Teilzeit: Archiv- und Dokumentationskraft (m/w/d) für Ravensburg – 17,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Ravensburg unterstützt du ein renommiertes mittelständisches Unternehmen bei der Verwaltung und Pflege seines umfangreichen Firmenarchivs. Du arbeitest in einem kleinen, engagierten Team und bist mitverantwortlich für die strukturierte Archivierung wichtiger Unternehmensunterlagen. Dein Arbeitsplatz befindet sich teils in modernen Büroräumen, teils in den gut organisierten Archivräumen des Unternehmens. Deine Tätigkeit ist vielseitig und verbindet traditionelle Archivarbeit mit digitalen Dokumentationsmethoden. Du spielst eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung, dass alle relevanten Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt und bei Bedarf schnell auffindbar sind, was zur Effizienz des Unternehmens beiträgt.

Branche: Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivkraft

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören die systematische Erfassung und Archivierung von Geschäftsunterlagen nach festgelegten Richtlinien, die Digitalisierung ausgewählter Dokumente mit professionellen Scannern, die Verschlagwortung und Indexierung von Dokumenten für die effiziente Suche, die Pflege und Aktualisierung des physischen und digitalen Archivs, die Recherche und Bereitstellung archivierter Unterlagen auf Anfrage, die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und Organisation der fachgerechten Entsorgung sowie die Unterstützung bei der Optimierung der Archivierungsprozesse.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du folgende Nebenaufgaben: Unterstützung bei der Inventur des Archivbestands, Beratung von Kollegen bei Fragen zur korrekten Dokumentenablage, Mithilfe bei der Erstellung von Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung, Organisation und Optimierung der Lagerkapazitäten im Archiv, Pflege von Übersichtslisten und Datenbanken zum Archivbestand, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für Spezialaufgaben (z.B. Aktenvernichtung) sowie gelegentliche Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten.

Anforderungen:

Für diese Position ist keine spezifische Ausbildung erforderlich, jedoch sind folgende Eigenschaften wichtig: Erfahrung im Bereich Büroorganisation oder Archivierung von Vorteil, gute PC-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Excel), sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, ein gutes Verständnis für Ordnungssysteme, grundlegendes Wissen über Datenschutz und Aufbewahrungsfristen, Zuverlässigkeit und Genauigkeit sowie die Bereitschaft, sich in spezifische Archivierungssysteme einzuarbeiten.

Für diese Tätigkeit solltest du folgende Fähigkeiten mitbringen: Ausgeprägten Sinn für Ordnung und Systematik, sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Erfahrung im Umgang mit Datenbanken von Vorteil, methodisches und strukturiertes Arbeiten, Genauigkeit und Liebe zum Detail, selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten, körperliche Fitness für gelegentliches Heben von Aktenordnern sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensdaten.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 20 Stunden pro Woche, vorzugsweise verteilt auf 5 Vormittage (Montag bis Freitag) von 8:00 bis 12:00 Uhr. Nach Einarbeitung sind auch andere Arbeitszeitmodelle nach Absprache möglich.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine faire Vergütung von 17,50 € pro Stunde, einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach erfolgreicher Probezeit, 25 Tage Urlaub pro Jahr (bei 5-Tage-Woche), flexible Arbeitszeiten nach Absprache, eine gründliche Einarbeitung in alle relevanten Tätigkeiten, ein angenehmes Arbeitsklima in einem kollegialen Team, kostenlose Getränke am Arbeitsplatz, gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten sowie die Möglichkeit zur Teilnahme an Betriebsveranstaltungen und Firmenfeiern.