Executive Assistant (m/w/d) in Wiesbaden - 19,50–26,00 €/Stunde - Vollzeit

Über den Job

CALUMA sucht und vermittelt Personal für verschiedene Betriebe und Einrichtungen im Bereich Finanzdienstleistung. Die konkreten Tätigkeiten und Einsatzorte ergeben sich aus den Angaben in dieser Anzeige.

Personalvermittlung durch CALUMA

Du wirst direkt für die Geschäftsführung tätig sein und fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen dem Management und internen sowie externen Kontakten. In repräsentativen Büroräumen in zentraler Lage der hessischen Landeshauptstadt unterstützt du die Führungskräfte bei allen administrativen und organisatorischen Belangen. Deine Professionalität, Diskretion und dein Organisationstalent tragen wesentlich zum reibungslosen Ablauf im Top-Management bei.

Branche: Finanzdienstleistung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Zu deinen Hauptaufgaben gehören das umfassende Terminmanagement für die Geschäftsführung, die Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings auf Management-Ebene.
• Du bist verantwortlich für die Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, erstellst Präsentationen und bereitest Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsleitung vor.
• Die Organisation von Veranstaltungen, die Betreuung hochrangiger Gäste und die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich.

• Neben deinen Kernaufgaben unterstützt du bei der Koordination von Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen, übernimmst die Reisekostenabrechnung für die Führungsebene und hilfst bei der Verwaltung vertraulicher Dokumente.
• Du fungierst als erste Anlaufstelle für Anfragen an die Geschäftsführung, filterst Informationen und leitest sie entsprechend weiter.
• Gelegentlich unterstützt du auch bei der Organisation von Firmenfeiern, hilfst bei der Implementierung neuer Büroprozesse und übernimmst spezielle Recherche- oder Analyseaufgaben für das Management.

Das bringst du mit

• Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Management-Assistenz oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaft, Verwaltung oder vergleichbare Qualifikationen.
• Du verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz auf Führungsebene, idealerweise im Finanzsektor.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich.
• Du beherrschst MS Office-Anwendungen (insbesondere PowerPoint, Excel und Word) auf professionellem Niveau und hast Erfahrung mit der Organisation komplexer Reisen und hochkarätiger Meetings.
• Grundkenntnisse im Bereich Finanzdienstleistungen und im Eventmanagement runden dein Profil ab.

• Du zeichnest dich durch ein Höchstmaß an Professionalität, Diskretion und Loyalität aus und bist es gewohnt, vorausschauend zu denken und zu handeln.
• Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten und dein sicheres, gewinnendes Auftreten machen dich zum perfekten Repräsentanten der Führungsebene.
• Du arbeitest äußerst strukturiert, selbständig und lösungsorientiert, auch unter hohem Zeitdruck.
• Deine interkulturelle Kompetenz, Flexibilität und Belastbarkeit befähigen dich, auch in anspruchsvollen Situationen souverän zu agieren.
• Du bist ein Organisationstalent mit Liebe zum Detail und der Fähigkeit, mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig zu managen.
• Deine Entscheidungsstärke und dein diplomatisches Geschick ermöglichen dir, die richtigen Prioritäten zu setzen.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Montag bis Freitag zwischen 8:30 und 18:00 Uhr, 40 Stunden pro Woche, flexible Arbeitszeiten erforderlich, gelegentliche Einsätze außerhalb der regulären Arbeitszeiten bei besonderen Veranstaltungen

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung beträgt 19,50–26,00 € brutto pro Stunde. Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Bei dieser Position erwartet dich ein außergewöhnlich anspruchsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hohem Gestaltungsspielraum in einem internationalen Umfeld. Du erhältst eine überdurchschnittliche Vergütung mit leistungsbezogenen Boni. Ein erstklassig ausgestatteter Arbeitsplatz in bester Innenstadtlage mit modernster Technologie wird dir zur Verfügung gestellt. Du profitierst von exklusiven Weiterbildungsmöglichkeiten, einem umfassenden Einarbeitungsprogramm und der Zusammenarbeit mit Top-Führungskräften der Finanzbranche. Zusätzlich erhältst du 30 Tage Urlaub, eine betriebliche Altersvorsorge und die Teilnahme an exklusiven Firmenevents. Nach erfolgreicher Zusammenarbeit bestehen ausgezeichnete Übernahmechancen durch den Kunden mit attraktiven Entwicklungsperspektiven.