Teilzeit: Archivassistent (m/w/d) für Borken – 16,80 € / Stunde

Jobbeschreibung

Als Archivassistent in Borken unterstützt du einen unserer Kunden aus dem öffentlichen Sektor bei der strukturierten Verwaltung von Verwaltungsakten und behördlichen Dokumenten. In dieser Position arbeitest du in einem kleinen Team, das für die ordnungsgemäße Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verantwortlich ist.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivhilfskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Unterstützung bei der Erfassung und Einordnung von Verwaltungsdokumenten nach vorgegebenen Kriterien. Du hilfst bei der Anlage und Pflege von Akten gemäß dem behördlichen Aktenplan und unterstützt bei der Digitalisierung ausgewählter Dokumente. Bei Anfragen aus verschiedenen Abteilungen recherchierst du im Archiv und stellst die benötigten Unterlagen bereit. Die regelmäßige Kontrolle der ordnungsgemäßen Rückgabe und Wiederablage von Akten gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Ergänzend zu deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der regelmäßigen Durchsicht des Archivs zur Identifikation von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Du hilfst bei der Vorbereitung dieser Dokumente zur fachgerechten Aussonderung und bei der Aktualisierung der Archivdatenbank. Gelegentlich packst du auch bei Umräumarbeiten im Archiv mit an und unterstützt bei der Beschriftung und Etikettierung von Aktenordnern und Archivboxen. Bei Bedarf hilfst du auch bei der Vorbereitung von Unterlagen für Prüfungen oder Inspektionen und bei der Erstellung einfacher Statistiken über den Archivbestand.

Anforderungen:

Für diese Position sind gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie grundlegende PC-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office und einfachen Datenbanken, erforderlich. Ein Verständnis für Verwaltungsstrukturen und behördliche Abläufe ist von Vorteil, aber nicht Bedingung. Wichtig sind ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Sorgfalt, ein Verständnis für Ordnung und Vertraulichkeit sowie die Fähigkeit, nach Anweisung genau zu arbeiten.

Du zeichnest dich durch Genauigkeit und Geduld auch bei Routineaufgaben aus. Deine Fähigkeit, konzentriert und strukturiert zu arbeiten, hilft dir bei der präzisen Erfüllung deiner Aufgaben. Du verfügst über ein gutes Verständnis für Ordnungssysteme und kannst systematisch mit Aktenzeichen und Registraturen umgehen. Deine Serviceorientierung unterstützt dich bei der freundlichen und kompetenten Bearbeitung von Anfragen. Deine körperliche Belastbarkeit für gelegentliches Heben und Tragen von Aktenordnern ist ebenso wichtig wie deine Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20 Stunden pro Woche, die auf 4 Vormittage (Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 13:00 Uhr) verteilt werden. Diese regelmäßigen Arbeitszeiten sind wichtig, um eine kontinuierliche Betreuung des Archivs zu gewährleisten. Bei Bedarf, etwa bei größeren Archivierungsprojekten, kann eine flexible Anpassung der Arbeitszeiten nach Absprache erfolgen.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine unbefristete Anstellung mit einer fairen Vergütung von 16,80 Euro pro Stunde. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die spezifischen Systeme und Prozesse sowie in die behördlichen Besonderheiten der Aktenführung. Du arbeitest in einem freundlichen Team und einem gut organisierten Arbeitsumfeld. Die regelmäßigen Vormittagsarbeitszeiten ermöglichen eine gute Vereinbarkeit mit familiären Verpflichtungen. Zu den weiteren Vorteilen zählen sichere Beschäftigungsbedingungen im öffentlichen Sektor, kostenfreie Parkplätze und die Möglichkeit, bei Interesse und entsprechender Eignung den Stundenumfang zu erhöhen.