Executive Assistant (m/w/d) für Bonn - 19,50–26,00 € pro Stunde - Vollzeit

Über den Job

CALUMA sucht und vermittelt Personal für verschiedene Betriebe und Einrichtungen im Bereich Beratung & Consulting. Die konkreten Tätigkeiten und Einsatzorte ergeben sich aus den Angaben in dieser Anzeige.

Personalvermittlung durch CALUMA

CALUMA begleitet deine Bewerbung und vermittelt dich an passende Arbeitgeber. Den Arbeitsvertrag schließt du direkt mit dem jeweiligen Arbeitgeber; CALUMA ist dein Ansprechpartner für die Vermittlung.

Du unterstützt direkt die Geschäftsführung und übernimmst vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben. In dieser Schlüsselposition fungierst du als wichtige Schnittstelle zwischen der Führungsebene, den Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern. Die Büroräume befinden sich in zentraler Lage mit hervorragender Verkehrsanbindung.

Branche: Beratung & Consulting

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Management Support

Deine Aufgaben

Als Executive Assistant übernimmst du das umfassende Management des Terminkalenders der Geschäftsführung, bereitest Meetings vor und nach und erstellst Präsentationen und Berichte für interne und externe Zwecke. Du organisierst nationale und internationale Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotelreservierungen und Reiseplänen, und verwaltest die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Eine wichtige Aufgabe ist die Schnittstellen- und Koordinationsfunktion zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.

Du bereitest Unterlagen für Kundenmeetings, Konferenzen und Präsentationen vor und übernimmst die Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsvorlagen.

Über die Kernaufgaben hinaus übernimmst du die Organisation von Firmeneventsmitarbeiterveranstaltungen und Kundenevents, verwaltest vertrauliche Dokumente und Unterlagen und unterstützt bei der Budgetverwaltung und beim Reporting. Du fungierst als erster Ansprechpartner für hochrangige Kunden und Geschäftspartner, sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens und pflegst Kontaktdatenbanken. Gelegentlich unterstützt du bei Marketingaktivitäten wie der Erstellung von Newslettern oder der Vorbereitung von Präsentationsmaterialien. Bei Bedarf übernimmst du auch die Betreuung von VIP-Gästen oder die Koordination von speziellen Projekten.

Das bringst du mit

Für diese anspruchsvolle Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium in Betriebswirtschaft, Verwaltung oder einem ähnlichen Bereich sowie mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in der Beratungsbranche. Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind unerlässlich, weitere Fremdsprachen von Vorteil. Du solltest über hervorragende MS-Office-Kenntnisse (besonders PowerPoint und Excel) verfügen und Erfahrung mit CRM-Systemen mitbringen. Eine selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise wird vorausgesetzt, ebenso wie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Diskretion und Loyalität.

Du zeichnest dich durch herausragende organisatorische Fähigkeiten und eine proaktive, vorausschauende Arbeitsweise aus. Deine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und dein professionelles Auftreten machen dich zum idealen Repräsentanten der Geschäftsführung. Du bist bekannt für deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten und deinen souveränen Umgang mit Menschen aller Hierarchieebenen. Zu deinen Stärken zählen absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen sowie Belastbarkeit und Flexibilität, auch in Stresssituationen. Dein diplomatisches Geschick, deine interkulturelle Kompetenz und deine Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, runden dein Profil ab. Du behältst stets den Überblick und arbeitest auch unter Zeitdruck präzise und zuverlässig.

Was du außerdem wissen solltest

Arbeitszeiten

Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr, flexible Arbeitszeiten nach Absprache, 40 Stunden pro Woche

Vergütung und Rahmenbedingungen

Die Vergütung wird mit dem jeweiligen Arbeitgeber vereinbart. Abrechnung und Auszahlung übernimmt der Arbeitgeber. CALUMA übernimmt die Personalvermittlung.

Du erhältst eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld mit einer Vergütung von 19,50–26,00 € pro Stunde. Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum teilweisen Home-Office, 30 Tagen Jahresurlaub und regelmäßigen Weiterbildungsmöglichkeiten. Das Unternehmen legt Wert auf eine offene Feedback-Kultur und bietet flache Hierarchien, internationale Kontakte und spannende Projekte. Zu den weiteren Benefits zählen ein erstklassig ausgestatteter Arbeitsplatz in zentraler Lage, regelmäßige Teamevents und Firmenveranstaltungen, betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung sowie Sprachkurse und fachspezifische Weiterbildungen. Langfristig bestehen exzellente Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens.