Teilzeit: Aktenmanager (m/w/d) Mettmann – 19,20 € pro Stunde

Jobbeschreibung

In Mettmann unterstützt du ein etabliertes Versicherungsunternehmen bei der Verwaltung umfangreicher Policenarchive. Du arbeitest in einem motivierten Team, das für die korrekte Archivierung und schnelle Auffindbarkeit wichtiger Versicherungsdokumente verantwortlich ist. Dein Arbeitsplatz befindet sich in modernen, lichtdurchfluteten Räumen mit ergonomischer Ausstattung und neuester Archivtechnik.

Branche: Versicherungswesen

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Dokumentenverwalter

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die systematische Erfassung und Archivierung von Versicherungspolicen und Schadensakten nach einem etablierten Ordnungssystem. Du katalogisierst neue Dokumente, führst sie dem Bestand zu und aktualisierst die entsprechenden Datenbanken. Bei Anfragen aus Fachabteilungen recherchierst du zielgerichtet im Archiv und stellst benötigte Unterlagen zeitnah zur Verfügung. Du kontrollierst zurückgegebene Akten auf Vollständigkeit und sorgst für ihre korrekte Rückführung ins Archiv.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der schrittweisen Digitalisierung des Archivbestands. Du bereitest Dokumente für den Scanprozess vor, überprüfst die Qualität der digitalisierten Dokumente und ordnest sie im elektronischen Archiv korrekt zu. Du wirkst bei der Entwicklung neuer Ablagestrukturen mit und hilfst bei der Erstellung von Arbeitshilfen für den Umgang mit dem Archiv. Bei Bedarf unterstützt du andere Abteilungen bei komplexen Rechercheanfragen und erstellst statistische Auswertungen über den Archivbestand.

Anforderungen:

Wir erwarten eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Erfahrung im Versicherungswesen oder in der Dokumentenverwaltung ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Du solltest über gute EDV-Kenntnisse verfügen und sicher mit MS Office (insbesondere Excel) umgehen können. Ein Grundverständnis für Datenschutzbestimmungen und Aufbewahrungsfristen wird vorausgesetzt. Erste Erfahrungen mit Datenbanksystemen und elektronischer Archivierung sind wünschenswert.

Du zeichnest dich durch deine strukturierte, präzise Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit aus. Dein ausgeprägtes Ordnungsdenken hilft dir, auch komplexe Ablagesysteme zu verstehen und anzuwenden. Du arbeitest selbständig und gewissenhaft, auch bei Routineaufgaben. Deine guten kommunikativen Fähigkeiten unterstützen dich bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen. Du bist belastbar und behältst auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick. Zudem verfügst du über eine schnelle Auffassungsgabe für neue Prozesse und Systeme.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitstelle umfasst 25 Stunden pro Woche, die flexibel auf 3-5 Tage verteilt werden können. Die Arbeitszeiten liegen zwischen 8:00 und 17:00 Uhr an Werktagen. Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, einen Teil der Arbeit im Home-Office zu erledigen. In Stoßzeiten kann es zu Mehrarbeit kommen, die durch Freizeit ausgeglichen wird.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir einen attraktiven Stundenlohn von 19,20 Euro und ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung und hast die Möglichkeit, an Schulungen zu Archivierungssystemen und Datenbankmanagement teilzunehmen. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Option auf Erhöhung des Stundenvolumens oder Übernahme in eine Vollzeitstelle. Du profitierst von regelmäßigen Teammeetings und gemeinsamen Events.