Datenkategorien statt einer pauschalen Frist bilden
Ein Löschkonzept ordnet Daten nach Zweck, Aufbewahrungsbedarf und Verantwortlichkeit. Bewerbungsunterlagen, Abrechnungsbelege und Zugangsdaten erfüllen unterschiedliche Aufgaben und können daher nicht sinnvoll mit einer einzigen Frist behandelt werden.
Für jede Kategorie sollte feststehen, welches Ereignis die Frist auslöst. Das kann etwa der Abschluss eines Verfahrens oder das Ende eines bestimmten Nachweiszwecks sein. Gesetzliche Aufbewahrung und erforderliche Rechtsverteidigung sind zu berücksichtigen, dürfen aber nicht pauschal jede unbegrenzte Speicherung rechtfertigen.