Archivgut und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt zudem bei der Aktualisierung und Verbesserung des Dokumentationssystems.

Neben deinen Hauptaufgaben erstellst du einfache Statistiken zur Archivnutzung, führst neue Mitarbeiter in die Dokumentations- und Archivierungsrichtlinien des Unternehmens ein und unterstützt bei der Vorbereitung von internen Audits, die die Dokumentenverwaltung betreffen. Du hilfst bei der Optimierung der Raumnutzung im physischen Archiv, unterstützt bei der Implementierung neuer Softwaretools für die Dokumentenverwaltung und wirkst bei der Erstellung von Handbüchern und Anleitungen für die Nutzung des Archivs mit. Gelegentlich hilfst du auch bei der Organisation und Durchführung von Aktenvernichtungsaktionen.

Anforderungen:

Für diese Position ist eine kaufmännische Grundbildung von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung. Du solltest ein gutes Verständnis für Ordnungssysteme mitbringen und Freude an strukturierter Arbeit haben. Gute PC-Kenntnisse, insbesondere in MS Office, sind wichtig. Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen sind wünschenswert, aber nicht erforderlich. Du solltest in der Lage sein, sorgfältig und genau zu arbeiten, ein Grundverständnis für Datenschutz haben und körperlich fit genug sein, um gelegentlich Akten zu transportieren. Diskretionsverständnis im Umgang mit vertraulichen Unterlagen wird vorausgesetzt.

Zu deinen persönlichen Stärken sollten ein ausgeprägtes Ordnungsverständnis und Liebe zum Detail gehören. Du arbeitest strukturiert und methodisch, bist zuverlässig in der Einhaltung von Prozessen und Richtlinien und behältst auch bei umfangreichen Dokumentenmengen den Überblick. Deine Serviceorientierung zeigt sich in der zügigen und zuverlässigen Bearbeitung von Anfragen. Du kommunizierst klar und präzise, arbeitest gerne im Team, bist aber auch in der Lage, eigenständig Aufgaben zu erledigen. Eine ruhige und konzentrierte Arbeitsweise hilft dir, auch bei Routineaufgaben die erforderliche Genauigkeit zu wahren.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20-25 Stunden pro Woche, die auf 3-4 Tage verteilt werden können. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel zwischen 8:30 und 16:30 Uhr und sind nach Absprache flexibel gestaltbar. Eine regelmäßige Präsenz an vereinbarten Wochentagen ist wünschenswert, um die kontinuierliche Bearbeitung von Dokumentationsanfragen zu gewährleisten. Bei größeren Projekten, wie umfangreichen Digitalisierungsvorhaben, kann temporär eine Erhöhung der Stunden angeboten werden.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 17,80 € pro Stunde und einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in alle Dokumentationsprozesse und arbeitest in einem kollegialen Team mit flachen Hierarchien. Deine Arbeitszeiten sind familienfreundlich und flexibel gestaltbar. Du wirst regelmäßig geschult, um mit den neuesten Entwicklungen im Dokumentenmanagement Schritt zu halten. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, den Stundenumfang zu erweitern oder in eine Vollzeitstelle zu wechseln. Zusätzlich bieten wir betriebliche Gesundheitsförderung, Mitarbeiterrabatte und regelmäßige Teamevents.