Vollzeit: Office Manager (m/w/d) in Bielefeld – 19,90 € / Stunde

Jobbeschreibung

In Bielefeld suchen wir für ein innovatives Technologieunternehmen einen erfahrenen Office Manager, der als zentrale Schnittstelle im Unternehmen fungiert und alle administrativen Prozesse koordiniert. Du übernimmst Verantwortung für die Organisation und Optimierung des Bürobetriebs und unterstützt die Geschäftsführung bei allen administrativen Belangen. CALUMA vermittelt dich direkt an den Arbeitgeber, der ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und internationaler Ausrichtung bietet. Die Position eignet sich ideal für Personen mit mehrjähriger Berufserfahrung im Office Management, die Prozesse aktiv mitgestalten und Verantwortung übernehmen möchten.

Branche: Wirtschaft, Sekretariat

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkraft (m/w/d)

Aufgaben:

Als Office Manager bist du verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und -koordination, einschließlich der Optimierung von Verwaltungsprozessen und der Implementierung neuer Systeme und Tools. Du übernimmst das Management der Geschäftsführungsagenda, die Terminkoordination und -planung sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen. Die Erstellung und Bearbeitung von anspruchsvoller Korrespondenz, Präsentationen und Berichten in deutscher und englischer Sprache gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Koordination der internen und externen Kommunikation. Du fungierst als erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner und unterstützt bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Kundenevents. Auch das Vertragsmanagement und die Unterstützung bei Personal- und Finanzthemen fallen in deinen Verantwortungsbereich.

Zusätzlich zu deinen Hauptaufgaben übernimmst du das Schnittstellenmanagement zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten und unterstützt bei der Implementierung und Optimierung von digitalen Tools und Prozessen. Du koordinierst Facility-Management-Aufgaben und bist verantwortlich für die Organisation von Büroumzügen oder Renovierungen. Die Mitwirkung bei der Budgetplanung und -kontrolle für den Verwaltungsbereich gehört ebenso zu deinen Nebenaufgaben wie die Unterstützung bei Marketingaktivitäten und der Pflege der Online-Präsenz. Du hilfst bei der Einarbeitung und Anleitung von Assistenzkräften und Praktikanten und übernimmst eigenständig kleinere Projekte zur Prozessverbesserung. Bei Bedarf unterstützt du auch in anderen Unternehmensbereichen und übernimmst Sonderaufgaben für die Geschäftsführung.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium mit mehrjähriger Berufserfahrung im Office Management, idealerweise in einem internationalen Umfeld. Du verfügst über ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse und Erfahrung mit modernen Büromanagementsystemen und digitalen Tools. Deine Deutsch- und Englischkenntnisse sind verhandlungssicher in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Du zeichnest dich durch ein außergewöhnliches Organisationstalent, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstständigkeit aus. Diskretion, Loyalität und ein professionelles, souveränes Auftreten sind ebenso wichtig wie Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Druck präzise zu arbeiten.

Für diesen Job sind deine herausragenden Organisationsfähigkeiten und dein strategisches Denkvermögen entscheidend, die dir helfen, komplexe Abläufe zu strukturieren und zu optimieren. Deine exzellenten kommunikativen Fähigkeiten befähigen dich zur professionellen Interaktion mit Personen auf allen Hierarchieebenen, von Mitarbeitern bis hin zu Vorständen und internationalen Geschäftspartnern. Du arbeitest proaktiv, lösungsorientiert und mit hohem Qualitätsanspruch, behältst auch in hektischen Situationen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten. Deine diplomatischen Fähigkeiten ermöglichen es dir, unterschiedliche Interessen zu koordinieren und als Vermittler zwischen verschiedenen Abteilungen zu agieren. Du verfügst über ein hohes Maß an Selbstmanagement, triffst eigenverantwortliche Entscheidungen und arbeitest vorausschauend und umsichtig. Deine interkulturelle Kompetenz befähigt dich zur erfolgreichen Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr bei einer Vollzeitbeschäftigung (40 Stunden/Woche) mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit für teilweises Home-Office nach Einarbeitung.

Zusammenfassung:

Als Office Manager erhältst du eine attraktive Vergütung von 19,90 € pro Stunde bei einer unbefristeten Anstellung mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten. Du profitierst von einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einem internationalen Arbeitsumfeld. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für teilweises Home-Office unterstützen deine Work-Life-Balance. Du erhältst 30 Tage Jahresurlaub und arbeitest in modern ausgestatteten Büroräumen mit neuester Technik. Regelmäßige Weiterbildungen und Coachings fördern deine persönliche und berufliche Entwicklung. Der Standort in Bielefeld bietet eine gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten. Zusätzliche Benefits umfassen eine leistungsorientierte Bonuszahlung, betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsprogramme, Team-Events und internationale Karrieremöglichkeiten.