Teilzeit: Dokumentations- und Archivassistenz (m/w/d) in Passau – 19,00 € / Stunde

Jobbeschreibung

Bei unserem Kunden, einem etablierten Dienstleistungsunternehmen in Passau, wirst du als Dokumentations- und Archivassistenz tätig. Du arbeitest in einem kleinen Team und kümmerst dich um die ordnungsgemäße Archivierung und Verwaltung von wichtigen Geschäftsdokumenten. Der modern ausgestattete Archivbereich bietet dir eine angenehme Arbeitsumgebung. Deine Tätigkeit ist vielseitig und umfasst sowohl die physische als auch die digitale Archivierung. Du übernimmst eine wichtige Funktion, da du für die sichere Aufbewahrung und schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten verantwortlich bist.

Branche: Dienstleistung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivassistenz

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die systematische Erfassung und Katalogisierung von Dokumenten und Akten, die Pflege und Aktualisierung des digitalen Archivs, die Unterstützung bei der Umstellung von analoger auf digitale Archivierung, die Bereitstellung von archivierten Materialien für Fachabteilungen, die Durchführung regelmäßiger Bestandskontrollen, die Mitarbeit bei der Entwicklung und Optimierung von Archivierungsprozessen sowie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen bei der Dokumentenrecherche.

Darüber hinaus gehören zu deinen Nebenaufgaben die Mitwirkung bei der Erstellung von Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung, die Unterstützung bei der Inventarisierung von Archivmaterial, die regelmäßige Überprüfung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien bei der Archivierung, die Koordination mit externen Dienstleistern für Aktenvernichtung, die Unterstützung bei der Organisation von Archivräumen sowie die gelegentliche Durchführung von internen Schulungen zum Thema Dokumentenmanagement.

Anforderungen:

Für diese Position solltest du idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Bürokommunikation verfügen. Auch Quereinsteiger mit Erfahrung in der Dokumentenverwaltung sind willkommen. Wichtig sind uns gute Computerkenntnisse, insbesondere in MS Office, eine schnelle Auffassungsgabe, Sorgfalt und Genauigkeit bei der Arbeit mit Dokumenten, ein grundlegendes Verständnis für Datenschutz und Datensicherheit sowie die Bereitschaft, sich in neue Archivierungssysteme einzuarbeiten.

Für diese Position bringst du folgende Fähigkeiten mit: Ausgeprägtes Organisationstalent und Liebe zur Ordnung, Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und digitalen Archivierungssystemen, methodisches und strukturiertes Arbeiten, gutes Zeitmanagement, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Dokumenten, serviceorientierte Arbeitsweise im Umgang mit internen Kunden, Belastbarkeit in arbeitsintensiven Phasen sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 25 Stunden pro Woche, verteilt auf 5 Tage (Montag bis Freitag) mit jeweils 5 Stunden, vorzugsweise vormittags zwischen 8:00 und 13:00 Uhr. Nach Absprache sind auch andere Arbeitszeitmodelle möglich.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine faire Vergütung von 19,00 € pro Stunde, einen langfristigen Einsatz mit Aussicht auf Übernahme durch unseren Kunden, flexible Arbeitszeiten, die sich gut mit familiären Verpflichtungen vereinbaren lassen, eine gründliche Einarbeitung in alle relevanten Systeme und Prozesse, ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem hilfsbereiten Team, regelmäßige Feedbackgespräche, Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung, sowie Mitarbeiterrabatte bei verschiedenen lokalen Geschäften.