Sekretariatsassistent (m/w/d) für Altenburg - 18,00 € / Stunde - Teilzeit

Über den Job

CALUMA sucht und vermittelt Personal für verschiedene Unternehmen und Verwaltungsstellen. Die konkreten Tätigkeiten und Einsatzorte ergeben sich aus den Angaben in dieser Anzeige.

Personalvermittlung durch CALUMA

Als Sekretariatsassistent unterstützt du die Geschäftsleitung und verschiedene Abteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du arbeitest in einem anspruchsvollen Umfeld und sammelst wertvolle Erfahrung im Management-Support. Diese Teilzeitposition bietet dir Entwicklungsmöglichkeiten und Einblicke in verschiedene Geschäftsbereiche.

Branche: Verwaltung & Sekretariat

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Sekretariatshilfen (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Deine Hauptaufgaben umfassen die Terminkoordination für Führungskräfte und die Verwaltung komplexer Kalender.
• Du bereitest Unterlagen für Meetings vor und erstellst Protokolle und Nachbereitungen.
• Die Korrespondenz mit internen und externen Partnern gehört zu deinen Tätigkeiten.
• Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnungen.
• Die Vorbereitung von Präsentationen und Berichten nach Vorgabe ist Teil deiner Arbeit.
• Du kümmerst dich um das Besuchermanagement und die Betreuung von Gästen der Geschäftsleitung.
• Die Pflege von Kontaktdatenbanken und CRM-Systemen liegt in deiner Verantwortung.
• Du filterst und priorisierst eingehende Anfragen und Anrufe.

• Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Organisation interner Events und Mitarbeiterveranstaltungen.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Verträgen und offiziellen Dokumenten.
• Die Koordination mit verschiedenen Abteilungen für abteilungsübergreifende Projekte kann anfallen.
• Du kümmerst dich um die Aktualisierung von Organigrammen und Verteilerlisten.
• Bei Bedarf erstellst du Statistiken und Auswertungen für das Management.
• Die Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Rechnungsbearbeitung ist möglich.
• Du hilfst bei der Vorbereitung von Präsentationen für Vorstandssitzungen.
• Die Archivierung vertraulicher Dokumente fällt ebenfalls in deinen Bereich.

Das bringst du mit

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder als Assistenz ist wünschenswert.
• Exzellente Kenntnisse in MS Office, besonders PowerPoint und Excel, sind erforderlich.
• Du kommunizierst sicher in Wort und Schrift auf Deutsch, Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, zeichnen dich aus.
• Du arbeitest diskret, vertrauenswürdig und kannst mit vertraulichen Informationen umgehen.
• Belastbarkeit und Flexibilität auch in stressigen Situationen sind wichtig.
• Repräsentatives, professionelles Auftreten wird vorausgesetzt.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert.

• Deine ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen dir den Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen.
• Du bist diplomatisch und kannst auch schwierige Situationen meistern.
• Organisatorische Stärke und Multitasking-Fähigkeit zeichnen dich aus.
• Du arbeitest proaktiv und denkst mit.
• Deine Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft sind ausgeprägt.
• Du bist belastbar und behältst auch unter Zeitdruck die Ruhe.
• Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich.
• Du zeigst Eigeninitiative und übernimmst Verantwortung.
• Deine Auffassungsgabe ermöglicht schnelles Einarbeiten in neue Themen.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

25-30 Stunden pro Woche, vorzugsweise vormittags bis früher Nachmittag. Montag bis Freitag, Kernarbeitszeit 9:00 bis 15:00 Uhr. Flexibilität für gelegentliche Termine außerhalb üblicher Zeiten erforderlich. Keine regelmäßige Wochenendarbeit. Planbare Arbeitszeiten mit Gleitzeitmöglichkeit. Teilweise Homeoffice nach Einarbeitung und Absprache möglich.

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Vergütung von 18,00 € pro Stunde. Verantwortungsvolle Position mit vielfältigen Aufgaben. Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung. Professionelles Arbeitsumfeld mit modernem Equipment. Weiterbildungsmöglichkeiten im Assistenz- und Sekretariatsbereich. Wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien. Langfristige Perspektive mit Übernahmemöglichkeit. Betriebliche Zusatzleistungen nach Vereinbarung. CALUMA als verlässlicher Ansprechpartner während deines Einsatzes.