Teilzeit: Archivhelfer (m/w/d) für Mülheim an der Ruhr – 17,30 €/h

Jobbeschreibung

In Mülheim an der Ruhr unterstützt du einen Energieversorger bei der Neuorganisation und Pflege seines umfangreichen Unternehmensarchivs. Du arbeitest in einem engagierten Team, das sowohl historische Firmendokumente als auch aktuelle Geschäftsunterlagen betreut. Dein Arbeitsplatz befindet sich in renovierten Räumlichkeiten mit moderner technischer Ausstattung und bietet dir eine angenehme Arbeitsumgebung. Die zentrale Lage im Ruhrgebiet macht den Arbeitsort gut erreichbar.

Branche: Energie & Versorgung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Wirtschaftsarchivar

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die systematische Erfassung, Sortierung und Archivierung von Geschäftsdokumenten der Energiebranche. Du katalogisierst Vertragsunterlagen, technische Dokumentationen und Geschäftskorrespondenz nach einem vorgegebenen Ordnungssystem und führst sie dem physischen und digitalen Archiv zu. Bei Anfragen aus den Fachabteilungen recherchierst du im Archivbestand und stellst benötigte Unterlagen zeitnah zur Verfügung. Du kontrollierst zurückgegebene Akten auf Vollständigkeit und pflegst die Archivdatenbank. Zudem überwachst du die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumententypen.

Neben deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der schrittweisen Digitalisierung älterer Archivbestände. Du bereitest Dokumente für den Scanprozess vor und sorgst für die korrekte Indexierung im digitalen Archiv. In regelmäßigen Abständen erstellst du Inventurlisten und führst Bestandskontrollen durch. Bei Bedarf hilfst du bei der Aussonderung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und bereitest die fachgerechte Entsorgung vertraulicher Unterlagen vor. Gelegentlich unterstützt du auch bei der Zusammenstellung historischer Firmendokumente für Ausstellungen oder Jubiläumsfeiern.

Anforderungen:

Du verfügst idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich. Grundkenntnisse im Dokumentenmanagement und in der Archivierung sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Du solltest sicher mit MS Office (insbesondere Excel) umgehen können und grundlegende Kenntnisse in der Datenbanknutzung haben. Ein Verständnis für die Bedeutung einer strukturierten Aktenführung wird vorausgesetzt. Erste Erfahrungen in der Energiebranche sind wünschenswert, aber nicht Bedingung. Die Bereitschaft, dich in branchenspezifische Besonderheiten einzuarbeiten, wird erwartet.

Du zeichnest dich durch deine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und dein Ordnungsdenken aus. Deine Genauigkeit und dein Blick für Details helfen dir bei der korrekten Einordnung und Katalogisierung von Dokumenten. Du arbeitest selbstständig und zuverlässig, auch bei Routinetätigkeiten. Deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensunterlagen ist selbstverständlich. Du bist serviceorientiert und kommunikativ im Umgang mit Anfragen aus verschiedenen Abteilungen. Zudem bist du körperlich in der Lage, gelegentlich auch schwerere Aktenordner zu bewegen.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20-30 Stunden pro Woche, die flexibel auf 3-5 Tage verteilt werden können. Die Arbeitszeiten liegen zwischen 8:00 und 16:00 Uhr an Werktagen. Eine Kernarbeitszeit von 10:00 bis 14:00 Uhr sollte nach Möglichkeit abgedeckt werden. In Stoßzeiten oder bei speziellen Projekten kann es gelegentlich zu Mehrarbeit kommen, die durch Freizeit ausgeglichen wird.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz mit einem attraktiven Stundenlohn von 17,30 Euro in einem etablierten Energieunternehmen. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung und die Möglichkeit, dich im Bereich Dokumentenmanagement weiterzuentwickeln. Die flexiblen Arbeitszeiten ermöglichen dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Nach erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Option auf Übernahme durch unseren Kunden oder die Aufstockung des Stundenumfangs. Du profitierst von einem kollegialen Arbeitsklima in einem Unternehmen mit regionaler Verankerung.