Teilzeit: Archivassistent (m/w/d) in Flensburg – 16,40 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Archivassistent in Flensburg erwartet dich eine vielseitige Unterstützungstätigkeit im Dokumentenmanagement eines mittelständischen Unternehmens nahe der dänischen Grenze. Du hilfst bei der Organisation und Pflege des Unternehmensarchivs und unterstützt das Team bei der täglichen Archivarbeit. In dieser Position lernst du grundlegende Archivierungstechniken kennen und hilfst dabei, wichtige Unternehmensunterlagen systematisch zu erfassen und zugänglich zu halten. Du arbeitest in einem freundlichen Team und erhältst eine strukturierte Einarbeitung in die Archivierungsabläufe.

Branche: Bürodienstleistungen

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Büroassistent (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe besteht in der Unterstützung bei der Sortierung und Ablage von Geschäftsunterlagen nach vorgegebenen Ablagesystemen. Du hilfst bei der Erfassung neuer Dokumente, beschriftest Aktenordner und sortierst diese in die entsprechenden Archivbereiche ein. Du unterstützt bei der Suche nach archivierten Dokumenten auf Anfrage verschiedener Abteilungen und hilfst bei der Rückführung ausgeliehener Unterlagen ins Archiv. Regelmäßig packst du bei der Überprüfung der Archivbestände mit an und hilfst dabei, Ordnung und Übersicht zu wahren.

Neben den Hauptaufgaben unterstützt du bei der Digitalisierung von Papierdokumenten, indem du Unterlagen scannst und im digitalen Ablagesystem erfasst. Du hilfst bei der Aussonderung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und bereitest diese für die datenschutzkonforme Vernichtung vor. Gelegentlich übernimmst du einfache administrative Tätigkeiten wie das Kopieren wichtiger Unterlagen oder die Erstellung einfacher Listen zum Archivbestand. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Neuorganisation von Archivbereichen oder beim Umräumen von Aktenbeständen bei Platzveränderungen. In der Urlaubszeit deiner Kollegen übernimmst du auch die Entgegennahme und Vorsortierung eingehender Akten.

Anforderungen:

Für diese Position ist keine spezifische Ausbildung erforderlich. Du solltest jedoch über grundlegende PC-Kenntnisse verfügen und mit den gängigen MS Office-Anwendungen umgehen können. Eine sorgfältige und ordentliche Arbeitsweise ist wichtig, ebenso wie ein gutes Verständnis für alphabetische und numerische Ordnungssysteme. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Grundkenntnisse in Dänisch sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Du solltest körperlich in der Lage sein, gelegentlich Aktenordner zu heben und zu transportieren. Erste Erfahrungen im Büroumfeld sind wünschenswert, aber keine Bedingung.

Du zeichnest dich durch Zuverlässigkeit und Sorgfalt aus. Dein Ordnungssinn und deine methodische Arbeitsweise helfen dir bei der systematischen Archivierung von Dokumenten. Du arbeitest gewissenhaft und genau, auch bei Routineaufgaben. Du bist körperlich belastbar und scheust dich nicht vor praktischen Tätigkeiten wie dem Einräumen von Ordnern oder leichten Transportarbeiten innerhalb des Archivs. Du kannst dich gut an Vorgaben halten und arbeitest sowohl selbstständig als auch im Team gut. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen ist für dich selbstverständlich. Du bringst Lernbereitschaft mit und bist offen für die Einarbeitung in neue Ablagesysteme.

Arbeitszeiten:

Montag bis Donnerstag von 9:00 bis 14:00 Uhr, Teilzeit (20 Stunden/Woche)

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Teilzeitjob mit regelmäßigen Vormittagsarbeitszeiten ohne Wochenendarbeit in Flensburg geboten. Du erhältst eine faire Vergütung von 16,40 € pro Stunde sowie 25 Tage Jahresurlaub (bezogen auf die Teilzeitstelle). Dich erwartet ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem modernen Bürogebäude mit guter Verkehrsanbindung. Du wirst gründlich eingearbeitet und erhältst kontinuierliche Unterstützung durch erfahrene Kollegen. Deine Tätigkeit bietet einen guten Einstieg in den Bereich Büroorganisation und Dokumentenmanagement mit der Möglichkeit, deine Kenntnisse schrittweise zu erweitern. Bei Interesse besteht nach erfolgreicher Einarbeitung die Option auf Stundenaufstockung und Übernahme weiterer Verantwortungsbereiche.