Teilzeit: Archivassistent (m/w/d) für Bad Vilbel – 16,90 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Bad Vilbel wirst du als Archivassistent in einem mittelständischen Unternehmen tätig sein, das großen Wert auf strukturierte Dokumentation legt. Du arbeitest in einem gut organisierten Archiv, das sowohl physische als auch digitale Dokumente umfasst. Deine Hauptaufgabe ist die Unterstützung bei der täglichen Verwaltung und Organisation der Unternehmensunterlagen. Du wirst in einem kleinen Team arbeiten und direkt mit verschiedenen Fachabteilungen kommunizieren, um deren Archivierungsanforderungen umzusetzen. Deine Tätigkeit trägt wesentlich zur Informationsordnung im Unternehmen bei.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivhilfskraft

Aufgaben:

Als Archivassistent übernimmst du die Entgegennahme und Registrierung neuer Dokumente und Akten, sortierst und kategorisierst Unterlagen nach vorgegebenen Ordnungssystemen und legst neue Akten physisch und digital an. Du pflegst das bestehende Archivierungssystem, unterstützt bei der Digitalisierung von Papierdokumenten durch Scannen und bereitest Dokumente für die langfristige Archivierung vor (Entfernen von Metallteilen, geeignete Verpackung). Auch die Durchführung einfacher Recherchen im Archiv auf Anfrage von Mitarbeitern, die Ausleihe und Rücknahme von Archivgut und die Überwachung der Aufbewahrungsfristen gehören zu deinen Aufgaben.

Neben deinen Hauptaufgaben hilfst du bei der Überwachung der Lagerungsbedingungen für empfindliche Dokumente, unterstützt bei der Inventur des Archivbestands und führst einfache Statistiken zur Archivnutzung. Du wirkst bei der Aktualisierung der Archivierungsrichtlinien mit, hilfst bei der Kennzeichnung und Etikettierung von Archivboxen und Ordnern und unterstützt gelegentlich bei Umzugs- oder Reorganisationsprojekten des Archivs. Bei Bedarf hilfst du auch bei administrativen Aufgaben wie dem Bestellwesen für Archivmaterialien.

Anforderungen:

Für diese Position sind keine speziellen Ausbildungsanforderungen gestellt. Vorteilhaft sind jedoch Erfahrungen im Büro- oder Verwaltungsbereich. Du solltest ein gutes Ordnungsverständnis mitbringen und Freude an strukturierter Arbeit haben. Grundlegende PC-Kenntnisse, insbesondere in MS Office, sind erforderlich. Die Fähigkeit, genau und sorgfältig zu arbeiten, ist wichtig. Du solltest in der Lage sein, selbstständig nach Anweisung zu arbeiten und körperlich fit genug sein, um gelegentlich Aktenordner zu heben und zu transportieren. Diskretion im Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten wird vorausgesetzt.

Zu deinen persönlichen Stärken sollten Genauigkeit und Zuverlässigkeit gehören. Du arbeitest ordentlich und strukturiert, kannst gut mit Ablagesystemen umgehen und bringst ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein mit. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, auch bei größeren Dokumentenmengen den Überblick zu behalten. Du kommunizierst klar und höflich, bist teamfähig, aber auch in der Lage, eigenständig zu arbeiten. Deine Lernbereitschaft ermöglicht es dir, dich schnell in verschiedene Archivierungssysteme einzuarbeiten. Eine geduldige und methodische Herangehensweise an Aufgaben rundet dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20-25 Stunden pro Woche, die auf 3-4 Arbeitstage verteilt werden können. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel zwischen 9:00 und 16:00 Uhr und sind nach Absprache flexibel gestaltbar. In besonderen Projekten, wie größeren Archivierungsvorhaben oder bei Umzügen, kann eine temporäre Aufstockung der Stunden erforderlich sein. Eine regelmäßige Anwesenheit an bestimmten Wochentagen ist wünschenswert, um eine kontinuierliche Bearbeitung der Archivaufgaben zu gewährleisten.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine faire Vergütung von 16,90 € pro Stunde sowie einen sicheren Arbeitsplatz in einem stabilen Unternehmen. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in alle Archivprozesse und arbeitest in einem freundlichen Team mit flachen Hierarchien. Deine Arbeitszeiten sind flexibel gestaltbar und gut mit privaten Verpflichtungen vereinbar. Du bekommst regelmäßiges Feedback zu deiner Arbeit und die Möglichkeit, eigene Ideen zur Verbesserung der Archivorganisation einzubringen. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, den Stundenumfang zu erhöhen oder zusätzliche Verantwortungsbereiche zu übernehmen. Zusätzlich bieten wir betriebliche Gesundheitsförderung und regelmäßige Teamevents.