Teilzeit: Büroarchivar (m/w/d) für Lemgo – 16,85 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Lemgo erwartet dich eine vielseitige Tätigkeit im Archivbereich eines traditionsreichen mittelständischen Unternehmens. Du bist verantwortlich für die Ordnung und Organisation des physischen und digitalen Firmenarchivs. In einem kleinen, engagierten Team sorgst du für die systematische Erfassung und Ablage von Geschäftsdokumenten und gewährleistest deren schnelle Auffindbarkeit. Diese Position bietet dir die Möglichkeit, in einem strukturierten Arbeitsumfeld mit gutem Betriebsklima zu arbeiten und deine organisatorischen Fähigkeiten einzubringen.

Branche: Bürowesen & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Aktenverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Als Büroarchivar/in in Lemgo sorgst du für die korrekte und systematische Einordnung und Ablage von Geschäftsdokumenten in physischer und digitaler Form. Du katalogisierst neu eingehende Akten nach festgelegten Systematiken und pflegst bestehende Ablagestrukturen. Die regelmäßige Überprüfung der Vollständigkeit von Aktenbeständen und die Organisation von Archivräumen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Papierakten und deren elektronischer Indexierung. Bei Anfragen recherchierst du gezielt im Archivbestand und stellst die benötigten Dokumente bereit. Zudem führst du ein präzises System zur Nachverfolgung ausgeliehener Akten.

Zusätzlich zu deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Erstellung und Aktualisierung von Archivierungsrichtlinien. Du hilfst bei der Überwachung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und organisierst die fachgerechte Entsorgung nicht mehr benötigter Dokumente. Die Inventarisierung von Archivbeständen und die Erstellung von Bestandsübersichten gehören ebenfalls zu deinen Nebenaufgaben. Bei Bedarf unterstützt du andere Abteilungen mit Rat und Tat bei Fragen zur korrekten Aktenführung und Dokumentenvorbereitung für die Archivierung. Zudem hilfst du bei der Organisation und Durchführung von Umzügen von Archivmaterial bei Raumwechseln oder Umstrukturierungen.

Anforderungen:

Für diese Position ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Bürobereich wünschenswert, jedoch nicht zwingend erforderlich. Du solltest Freude an präzisem und strukturiertem Arbeiten haben und ein Grundverständnis für Ablagesysteme mitbringen. Erfahrung im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, wird vorausgesetzt. Grundkenntnisse in der Arbeit mit Datenbanken sind von Vorteil. Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und hast ein gutes Auge für Details. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist selbstverständlich. Körperliche Belastbarkeit für gelegentliches Heben und Tragen von Aktenordnern solltest du mitbringen.

Für diese Position sind deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Ordnungssinn besonders wichtig. Du solltest über ein gutes Zahlen- und Buchstabenverständnis für die Arbeit mit Aktenzeichen und Registratursystemen verfügen. Die Fähigkeit, systematisch zu arbeiten und auch bei wiederkehrenden Aufgaben konzentriert zu bleiben, ist entscheidend. Grundlegende EDV-Kenntnisse und die Bereitschaft, dich in spezifische Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme einzuarbeiten, werden erwartet. Du solltest selbstständig arbeiten können und ein gutes Zeitmanagement haben. Teamfähigkeit und eine serviceorientierte Einstellung gegenüber internen Kunden runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

20-25 Stunden pro Woche, verteilt auf 3-4 Arbeitstage zwischen Montag und Freitag, Arbeitszeiten zwischen 8:00 und 16:00 Uhr nach Vereinbarung.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen mit familiärer Atmosphäre. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die bestehenden Archivierungssysteme und Abläufe. Der Arbeitsplatz ist ergonomisch gestaltet und mit der notwendigen Technik ausgestattet. Die flexiblen Arbeitszeiten ermöglichen dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Neben der fairen Vergütung bieten wir Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie betriebliche Sonderleistungen. Ein kollegiales Team und kurze Entscheidungswege sorgen für ein angenehmes Arbeitsklima. Als Vermittlungsagentur CALUMA stehen wir dir während des gesamten Bewerbungsprozesses mit Rat und Tat zur Seite.