Teilzeit: Büroarchivkraft (m/w/d) in Mühlacker – 16,90 EUR/Std.

Jobbeschreibung

In Mühlacker unterstützt du ein mittelständisches Produktionsunternehmen bei der Neuorganisation seiner Geschäftsunterlagen. Du arbeitest in einem kleinen, engagierten Verwaltungsteam, das die Aktenhaltung modernisieren möchte. Dein Arbeitsplatz befindet sich in hellen Büroräumen mit guter technischer Ausstattung. Das familiäre Betriebsklima und die kurzen Entscheidungswege ermöglichen dir ein selbstständiges Arbeiten.

Branche: Handwerk & Produktion

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Büroassistenz mit Archivfokus

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Neustrukturierung und Pflege des Unternehmensarchivs nach einem einheitlichen System. Du sortierst bestehende Akten, erstellst eine logische Ablagestruktur und kennzeichnest die Ordner entsprechend. Neue Dokumente führst du nach dem entwickelten System dem Archiv zu und pflegst parallel eine Excel-basierte Übersicht über den Aktenbestand. Bei Anfragen aus den Fachabteilungen recherchierst du im Archiv und stellst benötigte Unterlagen zur Verfügung. Zudem kontrollierst du regelmäßig die Vollständigkeit des Archivs und mahnst fehlende Akten bei den entsprechenden Abteilungen an.

Neben der Archivarbeit unterstützt du bei allgemeinen Bürotätigkeiten wie der Postbearbeitung, einfachen Korrespondenzen und der Terminverwaltung. Du hilfst bei der Vorbereitung von Meetings, indem du relevante Unterlagen zusammenstellst und Besprechungsräume vorbereitest. Gelegentlich übernimmst du auch die Dateneingabe in das ERP-System und unterstützt bei der monatlichen Rechnungsablage. Bei Bedarf vertrittst du Kollegen am Empfang und nimmst Telefonanrufe entgegen.

Anforderungen:

Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Erste Erfahrungen im Bürobereich oder in der Aktenführung sind von Vorteil. Du solltest sicher mit MS Office (insbesondere Word und Excel) umgehen können. Grundlegende Kenntnisse in der Büroorganisation und im Dokumentenmanagement werden vorausgesetzt. Ein Verständnis für betriebliche Abläufe und die Bedeutung einer strukturierten Aktenhaltung ist wichtig. Erfahrung mit ERP-Systemen ist wünschenswert, aber nicht Bedingung.

Du zeichnest dich durch deine strukturierte, ordentliche Arbeitsweise und dein Organisationstalent aus. Deine Sorgfalt und Genauigkeit helfen dir, auch bei umfangreichen Aktenbeständen den Überblick zu behalten. Du arbeitest selbstständig und zuverlässig, auch bei Routinetätigkeiten. Deine kommunikativen Fähigkeiten unterstützen dich bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen. Du bist flexibel und serviceorientiert, wenn es um die Erfüllung von Rechercheanfragen geht. Zudem bringst du die Bereitschaft mit, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20-25 Stunden pro Woche, die flexibel auf 3-5 Tage verteilt werden können. Die Arbeitszeiten liegen zwischen 8:00 und 17:00 Uhr an Werktagen und werden individuell mit dir abgestimmt. Nach der Einarbeitung besteht die Möglichkeit, einen Teil der Arbeit im Home-Office zu erledigen, sofern die Aufgaben dies zulassen. Bei Bedarf kann der Stundenumfang langfristig erhöht werden.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit einem attraktiven Stundenlohn von 16,90 Euro in einem etablierten Unternehmen. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung und arbeitest in einem kollegialen Team mit flachen Hierarchien. Die flexible Arbeitszeitgestaltung ermöglicht dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Nach erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Möglichkeit einer direkten Übernahme durch unseren Kunden. Du profitierst von kurzen Entscheidungswegen und einem wertschätzenden Arbeitsklima in einem mittelständischen Betrieb.