Formularwesen Verwaltung (m/w/d) für Mettmann - 16,50 € / Stunde - Teilzeit
Unternehmen: CALUMA GmbHUnternehmensprofil ansehen ↗
Jobbeschreibung
Du bist zuständig für die Verwaltung, Bearbeitung und Pflege verschiedener Formulare in Mettmann. Als Verwaltungshilfe im Formularwesen sorgst du dafür, dass alle notwendigen Formulare verfügbar, aktuell und korrekt bearbeitet werden. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen oder Behörden, die Unterstützung bei der Verwaltung ihres Formularwesens benötigen. Du arbeitest genau und stellst sicher, dass alle Formulare den aktuellen Anforderungen entsprechen. Diese Teilzeitposition bietet dir eine strukturierte Aufgabe mit klaren Verantwortlichkeiten.
Branche: Verwaltung & Büro
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgabe ist die Verwaltung und Pflege des Formularbestandes. Du prüfst Formulare auf Aktualität und Vollständigkeit und veranlasst bei Bedarf Aktualisierungen. Die Bearbeitung ausgefüllter Formulare auf Vollständigkeit und Plausibilität gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du erfasst die Daten aus Formularen in die entsprechenden Systeme. Die Verwaltung von Formularvorlagen und die Bereitstellung für verschiedene Abteilungen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du kümmerst dich um den Druck und die Distribution von Formularen. Die Pflege eines Formularverzeichnisses und die Dokumentation von Versionsständen sind ebenfalls deine Aufgaben. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Papierformularen.
Zusätzlich hilfst du bei der Entwicklung und Optimierung von Formularen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen. Du schulst Mitarbeiter in der korrekten Verwendung und Ausfüllung von Formularen. Die Bearbeitung von Rückfragen zu Formularen gehört zu deinen weiteren Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Ausfüllhilfen und Erläuterungen. Auch die Archivierung ausgefüllter Formulare nach den geltenden Richtlinien fällt in deinen Bereich. Du überwachst die Lagerbestände von Formularen und bestellst rechtzeitig nach. Bei Bedarf unterstützt du bei der Umstellung auf elektronische Formulare und Workflows.
Anforderungen:
Du verfügst über einen Schulabschluss und idealerweise Erfahrung in Verwaltung oder Sachbearbeitung. Gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel, sind erforderlich. Du arbeitest sehr genau und achtest auf Details, besonders bei der Prüfung von Formularen. Ein gutes Verständnis für Zusammenhänge und logisches Denken sind von Vorteil. Du bist kommunikativ und kannst Sachverhalte verständlich erklären. Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise sind wichtig. Gute Deutschkenntnisse sind erforderlich. Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit runden dein Profil ab.
Deine Detailgenauigkeit stellt sicher, dass Formulare korrekt ausgefüllt und bearbeitet werden. Du bist geduldig und arbeitest auch bei vielen ähnlichen Formularen konzentriert. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir, Fehler oder Unstimmigkeiten zu erkennen. Du arbeitest systematisch und gehst strukturiert vor. Deine Serviceorientierung zeigt sich in der Unterstützung bei Formularfragen. Du bist lernbereit und arbeitest dich schnell in neue Formulararten ein. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den Austausch mit verschiedenen Abteilungen. Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten in Formularen ist für dich selbstverständlich.
Arbeitszeiten:
Teilzeit mit 20-25 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten in der Regel zwischen 08:00 und 13:00 Uhr oder nach individueller Vereinbarung. Flexible Einteilung im Rahmen der Kernarbeitszeiten möglich.
Zusammenfassung:
Der Kunde bietet dir eine gründliche Einarbeitung in die verschiedenen Formulare und deren Verwendungszwecke. Du erhältst Zugang zu allen notwendigen Systemen und Vorlagen. Die Arbeitsatmosphäre ist ruhig und ermöglicht konzentriertes Arbeiten. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld mit klaren Prozessen. Die Teilzeittätigkeit ermöglicht eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Position bietet dir Einblicke in verschiedene Verwaltungsbereiche durch die Vielfalt der Formulare. Bei guter Leistung bestehen oft Möglichkeiten zur Stundenaufstockung. Regelmäßige Schulungen zu rechtlichen Anforderungen können angeboten werden.
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