Teilzeit: Archivorganisator (m/w/d) in Kaufbeuren – 18,25 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Kaufbeuren unterstützt du ein mittelständisches Unternehmen bei der Neustrukturierung seines gesamten Archivwesens. Der Arbeitsplatz ist in einem hellen, freundlichen Büro mit direktem Zugang zu den Archivräumen eingerichtet. Das kleine Team arbeitet eng zusammen und legt großen Wert auf gegenseitige Unterstützung. Die Arbeitsatmosphäre ist geprägt von Aufbruchstimmung und dem gemeinsamen Ziel, ein modernes, effizientes Archivierungssystem zu etablieren.

Branche: Bürodienstleistungen

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Bürokraft

Aufgaben:

Als Archivorganisator übernimmst du eine Schlüsselrolle bei der Umstrukturierung des Unternehmensarchivs. Du analysierst bestehende Ablagestrukturen, entwickelst neue Archivierungskonzepte und implementierst diese in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen. Du erstellst Richtlinien für die Dokumentenverwaltung, führst Schulungen für Mitarbeiter durch und überwachst die Einhaltung der neuen Standards. Die Einführung eines teildigitalen Archivierungssystems mit der Erfassung und Kategorisierung wichtiger Dokumente gehört ebenfalls zu deinen Kernaufgaben.

Neben deinen Hauptaufgaben berätst du die Geschäftsleitung zu rechtlichen Anforderungen an die Aktenaufbewahrung und entwickelst entsprechende Compliance-Konzepte. Du koordinierst Umzugs- und Reorganisationsprojekte im Archivbereich und überwachst die Einhaltung von Fristen für die Dokumentenaufbewahrung und -vernichtung. Bei der Auswahl und Implementierung neuer Archivierungssoftware bringst du deine fachliche Expertise ein und schulst anschließend die Nutzer. Gelegentlich erstellst du auch Auswertungen und Statistiken zum Archivbestand.

Anforderungen:

Für diese Position ist idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation oder Dokumentenmanagement wünschenswert. Du solltest gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office haben und dich schnell in neue Softwaresysteme einarbeiten können. Ein grundlegendes Verständnis für Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und Archivierungsstandards wird vorausgesetzt. Wichtig sind zudem Organisationstalent, strukturiertes Denken und die Fähigkeit, komplexe Ablagesysteme zu entwickeln und umzusetzen.

Du zeichnest dich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise aus. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir, bestehende Prozesse zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Du bist kommunikationsstark und kannst deine Konzepte überzeugend präsentieren und vermitteln. Selbstständiges Arbeiten, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Projekte von der Planung bis zur Umsetzung zu begleiten, zeichnen dich aus. Du verfügst über ein hohes Maß an Sorgfalt und Genauigkeit, gerade beim Umgang mit wichtigen Unterlagen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 25-30 Stunden pro Woche, flexible Einteilung nach Absprache

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine verantwortungsvolle Position mit einer attraktiven Vergütung von 18,25 € pro Stunde. Die Teilzeittätigkeit lässt sich gut mit persönlichen Verpflichtungen vereinbaren, wobei die genaue Stundenverteilung nach Absprache festgelegt wird. Du erhältst einen zunächst auf ein Jahr befristeten Vertrag mit guter Aussicht auf Verlängerung. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit zur Teilnahme an Schulungen im Bereich Dokumentenmanagement und Archivwesen. Ein moderner Arbeitsplatz, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen, runden unser Angebot ab.