Teilzeit: Aktenverwalter (m/w/d) für Stadtverwaltungen in Griesheim – 17,25 €/Stunde

Jobbeschreibung

In Griesheim unterstützt du städtische Einrichtungen und kommunale Verwaltungen bei der Organisation und Pflege ihrer Aktenbestände. Du arbeitest in Archivräumen von Behörden und öffentlichen Einrichtungen und sorgst für die systematische Verwaltung amtlicher Dokumente. Dein Arbeitsplatz befindet sich in Verwaltungsgebäuden, in denen du Zugang zu verschiedenen Aktenbeständen hast und mit modernen Dokumentenmanagementsystemen arbeitest. CALUMA vermittelt dich an öffentliche Einrichtungen, die zuverlässige Unterstützung im Bereich Aktenverwaltung und Archivierung benötigen.

Branche: Öffentlicher Dienst

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Aktenverwalter in städtischen Einrichtungen organisierst und strukturierst du behördliche Dokumente und Verwaltungsakten nach vorgegebenen Registraturplänen. Du unterstützt bei der Umsetzung des Aktenplans und der korrekten Ablage von Dokumenten. Die Digitalisierung von Papierakten und die Pflege der digitalen Aktenführung gehören zu deinen täglichen Aufgaben. Du bearbeitest Anfragen verschiedener Ämter und Abteilungen und stellst benötigte Akten zeitnah zur Verfügung. Die Kontrolle der Aktenrückgabe und die Nachverfolgung ausgeliehener Dokumente fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du überwachst Aufbewahrungsfristen und bereitest Akten für die Aussonderung oder Übergabe ans Stadtarchiv vor. Dabei achtest du stets auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen und Archivgesetze.

Neben den Kernaufgaben unterstützt du bei der Inventur von Aktenbeständen und der Erstellung von Bestandsübersichten. Du hilfst bei der Vorbereitung von Akten für die Einsichtnahme durch Bürger im Rahmen des Informationsfreiheitsgesetzes. Die Mitarbeit bei der Implementierung elektronischer Aktensysteme kann ebenfalls zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei Umzugsprojekten oder Zusammenführungen von Aktenbeständen verschiedener Ämter. Bei Bedarf hilfst du bei der Recherche in älteren Aktenbeständen für spezielle Anfragen. Gelegentlich übernimmst du auch die Dokumentation von Aktenbewegungen und erstellst Statistiken über die Archivnutzung für Verwaltungszwecke.

Anforderungen:

Für diese Position sind keine spezifischen Vorkenntnisse im Verwaltungsbereich erforderlich, ein Interesse an systematischer Arbeitsweise ist jedoch wichtig. Du solltest über grundlegende PC-Kenntnisse verfügen und dich schnell in neue Software einarbeiten können. Eine sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise im Umgang mit behördlichen Dokumenten wird vorausgesetzt. Diskretion und ein Verständnis für die Vertraulichkeit von Verwaltungsdokumenten sind unerlässlich. Du solltest in der Lage sein, selbstständig nach Vorgaben zu arbeiten und bei komplexeren Fragestellungen Rücksprache zu halten. Vorteilhaft, aber nicht Bedingung, sind erste Erfahrungen im Verwaltungsumfeld oder Grundkenntnisse im Aktenplan öffentlicher Verwaltungen.

Für diesen Job sind besonders Ordnungssinn und ein strukturiertes Vorgehen bei der Aktenablage wichtig. Du solltest über Genauigkeit und Sorgfalt im Umgang mit Dokumenten verfügen. Organisationstalent hilft dir, auch bei umfangreichen Aktenbeständen den Überblick zu behalten. Deine Kommunikationsfähigkeit unterstützt dich bei der Bearbeitung von Anfragen verschiedener Abteilungen. Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft zeichnen dich im Umgang mit Kollegen aus. Du arbeitest gewissenhaft und zuverlässig, auch bei Routineaufgaben. Deine Lernbereitschaft ermöglicht es dir, dich in verwaltungsspezifische Ablagesysteme einzuarbeiten. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist selbstverständlich für dich.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 20-25 Stunden pro Woche und kann je nach Absprache auf 3-5 Arbeitstage verteilt werden. Typische Arbeitszeiten sind vormittags zwischen 8:00 und 13:00 Uhr, alternative Zeitmodelle sind nach Vereinbarung möglich. Die Stelle ist auf die üblichen Öffnungszeiten der Verwaltung beschränkt, es gibt keine Wochenend- oder Feiertagsarbeit.

Zusammenfassung:

Als Aktenverwalter in Griesheim erhältst du einen attraktiven Stundenlohn von 17,25 Euro in einem sicheren Arbeitsumfeld des öffentlichen Sektors. Die Tätigkeit bietet dir planbare Arbeitszeiten ohne Wochenend- oder Abenddienste und ist ideal mit familiären oder anderen Verpflichtungen vereinbar. Du erhältst Einblicke in verschiedene Bereiche der öffentlichen Verwaltung und erwirbst wertvolle Kenntnisse in behördlichen Arbeitsabläufen. Die Teilzeitstelle ermöglicht eine gute Work-Life-Balance. Nach erfolgreicher Vermittlung bestehen gute Chancen auf langfristige Beschäftigung, da im öffentlichen Sektor kontinuierlich Bedarf an zuverlässigen Archivkräften besteht. CALUMA unterstützt dich mit persönlicher Betreuung und steht dir während des gesamten Vermittlungsprozesses zur Seite.