Teilzeit: Büro- und Archivassistenz (m/w/d) Pinneberg – 19,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Pinneberg unterstützt du ein expandierendes Dienstleistungsunternehmen bei der Organisation und Verwaltung des Unternehmensarchivs. Du arbeitest in modernen Büroräumen und bist Teil eines freundlichen Teams. Deine Hauptaufgabe besteht darin, ein effizientes und übersichtliches Archivierungssystem zu pflegen und weiterzuentwickeln. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kollegen, die archivierte Dokumente benötigen, und trägst somit wesentlich zur Effizienz des Unternehmens bei. Die Position vereint klassische Archivierungsaufgaben mit modernen digitalen Prozessen und bietet dir einen vielseitigen Arbeitsalltag.

Branche: Dienstleistung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Büroassistenz

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Verwaltung und Organisation des physischen und digitalen Archivs, die Entwicklung und Optimierung von Archivierungsprozessen, die Digitalisierung von Papierdokumenten nach Priorität, die Indexierung und Verschlagwortung von Dokumenten für die digitale Suche, die Recherche und Bereitstellung von Archivmaterial auf Anfrage, die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Organisation der fachgerechten Entsorgung sowie die Unterstützung verschiedener Abteilungen bei der korrekten Dokumentenablage.

Neben den Hauptaufgaben gehören zu deinen Nebenaufgaben die Erstellung von regelmäßigen Berichten über den Archivbestand, die Mitarbeit bei der Entwicklung von Richtlinien zur Dokumentenverwaltung, die Unterstützung bei der Einführung neuer Dokumentenmanagement-Software, die Organisation und Durchführung von Archivbestandsaufnahmen, die Koordination mit externen Dienstleistern für Aktenvernichtung, die Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten in arbeitsintensiven Phasen sowie die gelegentliche Beratung von Kollegen zu Archivierungsthemen.

Anforderungen:

Für diese Position wünschen wir uns idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Bereich Büroorganisation. Auch Quereinsteiger mit relevanter Berufserfahrung im Bereich Archivierung oder Dokumentenmanagement sind willkommen. Du solltest über gute MS-Office-Kenntnisse verfügen, insbesondere in Excel und Outlook. Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Wichtig sind uns deine Zuverlässigkeit, dein Organisationstalent und deine Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten.

Folgende Fähigkeiten zeichnen dich aus: Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise, sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere MS Office, Erfahrung im Umgang mit Datenbanken oder digitalen Archivierungssystemen, Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit, hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt, gute Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Kollegen verschiedener Abteilungen, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten sowie eine proaktive und lösungsorientierte Einstellung.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 25 Stunden pro Woche, verteilt auf 5 Tage (Montag bis Freitag) mit jeweils 5 Stunden. Die Kernarbeitszeit liegt zwischen 9:00 und 15:00 Uhr, die genaue Verteilung ist nach Absprache flexibel gestaltbar.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine attraktive Vergütung von 19,50 € pro Stunde, einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit langfristiger Perspektive, flexible Arbeitszeiten nach Absprache, 25 Tage Urlaub pro Jahr (bei 5-Tage-Woche), regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung, ein modernes Arbeitsumfeld mit aktueller technischer Ausstattung, eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Team, kostenlose Getränke am Arbeitsplatz, Firmenparkplätze oder gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel sowie die Teilnahme an Firmenevents und Betriebsfeiern.