Vollzeit: Wirtschaftsarchivar (m/w/d) für Castrop-Rauxel – 18,90 €/Stunde

Jobbeschreibung

Du unterstützt ein etabliertes Handelsunternehmen in Castrop-Rauxel bei der Neustrukturierung und Pflege seines Geschäftsarchivs. In einem gut organisierten Arbeitsumfeld sorgst du für die systematische Verwaltung von Geschäftsunterlagen, Verträgen und wichtigen Firmendokumenten. Das traditionsreiche Unternehmen legt großen Wert auf eine ordnungsgemäße und rechtssichere Dokumentation. Du wirst Teil eines engagierten Teams, das für die zuverlässige Informationsverwaltung verantwortlich ist.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Archivmitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Entwicklung und Implementierung eines modernen Archivierungssystems für kaufmännische Unterlagen. Du sorgst für die systematische Erfassung, Kategorisierung und Ablage von Geschäftsdokumenten, Verträgen und Rechnungsunterlagen. Die Pflege und Aktualisierung der Archivdatenbank und die Überwachung von Aufbewahrungsfristen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du stellst die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sicher und koordinierst die schrittweise Digitalisierung wichtiger Dokumente.

Als Nebenaufgaben übernimmst du die Bearbeitung von Anfragen zu archivierten Unterlagen und recherchierst Informationen für verschiedene Abteilungen. Du erstellst regelmäßige Berichte zum Archivbestand und entwickelst Vorschläge zur Optimierung der Archivierungsprozesse. Die Schulung von Mitarbeitern zu korrekten Archivierungsverfahren und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für spezielle Archivierungsprojekte gehören ebenfalls zu deinem erweiterten Aufgabenspektrum. Bei Bedarf unterstützt du auch bei der Vorbereitung von Audits und bei der Dokumentation von Geschäftsprozessen.

Anforderungen:

Du solltest über Erfahrung im Bereich Büroorganisation oder kaufmännische Verwaltung verfügen und sicher im Umgang mit MS Office sein. Kenntnisse in der Dokumentenverwaltung und idealerweise Erfahrung mit Archivierungssystemen werden erwartet. Ein grundlegendes Verständnis für kaufmännische Prozesse und gesetzliche Aufbewahrungsfristen ist wichtig. Du zeichnest dich durch eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit aus. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Geschäftsdaten wird vorausgesetzt.

Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, effiziente Ablagesysteme zu entwickeln. Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir, komplexe Informationsstrukturen zu durchdringen und zu optimieren. Du hast ein gutes Verständnis für die Bedeutung ordnungsgemäßer Dokumentation im Geschäftsleben. Deine Sorgfalt und Genauigkeit stellen sicher, dass wichtige Unterlagen jederzeit auffindbar sind. Du arbeitest selbständig und lösungsorientiert und bringst ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein mit. Deine kommunikativen Fähigkeiten unterstützen dich bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und der Vermittlung von Archivierungsstandards.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 8:00-16:30 Uhr, Gleitzeit möglich

Zusammenfassung:

Dir wird eine verantwortungsvolle Position in einem etablierten Unternehmen geboten. Du erhältst eine attraktive Vergütung von 18,90 € pro Stunde. Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz mit moderner Archivierungs- und Bürotechnologie steht dir zur Verfügung. Du profitierst von einer gründlichen Einarbeitung und kontinuierlicher fachlicher Weiterentwicklung. Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen erwartet dich. Zusätzliche Benefits umfassen betriebliche Altersvorsorge, flexible Arbeitszeitmodelle, 30 Tage Jahresurlaub und Mitarbeiterrabatte.