Vollzeit: Records Manager (m/w/d) für Recklinghausen – 21,00 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Recklinghausen unterstützt du ein großes kommunales Unternehmen bei der professionellen Verwaltung und Optimierung seines umfangreichen Dokumenten- und Aktenbestands. Du arbeitest in einem erfahrenen Team und bist verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung eines modernen Records-Management-Systems. Dein Arbeitsplatz befindet sich in modern ausgestatteten Büroräumen mit zeitgemäßer IT-Infrastruktur. Deine Tätigkeit ist anspruchsvoll und vereint klassische Aktenführung mit innovativen digitalen Konzepten. Du übernimmst eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung eines rechtskonformen und effizienten Informationsmanagements und trägst wesentlich zur Optimierung der Verwaltungsprozesse bei.

Branche: Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Records Manager

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Entwicklung und Implementierung eines Records-Management-Programms unter Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen, die Erstellung und Pflege eines Aktenplans sowie von Richtlinien zur Dokumentenverwaltung, die Beratung verschiedener Fachabteilungen in Fragen des Dokumentenmanagements, die Planung und Durchführung von Digitalisierungsprojekten für Schlüsseldokumente, die Überwachung der korrekten Aktenführung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung bei der Implementierung digitaler Records-Management-Lösungen sowie die regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung über den Status des Dokumentenmanagements.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du folgende Tätigkeiten: Durchführung von Schulungen für Mitarbeiter zur korrekten Dokumentenverwaltung, Koordination mit externen Dienstleistern für spezielle Records-Management-Projekte, Unterstützung bei internen und externen Audits im Bereich Dokumentation, Entwicklung von Notfallplänen für die Sicherung kritischer Dokumente, Mitwirkung bei der Entwicklung einer unternehmensweiten Informationsgovernance-Strategie, Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten zur Sicherstellung datenschutzkonformer Prozesse sowie die Erforschung und Evaluierung neuer Technologien und Best Practices im Records Management.

Anforderungen:

Für diese Position wünschen wir uns idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung oder als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste (Fachrichtung Archiv) oder ein Studium im Bereich Informationsmanagement, Archiv- oder Bibliothekswesen. Alternativ kommen auch Quereinsteiger mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Aktenführung oder Records Management in Frage. Du solltest über fundierte Kenntnisse in der Verwaltungsorganisation und im Dokumentenmanagement verfügen sowie ein gutes Verständnis für rechtliche Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung haben. Erfahrung im Projektmanagement und in der Implementierung von Records-Management-Systemen ist von Vorteil.

Folgende Fähigkeiten zeichnen dich für diese Position aus: Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und konzeptionelles Denken, fundierte Kenntnisse im Bereich Verwaltungsorganisation und Aktenkunde, Erfahrung mit Records-Management-Systemen und Datenbanken, sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Kenntnisse im Bereich öffentliche Verwaltung und relevante rechtliche Grundlagen, Projekterfahrung in der Implementierung von Organisationslösungen, ausgeprägte Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeit, systematische und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen.

Arbeitszeiten:

Die reguläre Arbeitszeit beträgt 39 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag. Es besteht die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung im Rahmen eines Gleitzeitmodells mit Kernarbeitszeiten.

Zusammenfassung:

Wir bieten dir eine überdurchschnittliche Vergütung von 21,00 € pro Stunde, einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach erfolgreicher Probezeit, 30 Tage Urlaub pro Jahr plus Sonderurlaubstage, flexible Arbeitszeitmodelle mit Gleitzeitregelung, verantwortungsvolle Projekte mit hoher Gestaltungsfreiheit, regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Records Management und Informationsgovernance, moderne technische Ausstattung und Arbeitsmittel, ein angenehmes Arbeitsumfeld mit guter Teamatmosphäre, betriebliche Altersvorsorge nach öffentlichem Dienst, Zuschüsse zum Jobticket für öffentliche Verkehrsmittel, betriebliche Gesundheitsförderung sowie Teamevents und Betriebsfeiern.