Registraturhelfer (m/w/d) für Frankenthal - 16,20 € / Stunde - Teilzeit
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Jobbeschreibung
Als Registraturhelfer in Frankenthal unterstützt du bei der Verwaltung und Organisation von Registraturen und Aktenbeständen. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld und sorgst für die ordnungsgemäße Ablage und Verwaltung wichtiger Dokumente. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen mit umfangreichen Dokumentenbeständen, das Wert auf systematische Verwaltung legt. In dieser Teilzeitposition kannst du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellen und arbeitest weitgehend selbstständig an deinen Aufgaben.
Branche: Verwaltung & Registratur
Jobarten: Teilzeit
Personalart: Registraturassistent (m/w/d)
Aufgaben:
Deine Hauptaufgaben umfassen die systematische Ablage von Dokumenten in der Registratur nach vorgegebenen Ordnungssystemen. Du erstellst neue Akten, vergibst Aktenzeichen und beschriftest Aktenordner. Die Verwaltung von Aktenausgaben und -rückgaben gehört zu deinen Tätigkeiten: Du dokumentierst, wer welche Akten entliehen hat. Du sorgst für die Vollständigkeit von Akten und heftest neue Dokumente korrekt ein. Die Aussonderung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und deren Vorbereitung zur Vernichtung oder Archivierung fällt ebenfalls in deinen Aufgabenbereich. Du pflegst das Aktenverzeichnis und aktualisierst dieses regelmäßig.
Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Umstrukturierung und Neuordnung von Registraturbeständen. Du hilfst bei der Digitalisierung von Akten und der Erfassung in elektronischen Aktenverzeichnissen. Die Beschaffung von Registraturmaterial wie Ordnern, Trennblättern und Beschriftungen liegt in deiner Verantwortung. Du führst Bestandskontrollen durch und meldest fehlende oder beschädigte Akten. Auch die Vorbereitung von Aktenumzügen und die Koordination von Auslagerungen können zu deinen Nebenaufgaben gehören. Bei Bedarf unterstützt du bei allgemeinen Bürotätigkeiten.
Anforderungen:
Du arbeitest sehr strukturiert und gewissenhaft, um die Ordnung in der Registratur zu gewährleisten. Eine sorgfältige Arbeitsweise ist unerlässlich für die korrekte Ablage. Du verfügst über grundlegende PC-Kenntnisse und kannst mit Registraturverwaltungssoftware umgehen oder dich einarbeiten. Körperliche Belastbarkeit ist wichtig, da du regelmäßig schwere Aktenordner bewegst. Du bist zuverlässig und kannst selbstständig arbeiten. Gute Deutschkenntnisse helfen dir beim Verstehen von Akteninhalten und Beschriftungen. Erfahrung in der Registraturverwaltung ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und kannst komplexe Ablagesysteme verstehen und anwenden. Genauigkeit und Detailgenauigkeit sind dir bei der Arbeit sehr wichtig. Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Akten und Dokumenten ist für dich selbstverständlich. Du bist geduldig und ausdauernd, auch bei umfangreichen Ordnungsarbeiten. Verantwortungsbewusstsein zeigst du im Umgang mit wichtigen Unterlagen. Du kannst Prioritäten setzen und deine Arbeitszeit effektiv einteilen.
Arbeitszeiten:
Deine Arbeitszeiten in Teilzeit umfassen 15-25 Stunden pro Woche. Die Einsätze erfolgen montags bis freitags, in der Regel zwischen 08:00 und 17:00 Uhr. Du kannst die Arbeitszeit auf 3-4 Tage pro Woche verteilen. Auch Vormittags- oder Nachmittagsschichten sind möglich. Die genaue Arbeitszeitgestaltung wird individuell mit dem Unternehmen abgestimmt und berücksichtigt deine Verfügbarkeit. Wochenendarbeit ist nicht erforderlich.
Zusammenfassung:
Das Unternehmen bietet dir eine gründliche Einarbeitung in das Registratursystem und die Ablageordnung. Du arbeitest in einem geordneten und strukturierten Umfeld. Die notwendige Arbeitsausstattung wird vollständig vom Unternehmen gestellt. Die Arbeitszeiten sind planbar und regelmäßig. Du erhältst eine faire Vergütung von 16,20 Euro pro Stunde. Bei guter Zusammenarbeit ist eine langfristige Beschäftigung möglich. Das Team ist hilfsbereit und unterstützt dich bei Fragen. CALUMA begleitet dich durch den gesamten Vermittlungsprozess.
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