Executive Assistant (m/w/d) in Kiel – 23,00€/Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Executive Assistant in Kiel wirst du die direkte Unterstützung der Geschäftsführung eines innovativen Technologieunternehmens übernehmen. Du arbeitest in repräsentativen Büroräumen an der Kieler Förde mit Blick aufs Wasser. In dieser verantwortungsvollen Position agierst du als rechte Hand der Führungsebene und sorgst für eine effiziente Organisation des Management-Alltags. Du bist Teil eines internationalen Teams und wirst regelmäßig mit Führungskräften und wichtigen Geschäftspartnern interagieren. Die Position bietet dir die Möglichkeit, tiefe Einblicke in die Unternehmensführung zu erhalten und deine Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln.

Branche: IT & Kommunikation

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Executive Assistant (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehören das umfassende Terminmanagement für die Geschäftsführung inklusive Reiseplanung und -organisation, die Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings sowie die Erstellung von Präsentationen und Berichten für die Geschäftsleitung. Du übernimmst die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, fungierst als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern und unterstützt bei strategischen Projekten. Die Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen sowie die Organisation von Konferenzen und Events fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich.

Neben den Hauptaufgaben übernimmst du auch die Organisation von Firmenevents und Teammeetings, unterstützt bei der Budgetverwaltung und bei der Erstellung von Management-Reports. Du fungierst als Ansprechpartner für VIP-Kunden und Geschäftspartner und hilfst bei der Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsprozesse. Die Pflege und Aktualisierung von Unternehmenspräsentationen und -dokumenten gehört ebenfalls zu deinen Nebenaufgaben. Bei Bedarf unterstützt du andere Abteilungen bei administrativen Aufgaben und hilfst bei der Koordination zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation als Management-Assistent/in, oder ein Studium im Bereich Wirtschaft oder Kommunikation. Du verfügst über mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbaren Positionen. Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du besitzt ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Präsentationsprogrammen. Eine hohe Reisebereitschaft und Flexibilität werden vorausgesetzt. Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich.

Du verfügst über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement. Deine proaktive Arbeitsweise und dein vorausschauendes Handeln machen dich zum perfekten Unterstützer für das Management. Du besitzt ein hohes Maß an sozialer Kompetenz und Empathie, was dir die erfolgreiche Kommunikation auf allen Hierarchieebenen ermöglicht. Deine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und dein repräsentatives Auftreten sind wichtige Eigenschaften für den Umgang mit hochrangigen Kontakten. Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und kannst Prioritäten sinnvoll setzen. Deine Verlässlichkeit und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen zeichnen dich besonders aus.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche, in der Regel Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung kann zeitweise Flexibilität bei den Arbeitszeiten erforderlich sein. Dienstreisen, auch international, sind Teil der Position. Nach Absprache ist teilweise Home-Office möglich.

Zusammenfassung:

Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einer überdurchschnittlichen Vergütung. Dir werden 30 Tage Urlaub pro Jahr und flexible Arbeitszeitmodelle geboten. Du profitierst von erstklassigen Weiterbildungsmöglichkeiten und internationalen Karriereperspektiven. Ein hochmoderner Arbeitsplatz mit neuester Technologie wird dir zur Verfügung gestellt. Du erhältst betriebliche Gesundheitsvorsorge, Firmenfitness und Zuschüsse zur Altersvorsorge. Regelmäßige Teamevents und eine inspirierende Arbeitsatmosphäre in einem internationalen Umfeld runden das Angebot ab.