Vollzeit: Verwaltungsassistent (m/w/d) in Bayreuth – 18,50 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Bayreuth suchen wir für eine renommierte Institution im öffentlichkeitsnahen Bereich einen engagierten Verwaltungsassistenten zur Unterstützung des administrativen Teams. Du übernimmst vielfältige Aufgaben im Verwaltungsbereich und sorgst für reibungslose organisatorische Abläufe. CALUMA vermittelt dich direkt an den Arbeitgeber, der ein stabiles Arbeitsumfeld mit geregelten Arbeitszeiten und guten Konditionen bietet. Die Position eignet sich besonders für Personen mit Erfahrung oder Interesse im Verwaltungsbereich, die Wert auf eine strukturierte Tätigkeit mit gesellschaftlicher Relevanz legen.

Branche: Assistenz, Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Verwaltungsassistent bist du verantwortlich für die Bearbeitung und Verwaltung von Anträgen, Formularen und Dokumenten gemäß festgelegter Prozesse und Richtlinien. Du übernimmst die Kommunikation mit Bürgern, Behörden und anderen Institutionen per Telefon, E-Mail und Schriftverkehr und kümmerst dich um die Terminkoordination und -verwaltung für verschiedene Abteilungen. Die Dateneingabe und -pflege in spezifischen Fachsystemen gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die Erstellung von Statistiken, Berichten und Protokollen. Du hilfst bei der Organisation und Durchführung von Sitzungen und Veranstaltungen und unterstützt bei der Archivierung und Dokumentation gemäß gesetzlicher Vorschriften. Auch die allgemeine Büroorganisation und die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post fallen in deinen Verantwortungsbereich.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben unterstützt du bei der Erstellung und Aktualisierung von Informationsmaterialien und Formularen. Du hilfst bei der Recherche zu rechtlichen und fachspezifischen Fragestellungen und unterstützt bei der Implementierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen. Die Mitwirkung bei der Haushaltsplanung und -überwachung für bestimmte Bereiche gehört ebenso zu deinen Nebenaufgaben wie die Unterstützung bei Projekten zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Du wirkst mit bei der Erstellung von Präsentationen für öffentliche Veranstaltungen und hilfst bei der Koordination mit externen Dienstleistern und Partnern.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation mit Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder in strukturierten organisatorischen Umfeldern. Du verfügst über sehr gute MS Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit Fachsoftware für Verwaltungsaufgaben. Deine Deutschkenntnisse sind ausgezeichnet in Wort und Schrift mit einem sicheren Umgang mit Verwaltungssprache und -formalitäten. Du zeichnest dich durch ein ausgeprägtes Verständnis für Verwaltungsabläufe und rechtliche Grundlagen sowie eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise aus. Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein freundliches, professionelles Auftreten im Umgang mit Bürgern und Kollegen runden dein Profil ab.

Für diesen Job sind deine ausgeprägten analytischen Fähigkeiten entscheidend, die dir helfen, komplexe Sachverhalte zu erfassen und in administrative Prozesse zu überführen. Deine Kommunikationsstärke ermöglicht dir einen professionellen Umgang mit verschiedenen Zielgruppen, von Bürgern über Behördenvertreter bis hin zu internen Kollegen. Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und genau, um eine fehlerfreie Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen sicherzustellen. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, Prioritäten zu setzen und auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten. Du verfügst über ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung oft vertraulicher oder sensibler Informationen. Deine Flexibilität und Lernbereitschaft ermöglichen es dir, dich schnell in neue Rechtsvorschriften, Richtlinien und Systeme einzuarbeiten.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:30 Uhr bei einer Vollzeitbeschäftigung (39 Stunden/Woche) mit der Möglichkeit zur Gleitzeit.

Zusammenfassung:

Als Verwaltungsassistent erhältst du eine attraktive Vergütung von 18,50 € pro Stunde bei einer unbefristeten Anstellung mit hoher Arbeitsplatzsicherheit. Du profitierst von geregelten Arbeitszeiten mit Gleitzeit und 30 Tagen Jahresurlaub sowie zusätzlichen freien Tagen an Brückentagen. Eine strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Schulungen zu neuen Vorschriften und Systemen unterstützen deine fachliche Entwicklung. Du arbeitest in einem kollegialen Team mit klaren Zuständigkeiten und in modernen Büroräumen mit ergonomischen Arbeitsplätzen. Der zentrale Standort in Bayreuth ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar, und kostenfreie Parkplätze stehen zur Verfügung. Zusätzliche Benefits umfassen eine betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsmaßnahmen und die Möglichkeit zur internen Weiterentwicklung.