Von Arbeitsmenge zu benötigter Zeit gelangen
Der Personalbedarfsrechner eignet sich für wiederkehrende Aufgaben, deren Menge und durchschnittliche Bearbeitungszeit sinnvoll geschätzt werden können. Er multipliziert beide Größen und teilt die daraus entstehenden Stunden durch die nutzbare Zeit je Person. Das ist eine quantitative Orientierung, keine vollständige Stellen- oder Schichtplanung.
Die wichtigste Vorarbeit ist eine belastbare Aufgabenabgrenzung. Enthält die Bearbeitungszeit bereits Rückfragen und Nacharbeit, dürfen diese nicht nochmals als pauschaler Zuschlag eingerechnet werden. Bei stark unterschiedlichen Tätigkeiten sind getrennte Teilrechnungen besser als ein Durchschnitt, der keine reale Aufgabe mehr abbildet.