Teilzeit: Büroorganisationstalent (m/w/d) für Aktenarchiv in Melle – 17,10 € / Stunde

Jobbeschreibung

Du unterstützt ein Handelsunternehmen in Melle bei der Neustrukturierung und Pflege seines kaufmännischen Archivs. In dieser Position bist du für die systematische Organisation von Geschäftsunterlagen, Lieferpapieren und kaufmännischen Dokumenten zuständig. Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld und hast regelmäßigen Kontakt zu verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Verkauf und Buchhaltung. Das Arbeitsklima ist pragmatisch und lösungsorientiert und bietet dir die Möglichkeit, effiziente Ablagestrukturen zu entwickeln.

Branche: Handel & Logistik

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivierungsfachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Du reorganisierst und pflegst das kaufmännische Aktenarchiv nach betriebswirtschaftlichen Kriterien. Zu deinen Hauptaufgaben gehören die systematische Erfassung und Ablage von Lieferpapieren, Rechnungen und Vertragsunterlagen, die Entwicklung eines übersichtlichen Ablagesystems und die Überwachung von Aufbewahrungsfristen. Du unterstützt bei der schrittweisen Digitalisierung wichtiger Dokumente und bei der Erstellung einer Datenbank für die Archivverwaltung. Du bearbeitest Anfragen nach spezifischen Unterlagen und stellst diese für Fachabteilungen bereit.

Ergänzend zu deinen Kernaufgaben hilfst du bei der Identifizierung von Dokumenten mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen und organisierst deren fachgerechte Entsorgung. Du unterstützt bei der Raum- und Kapazitätsplanung für das Archiv und bei der optimalen Nutzung vorhandener Lagerflächen. Gelegentlich erstellst du Statistiken über den Dokumentenbestand und entwickelst Vorschläge zur Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement. Du hilfst bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen für die korrekte Aktenablage in verschiedenen Abteilungen.

Anforderungen:

Du solltest über eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung verfügen. Kenntnisse in der Dokumentenverwaltung und grundlegendes Verständnis für betriebswirtschaftliche Abläufe sind wichtig. Du verfügst über gute EDV-Kenntnisse, besonders in MS Office und idealerweise in Datenbankanwendungen. Wichtig sind Organisationstalent, Ordnungssinn und ein Verständnis für kaufmännische Dokumentationspflichten. Du solltest zuverlässig, diskret im Umgang mit vertraulichen Geschäftsunterlagen und in der Lage sein, selbständig und strukturiert zu arbeiten.

Du zeichnest dich durch ausgeprägten Ordnungssinn und systematisches Denken aus. Deine Genauigkeit und dein Qualitätsbewusstsein sorgen für eine verlässliche Dokumentation und Ablage. Du besitzt ein gutes Zahlenverständnis und die Fähigkeit, kaufmännische Dokumente korrekt einzuordnen. Deine Kommunikationsfähigkeit unterstützt dich bei der Abstimmung mit verschiedenen Fachabteilungen. Du arbeitest selbständig, zielorientiert und bist in der Lage, Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck präzise zu arbeiten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Donnerstag von 9:00 bis 14:00 Uhr, insgesamt 20 Stunden pro Woche. Flexible Anpassung der Arbeitszeiten möglich.

Zusammenfassung:

Dir wird ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld mit einem attraktiven Stundenlohn von 17,10 Euro geboten. Du arbeitest in modernen Büroräumen mit ergonomischer Ausstattung und profitierst von einer kollegialen Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien. Dir stehen kostenlose Getränke und ein Mitarbeiterparkplatz zur Verfügung. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit zur Übernahme durch unseren Kunden mit zusätzlichen Benefits wie Mitarbeiterrabatten auf Handelsprodukte und der Option auf Stundenaufstockung. Du wirst Teil eines dynamischen Teams in einem wachsenden Handelsunternehmen mit regionaler Verwurzelung.