Teilzeit: Aktenverwaltungsassistent (m/w/d) in Heinsberg – 16,60 €/Stunde

Jobbeschreibung

Als Aktenverwaltungsassistent in Heinsberg unterstützt du eine Einrichtung der öffentlichen Verwaltung bei der Organisation und Pflege ihrer umfangreichen Aktenbestände. CALUMA vermittelt dich an einen zuverlässigen Arbeitgeber, der Wert auf eine strukturierte Verwaltung seiner Dokumente legt. Du arbeitest in einem etablierten Team und hilfst dabei, die effiziente Ablage und Zugänglichkeit wichtiger Verwaltungsunterlagen sicherzustellen.

Branche: Öffentliche Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshelfer (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben zählen die Sortierung und Ablage von Verwaltungsakten nach dem behördlichen Aktenplan, die Registrierung und Erfassung neuer Vorgänge in der Aktendatenbank sowie die Vorbereitung von Akten für die Digitalisierung. Du kontrollierst die Vollständigkeit von Akten, führst einfache Recherchen im Aktenbestand durch und stellst benötigte Unterlagen für Sachbearbeiter zusammen. Die Überwachung von Aufbewahrungsfristen, die Vorbereitung von Akten zur Aussonderung und die Unterstützung bei der Aktenvernichtung gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Neben deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Aktualisierung des Aktenplans, hilfst bei der räumlichen Organisation des Aktenlagers und wirkst bei Inventuren des Aktenbestandes mit. Du übernimmst einfache administrative Tätigkeiten wie das Erstellen von Aktenlisten, hilfst bei der Vorbereitung von Akten für externe Prüfungen und unterstützt bei der Dokumentation von Aktenausleihen und -rückgaben. Bei Bedarf hilfst du auch bei einfachen Statistiken zum Aktenbestand und bei der Erstellung von Berichten.

Anforderungen:

Für diese Position ist keine spezifische Verwaltungsausbildung erforderlich. Erste Erfahrungen im Bürobereich oder Interesse an Verwaltungstätigkeiten sind vorteilhaft. Du solltest über grundlegende PC-Kenntnisse (MS Office) verfügen und Freude an systematischer, ordnender Tätigkeit haben. Wichtig sind uns deine Zuverlässigkeit, Sorgfalt und die Bereitschaft, dich in Verwaltungsstrukturen einzuarbeiten. Diskretion im Umgang mit behördlichen Dokumenten wird vorausgesetzt.

Du arbeitest strukturiert und methodisch und behältst auch bei umfangreichen Aktenbeständen den Überblick. Deine Genauigkeit und Sorgfalt stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt abgelegt werden. Du bist zuverlässig und gewissenhaft im Umgang mit vertraulichen Informationen. Deine Geduld und Ausdauer helfen dir bei wiederkehrenden Ordnungsaufgaben. Du kommunizierst klar und verständlich und arbeitest gerne im Team. Deine körperliche Belastbarkeit unterstützt dich beim gelegentlichen Heben und Tragen von Aktenordnern.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 20 Stunden pro Woche, vormittags zwischen 8:00 und 12:00 Uhr

Zusammenfassung:

Als Aktenverwaltungsassistent in Heinsberg bieten wir dir einen sicheren Teilzeitjob mit fairem Stundenlohn (16,60 €) und familienfreundlichen Arbeitszeiten am Vormittag. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem krisensicheren Bereich der öffentlichen Verwaltung. Die gründliche Einarbeitung und klare Strukturen erleichtern dir den Einstieg. Der Arbeitsplatz ist zentral in Heinsberg gelegen und gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar. Du profitierst von einem kollegialen Arbeitsumfeld mit angenehmer Atmosphäre und geregelten Arbeitsabläufen. Zudem erhältst du Einblicke in Verwaltungsstrukturen, die für viele Bereiche des Berufslebens wertvoll sind.