Teilzeit: Büroarchivar (m/w/d) für Bornheim – 17,30 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Büroarchivar in Bornheim unterstützt du einen unserer Kunden aus dem Großhandel bei der systematischen Organisation und Verwaltung von Geschäftsunterlagen. In dieser Position bist du Teil eines Teams, das für die effiziente Dokumentenverwaltung und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verantwortlich ist.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Erfassung und systematische Ablage von Bestellunterlagen, Lieferscheinen, Rechnungen und weiteren Geschäftsdokumenten nach einem vorgegebenen System. Du pflegst und aktualisierst das physische und digitale Archiv und unterstützt bei der Digitalisierung wichtiger Papierdokumente. Bei Anfragen aus der Buchhaltung oder anderen Abteilungen recherchierst du gezielt in den Beständen und stellst die benötigten Unterlagen bereit. Die regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung der Ablagestrukturen sowie die Überwachung von Aufbewahrungsfristen gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Neben deinen Kernaufgaben hilfst du bei der Optimierung der Archivierungsprozesse und bei der Entwicklung von Vorschlägen zur Verbesserung der Dokumentenverwaltung. Du unterstützt bei der regelmäßigen Inventur der Archivbestände und bei der Vorbereitung von Dokumenten für die fachgerechte Entsorgung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Gelegentlich übernimmst du auch administrative Unterstützungsaufgaben wie die Vorbereitung von Unterlagen für Wirtschaftsprüfungen oder die Erstellung einfacher Statistiken über den Archivbestand.

Anforderungen:

Für diese Position sind gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und idealerweise mit einfachen Datenbanken, erforderlich. Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich ist von Vorteil, aber nicht Bedingung. Grundkenntnisse in der Handelsbranche und im Umgang mit typischen Geschäftsdokumenten sind wünschenswert. Wichtig sind ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Genauigkeit, ein Verständnis für Ordnung und Struktur sowie die Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten.

Du zeichnest dich durch eine systematische Arbeitsweise und ein gutes Organisationstalent aus. Deine Genauigkeit und dein Blick fürs Detail helfen dir bei der präzisen Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. Du verfügst über ein gutes Verständnis für Ordnungsprinzipien und kannst logische Ablagestrukturen entwickeln und anwenden. Deine Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit unterstützen dich bei der Bearbeitung von Anfragen und bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen. Deine Belastbarkeit und deine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, helfen dir bei der termingerechten Erledigung deiner Aufgaben.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 25 Stunden pro Woche, die auf 5 Vormittage (Montag bis Freitag von 8:00 bis 13:00 Uhr) verteilt werden. Diese regelmäßigen Arbeitszeiten sind wichtig, um die kontinuierliche Bearbeitung eingehender Dokumente zu gewährleisten. In Ausnahmefällen, etwa zum Jahresabschluss oder bei Inventuren, kann eine flexible Anpassung der Arbeitszeiten nach Absprache erfolgen.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Anstellung mit einer fairen Vergütung von 17,30 Euro pro Stunde. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die spezifischen Systeme und Prozesse des Unternehmens sowie in die Besonderheiten der Handelsdokumentation. Du arbeitest in einem freundlichen Team und einem gut organisierten Arbeitsumfeld. Die regelmäßigen Vormittagsarbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance und sind besonders familienfreundlich. Zu den weiteren Benefits zählen kostenfreie Parkplätze, Mitarbeiterrabatte auf das Produktsortiment des Unternehmens und die Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung.