Teilzeit: Aktenverwalter (m/w/d) für Lauf a.d.Pegnitz – 17,80 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Lauf a.d.Pegnitz erwartet dich ein vielseitiger Job im Bereich der Akten- und Dokumentenverwaltung bei einem mittelständischen Unternehmen. Du übernimmst die verantwortungsvolle Aufgabe, das Unternehmensarchiv zu pflegen, zu organisieren und weiterzuentwickeln. In einem kleinen Team kümmerst du dich um die fachgerechte Ablage und Digitalisierung von Geschäftsdokumenten und stellst sicher, dass alle wichtigen Unterlagen bei Bedarf schnell auffindbar sind. Du arbeitest in hellen, modernen Räumlichkeiten mit einer guten technischen Ausstattung.

Branche: Verwaltung & Organisation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Dokumentenverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Organisation und Strukturierung des physischen und digitalen Archivs nach festgelegten Standards. Du sorgst für die systematische Eingangserfassung neuer Dokumente und deren korrekte Ablage. Die Digitalisierung von Papierakten und die elektronische Indexierung nach entsprechenden Vorgaben fallen ebenso in deinen Zuständigkeitsbereich wie die regelmäßige Pflege der Archivdatenbank. Du bearbeitest eigenständig Anfragen nach archivierten Unterlagen und stellst diese zeitnah bereit.

Zusätzlich zu deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Erstellung von Inventarlisten und der Kontrolle der Vollständigkeit von Aktenbeständen. Du hilfst bei der Überwachung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und organisierst die fachgerechte Entsorgung nicht mehr benötigter Dokumente. Gelegentlich übernimmst du einfache Bürotätigkeiten wie Kopier- und Druckarbeiten oder hilfst bei der Vorbereitung von Besprechungsräumen. Bei Bedarf unterstützt du auch andere Abteilungen bei der Archivierung ihrer Unterlagen und gibst Hilfestellung bei Fragen zum Dokumentenmanagement.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Verwaltungsbereich, jedoch sind auch Quereinsteiger mit entsprechender Affinität willkommen. Du solltest ein grundlegendes Verständnis für Ordnungssysteme und Ablagestrukturen mitbringen. Ein sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) ist erforderlich, Kenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil. Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und hast ein gutes Auge für Details. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist selbstverständlich.

Für diese Position sind besonders deine organisatorischen Fähigkeiten und deine strukturierte Arbeitsweise gefragt. Du solltest in der Lage sein, selbstständig Prioritäten zu setzen und auch unter Zeitdruck präzise zu arbeiten. Ein systematisches Denkvermögen und die Fähigkeit, komplexe Ablagesysteme zu verstehen und anzuwenden, sind wichtig. Grundlegende Computerkenntnisse, insbesondere in der Datenbanknutzung, solltest du mitbringen. Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist sind ebenso wichtig wie Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit bei der Erledigung wiederkehrender Aufgaben.

Arbeitszeiten:

20 bis 30 Stunden pro Woche, flexible Verteilung auf die Werktage Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 16:00 Uhr nach Absprache.

Zusammenfassung:

Dich erwartet ein sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen mit familiärer Atmosphäre. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Neben einer attraktiven Vergütung bieten wir ein angenehmes Arbeitsumfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen und modernster Archivierungstechnik. Kostenlose Getränke und regelmäßige Teammeetings fördern den Zusammenhalt. Als Vermittlungsagentur CALUMA stehen wir dir während des gesamten Bewerbungsprozesses mit Rat und Tat zur Seite.