Bianca.

• interne Kommunikation
• Organisation von interner Firmenveranstaltung und Meetings
• Beschaffungsmanagement
• Reporting
Organisation von: Geburtstagsgeschenke, Geschenke zu Ostern, Nikolaus,
Weihnachten, Geburten, Hochzeiten und Firmenjubiläum
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• Ansprechpartnerin der Hausverwaltung
Facilitymanagement (Steuerung externe Auftragnehmer: Gebäudereinigung,
Renovierungsprojekte, Wartung der Gebäudeanlagen etc.)
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• Support Fuhrparkverwaltung
• B2B Datenbank Verwaltung
• Verwaltung wichtiger Firmen Dokumente
• Messeauftritte organisieren
• Posteingang
• Schlüsselprogrammierungen und Ausgaben
• Bürogestaltung
• HR-Support & Vertretung
• IT-Support
• Gesundheitsmanagement
• Sicherheitsbeauftragte für Büro und Verwaltung
• Kontrolle der Einhaltung interner Qualitäts- und Prozessstandards.
Verwaltung der Konferenz- und Meetingräume einschließlich Bewirtung der
Gäste.
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• Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen und internen Schulungen.
Planung und Organisation von Besprechungen inklusive Vor- und
Nachbereitung.
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• Selbstständige Durchführung der Büroadministration und -organisation.
Überwachung von Verwaltungsaufgaben und Wartungsintervallen der
Büroausstattung, der Dienstfahrzeuge sowie der Bürotechnik.
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• Verantwortung für einen reibungslosen und effizienten Ablauf im Office.
Definition von strategischen und organisatorischen Maßnahmen zur
Weiterentwicklung der Abteilung.
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• Optimierung bestehender Prozesse.
• Vereinbarung und Koordination von Terminen & Meetings.
• Fachliche und disziplinarische Führung der Büromitarbeiter.
• Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen.
• Kompetente Unterstützung des Teams bei Fragen oder Problemen.
Einhaltung der Richtlinien und Gesetze zur Arbeitssicherheit und
Unfallverhütung.
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• Einarbeitung in die Arbeitsabläufe und die Kultur des Unternehmens.
• Verantwortungsvoller Umgang mit Arbeitsmitteln und Ressourcen.

Übernahme der internationalen Kommunikation sowie der Termin- und
Reiseorganisation.
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Unterstützung der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und
administrativen Belangen.
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Korrekte und detaillierte Anfertigung von Protokollen während
Besprechungen.
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Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Arbeitsabläufen
und -Prozessen.
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• Zeitnahe Bearbeitung des Posteingangs.
• Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Auswertungen.
Erstellung, Aushändigung und Abfertigung von Rechnungen, Zahlungen und
Quittungen sowie sonstigen finanziellen Unterlagen.
•
Mitwirkung bei der Aufstellung von Plänen, der Überwachung von Ausgaben
sowie der Ausarbeitung von Verträgen.
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Abstimmung mit anderen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens wie
beispielsweise der Personal- und Finanzabteilung.
•
Anfertigung von Präsentationen, Berichten, Protokollen und anderen
Fachunterlagen.
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Verfassung und Beantwortung von Geschäfts- und Fachbriefen sowie
sonstiger Korrespondenz per Mail, Post oder Fax.
•
Unterstützung von Führungskräften und Fachleuten bei der Organisation
von Reisen, Koordination von Terminen, Erstellung von Vorträgen sowie
alltäglichen Büro-, Verwaltungs- und Abrechnungsaufgaben.
•
Einholung, Planung und Überwachung von Fristen, Terminen und
Folgeterminen.
•
• Einarbeitung in die Arbeitsabläufe und die Kultur des Unternehmens.
• Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten.