Teilzeit: Datenverwaltungsassistent (m/w/d) für Herne – 16,90 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Datenverwaltungsassistent in Herne unterstützt du eine kommunale Einrichtung bei der Organisation und Verwaltung ihrer Verwaltungsakten und Bürgerdokumente. CALUMA vermittelt dich an einen zuverlässigen Arbeitgeber im öffentlichen Bereich, der eine strukturierte Archivierung seiner umfangreichen Aktenbestände benötigt. Du arbeitest in einem eingespielten Team und hilfst dabei, die geordnete Ablage und Zugänglichkeit wichtiger Verwaltungsunterlagen sicherzustellen.

Branche: Kommunalverwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben zählen die systematische Erfassung und Ablage von Verwaltungsakten nach dem Aktenplan, die Digitalisierung ausgewählter Dokumente für die elektronische Aktenführung sowie die Pflege des physischen und digitalen Archivs. Du kontrollierst die Vollständigkeit von Aktenvorgängen, führst Recherchen im Aktenbestand durch und stellst benötigte Unterlagen für Sachbearbeiter zusammen. Die Überwachung von Aufbewahrungsfristen, die Vorbereitung von Akten zur Aussonderung und die Unterstützung bei der Aktenvernichtung nach Datenschutzrichtlinien gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Ergänzend zu deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Aktualisierung des Aktenplans, hilfst bei der räumlichen Organisation des Aktenlagers und wirkst bei Inventuren des Aktenbestandes mit. Du führst Listen über ausgeliehene Akten, dokumentierst Rückgaben und unterstützt bei der Optimierung der Archivierungsprozesse. Bei Bedarf hilfst du auch bei der Vorbereitung von Akten für externe Prüfungen, bei der Erstellung von Statistiken zum Aktenbestand und bei der Schulung neuer Mitarbeiter in den grundlegenden Ablageverfahren.

Anforderungen:

Für diese Position ist keine spezifische Verwaltungsausbildung erforderlich. Erste Erfahrungen im Bürobereich oder Interesse an Verwaltungstätigkeiten sind vorteilhaft. Du solltest über grundlegende PC-Kenntnisse (MS Office) verfügen und Freude an systematischer, ordnender Tätigkeit haben. Wichtig sind uns deine Zuverlässigkeit, Sorgfalt und die Bereitschaft, dich in Verwaltungsstrukturen einzuarbeiten. Eine gewisse Affinität zu Ordnungssystemen und Diskretion im Umgang mit sensiblen Bürgerdaten werden vorausgesetzt.

Du arbeitest strukturiert und methodisch und behältst auch bei umfangreichen Aktenbeständen den Überblick. Deine Genauigkeit und Sorgfalt stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt abgelegt werden. Du bist zuverlässig und gewissenhaft im Umgang mit vertraulichen Informationen. Deine Geduld und Ausdauer helfen dir bei wiederkehrenden Ordnungsaufgaben. Du kommunizierst klar und verständlich und arbeitest gerne im Team. Deine körperliche Belastbarkeit unterstützt dich beim gelegentlichen Heben und Tragen von Aktenordnern.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 25 Stunden pro Woche, vormittags zwischen 8:00 und 13:00 Uhr

Zusammenfassung:

Als Datenverwaltungsassistent in Herne bieten wir dir einen sicheren Teilzeitjob mit fairem Stundenlohn (16,90 €) in einer krisensicheren kommunalen Einrichtung. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit familienfreundlichen Vormittagsarbeitszeiten und einem zentralen Arbeitsplatz in Herne mit hervorragender Verkehrsanbindung. Die gründliche Einarbeitung und die klaren Strukturen im öffentlichen Dienst erleichtern dir den Einstieg. Du profitierst von einem kollegialen Arbeitsklima mit wertschätzender Kommunikation und einem Tätigkeitsfeld, das gesellschaftlich relevant ist. Die geregelte Arbeitszeit ohne Wochenend- oder Feiertagsdienste ermöglicht dir eine gute Work-Life-Balance.