Teilzeit: Aktenverwaltungsassistent (m/w/d) für Brühl – 17,90 €/Stunde

Jobbeschreibung

Du unterstützt eine bekannte Behörde in Brühl bei der Organisation und Verwaltung des umfangreichen Aktenarchivs. In einem strukturierten Arbeitsumfeld sorgst du für Ordnung und Übersicht im Archivbereich. Du arbeitest in einem engagierten Team, das für die zuverlässige Dokumentenverwaltung verantwortlich ist. Der Arbeitsplatz befindet sich in einem historischen Gebäude mit moderner Innenausstattung im Zentrum von Brühl.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivhilfe (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Annahme, Erfassung und systematische Ablage von Akten und Dokumenten. Du führst Eingangsprüfungen der zu archivierenden Unterlagen durch und erfasst diese im Archivverwaltungssystem. Die Pflege und Aktualisierung des Aktenplans sowie die Bearbeitung von Anfragen zur Dokumentenrecherche gehören zu deinem täglichen Aufgabenbereich. Du überwachst die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und bereitest Akten für die Aussonderung vor.

Als Nebenaufgaben unterstützt du bei der Inventarisierung des Archivbestandes und der Erstellung von Bestandsübersichten. Du hilfst bei der Umsetzung von Maßnahmen zum Erhalt und zur Konservierung wichtiger Dokumente. Die Mithilfe bei der Optimierung der Lagerkapazitäten und gelegentliche administrative Tätigkeiten wie die Erstellung von Statistiken über Archivnutzung fallen ebenfalls in deinen Zuständigkeitsbereich. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Digitalisierung ausgewählter Aktenbestände.

Anforderungen:

Du solltest über grundlegende Büroerfahrung verfügen und sicher im Umgang mit MS Office sein. Ein Verständnis für Ordnungssysteme und Freude an systematischem Arbeiten werden vorausgesetzt. Sorgfalt, Genauigkeit und Zuverlässigkeit sind unerlässlich für diese Position. Du solltest körperlich in der Lage sein, gelegentlich Aktenordner zu heben und zu transportieren. Ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen und ein Bewusstsein für Datenschutz werden erwartet.

Du zeichnest dich durch deine Ordnungsliebe und deinen Sinn für Systematik aus. Du arbeitest sorgfältig und genau, auch bei Routinetätigkeiten. Deine zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise macht dich zu einem wichtigen Teammitglied. Du verfügst über ein gutes Gedächtnis für Ablagesysteme und kannst Informationen schnell einordnen. Deine Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten ist selbstverständlich. Du behältst auch bei umfangreichen Archivbeständen den Überblick und arbeitest strukturiert und methodisch.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 20-25 Stunden/Woche, vormittags bevorzugt

Zusammenfassung:

Dir wird ein sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit planbaren Arbeitszeiten geboten. Du erhältst eine attraktive Vergütung von 17,90 € pro Stunde. Eine gründliche Einarbeitung in die Archivierungssysteme und behördlichen Abläufe ist selbstverständlich. Du profitierst von einer angenehmen Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Team. Die Arbeitszeiten sind familienfreundlich gestaltet ohne Wochenend- oder Feiertagsarbeit. Zusätzliche Benefits umfassen gute Verkehrsanbindung, kostenlose Parkplätze und die Möglichkeit zur fachlichen Weiterbildung.