Teilzeit: Aktenmanager (m/w/d) in Rietberg – 17,90 € pro Stunde

Jobbeschreibung

Als Aktenmanager in Rietberg unterstützt du ein expandierendes Unternehmen beim Aufbau und der Organisation eines strukturierten Dokumentenarchivs. Du sorgst für eine systematische Ablage von Geschäftsunterlagen und entwickelst effiziente Prozesse für die Archivierung und Wiederfindung von Dokumenten. Diese Position bietet dir die Möglichkeit, ein Archiv von Grund auf neu zu organisieren und zu gestalten.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Archivkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen: – Entwicklung und Implementierung eines strukturierten Ablagesystems – Systematische Erfassung und Katalogisierung von Geschäftsdokumenten – Organisation und Optimierung des Archivraums – Erstellung und Pflege eines Aktenverzeichnisses in Excel – Beratung der Fachabteilungen zu Archivierungsfragen – Überwachung der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen – Koordination der Ein- und Auslagerung von Dokumenten

Zusätzlich wirst du: – Schulungen für Mitarbeiter zum neuen Ablagesystem durchführen – Richtlinien für die korrekte Dokumentenablage erstellen – Regelmäßige Kontrollen und Inventuren des Archivbestands durchführen – Die spätere Digitalisierung wichtiger Dokumente vorbereiten und begleiten – Bei der Entwicklung von Archivierungsrichtlinien unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben mitwirken – Den Raumbedarf für das wachsende Archiv planen und optimieren

Anforderungen:

Für diese Position erwarten wir: – Idealerweise Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich – Grundkenntnisse in Dokumentenmanagement oder Archivierung von Vorteil – Verständnis für Ordnungssysteme und strukturierte Abläufe – Sorgfalt und Genauigkeit beim Umgang mit Dokumenten – Bereitschaft zur Einarbeitung in archivspezifische Themen und Vorschriften

Dein Profil wird abgerundet durch: – Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel – Strukturierte und methodische Arbeitsweise – Organisationstalent und Fähigkeit, komplexe Ablagesysteme zu entwickeln und umzusetzen – Eigeninitiative und selbständiges Arbeiten – Gute Kommunikationsfähigkeiten für die Abstimmung mit Fachabteilungen – Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen – Körperliche Fitness für das gelegentliche Heben und Umräumen von Aktenordnern – Prozessorientiertes Denken und Handeln

Arbeitszeiten:

Mo-Fr, 20-30 Stunden wöchentlich, flexible Einteilung möglich

Zusammenfassung:

Was wir dir bieten: – Eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum – Attraktive Vergütung von 17,90 € pro Stunde – Flexible Arbeitszeitgestaltung, ideal für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie – Modernes Arbeitsumfeld mit zeitgemäßer Ausstattung – Einarbeitung und fachliche Unterstützung bei Bedarf – Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung im Bereich Dokumentenmanagement – Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem wertschätzenden Team – Regelmäßiges Feedback und Entwicklungsgespräche – Übernahmeperspektive beim Kunden nach erfolgreicher Zusammenarbeit – Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze